גיבוי צ'אטים ב-Telegram לעסקים: איך מייצאים צ'אטים ומה הייצוא מפספס

החודש מישהו בצוות שלכם שאל "יש לנו את זה בכתב?", והתשובה ישבה ב-Telegram של אדם אחד. אולי גללתם כדי למצוא אותה. אולי חיפשתם דרך לייצא את הצ'אט ומצאתם שלושה מדריכים שכולם נעצרו בנתיב התפריט. הנה המספר שאמור לגרום לבעל עסק להזדקף: שאלות הנפוצות של Telegram קובעות שחשבון שלא מתחבר במשך 18 חודשים נמחק כברירת מחדל, ומחיקת חשבון מסירה לצמיתות את כל ההודעות ואנשי הקשר שלו.

המדריך הזה עובר על הייצוא כמו שצריך: איפה הוא נמצא, מה כל אפשרות עושה, HTML מול JSON, ומה מגיע לתיקייה. אחר כך הוא עובר על החלק שהמדריכים מדלגים עליו. גיבוי צ'אטים ב-Telegram שנעשה על ידי אדם אחד במחשב נייד אחד מגן עליכם מהתקלות שכמעט לא קורות, ומשאיר אתכם חשופים לזו שקורית הכי הרבה: אדם עם גישה שהולך עם ההיסטוריה או משנה אותה בשקט.

לפני שמייצאים משהו, כדאי להבין מה Telegram כבר שומרת בשבילכם. צ'אטים רגילים הם צ'אטי ענן. שאלות הנפוצות של Telegram מתארות אותם כמאוחסנים מוצפנים בענן של Telegram וזמינים מכל אחד מהמכשירים שלכם, גם אם איבדתם את הטלפון. לפי אותן שאלות נפוצות, נתוני צ'אטי הענן יושבים בכמה מרכזי נתונים.

צ'אטים סודיים (Secret Chats) הם החריג. שאלות הנפוצות קובעות שצ'אטים סודיים קשורים למכשיר ואינם חלק מהענן של Telegram. הם קיימים רק במכשירים שבהם השיחה התקיימה. אם המכשיר אבד או שהתנתקתם, ההודעות האלה נעלמו.

אז כשטלפון הולך לאיבוד, Telegram היא הגיבוי של עצמה. הענן לא מגן עליכם מפני האנשים שיכולים לפעול בצ'אט:

ארבע מתוך חמש השורות האלה עוסקות באנשים ובבעלות על חשבונות, לא בשרתים של Telegram. זכרו את זה לאורך כל המדריך.

Telegram השיקה את כלי הייצוא שלה באוגוסט 2018, ב-Telegram Desktop. יש שתי נקודות כניסה: צ'אט אחד בכל פעם, או החשבון כולו.

השתמשו בזה כשאתם צריכים שיחה אחת, כמו שרשור עם לקוח לפני מחלוקת או צ'אט עם ספק לפני חידוש חוזה.

Open the chat in Telegram Desktop
Click the three-dot menu in the chat header
Choose "Export chat history"
Pick media types, size limit, format and date range
Click Export

בתיבת הדו-שיח בוחרים אילו מדיה לכלול (תמונות, סרטונים, הודעות קוליות, הודעות וידאו, סטיקרים, GIF וקבצים), מגבלת גודל לקבצים, נתיב הורדה, פורמט וטווח תאריכים שמוגדר כ-"From" ו-"to". אם משאירים את הטווח בברירת המחדל, הכל מיוצא מההודעה הישנה ביותר ועד היום. התוויות האלה לקוחות ישירות מקוד המקור של Telegram Desktop, כך שהן תואמות את מה שאתם רואים במסך.

השתמשו בזה כשאדם עוזב, כשחשבון בסיכון, או כשאתם לוקחים בפעם הראשונה עותק בסיס של חשבון.

Telegram Desktop: Settings, then Advanced, then Export Telegram data

הייצוא הזה רחב יותר. מעבר לצ'אטים, הוא יכול לכלול פרטי חשבון (שם תצוגה, שם משתמש, מספר טלפון, תמונות פרופיל), רשימת אנשי הקשר, ארכיון הסטוריז וסשנים פעילים. לצ'אטים בוחרים את הסוגים אחד אחד: צ'אטים אישיים, צ'אטים עם בוטים, קבוצות פרטיות, ערוצים פרטיים, קבוצות ציבוריות וערוצים ציבוריים. יש גם אפשרות "Only my messages" (רק ההודעות שלי), שמצמצמת ייצוא של קבוצות למה שהחשבון הזה כתב.

Telegram עשויה לגרום לכם לחכות לייצוא מלא. בקוד המקור של Telegram Desktop יש הודעה שאומרת שמסיבות אבטחה ההורדה עשויה להתעכב בכמה שעות, שכל המכשירים שלכם קיבלו התראה על הבקשה, ושצריך לחזור עליה מאוחר יותר מאותו מכשיר. אם אתם מייצאים כי חשבון עומד ללכת לאיבוד, התחילו היום, לא ביום האחרון.

הייצוא מציע "Human-readable HTML", ‏"Machine-readable JSON", או את שניהם.

• HTML נפתח בדפדפן ונראה כמו צ'אט. בחרו בו כשאדם יקרא את הקובץ: מנהל שבודק שרשור, עורך דין, מבקר.
• JSON הוא נתונים מובנים. בחרו בו כשהקובץ הולך למקום אחר: סקריפט, גיליון אלקטרוני, מסד נתונים, אינדקס חיפוש.
• שניהם עולה מקום בדיסק ותו לא. לכל דבר שאולי תצטרכו במחלוקת, קחו את שניהם. אי אפשר לדעת מראש אם הקורא הבא יהיה אדם או תוכנה.

לשורה האחרונה יש משמעות גדולה ממה שנראה. ייצוא הוא התצוגה של חשבון אחד על Telegram. הוא לא יכול לכלול קבוצה שהחשבון עזב, צ'אט שהוא מעולם לא היה בו, או שיחה שעמית ניהל בחשבון אחר.

לאדם שמגבה את הצ'אטים של עצמו, הייצוא מספיק. לחברה, הוא נכשל בארבע דרכים מוגדרות.

הוא תמונת מצב. הייצוא קורא כל צ'אט כמו שהוא ברגע שלחצתם על הכפתור. כל מה שנמחק לפני כן חסר, וכל מה שנערך לפני כן מופיע רק בצורתו הסופית. כל מה שנמחק או נערך אחרי הייצוא עדיין נמצא בעותק שלכם, אבל שום דבר לא אומר לכם שהוא השתנה. בסוף יש לכם שתי גרסאות של האמת ואין תיעוד של ההבדל.

הוא התצוגה של אדם אחד. כל ייצוא שייך לחשבון אחד. צוות שמפעיל 12 חשבונות צריך 12 ייצואים, שכל אחד מהם מתחיל על ידי מי שמחובר לחשבון הזה, ולכל אחד תקופת המתנה משלו אם Telegram מחילה אחת. אף אחד לא מריץ את זה כל יום, אז בפועל אף אחד לא מריץ את זה בכלל עד שמשהו כבר השתבש.

הוא יושב במחשב נייד אחד. נתיב ההורדה ברירת המחדל הוא תיקייה במחשב שהריץ את הייצוא. אם אף אחד לא מעביר אותו לאחסון של החברה, לגיבוי יש אותן נקודות כשל כמו למחשב: גניבה, דיסק שנמחק, סיסמה שנשכחה.

הוא עוזב עם העובד. זה מה שעולה כסף. מי שיכול לייצא צ'אט הוא מי שמחזיק בסשן של החשבון. אם זה איש מכירות שמשתמש במספר שלו, אז החשבון, היסטוריית הענן שלו וכל ייצוא שלו שייכים לו כשהוא מתפטר. לחברה שלכם מעולם לא היה עותק.

אם הבעיה שאתם מתמודדים איתה בפועל היא הודעה שכבר נמחקה, ייצוא לא יחזיר אותה, וגם שום דבר אחר לא. המדריך שלנו להודעות שנמחקו ב-Telegram ושבילי ביקורת מכסה את המקרה הזה בפירוט.

כתיבה על אבטחה באפליקציות מסרים עוסקת בעיקר בגורמים מבחוץ: הצפנה, פריצות לשרתים, כרטיסי SIM גנובים. אלה אמיתיים, ואימות דו-שלבי שווה הפעלה בכל חשבון עסקי. אבל הסתכלו שוב על הטבלה בתחילת המדריך. הענן של Telegram כבר מטפל בטלפון שאבד. מה שהוא לא יכול לטפל בו הוא אדם עם גישה לגיטימית שמוחק שרשור כדי לכסות על טעות, או מייצא את רשימת אנשי הקשר ביום שישי האחרון שלו.

זה לא תרחיש היפותטי על אנשים רעים. כלי הייצוא של Telegram הוא פיצ'ר פרטיות שנבנה לבעלי חשבונות, והוא עובד בדיוק כמו שתוכנן: מי ששולט בסשן יכול לקחת את הנתונים. אותו כפתור שמגבה צ'אט בשבילכם מגבה אותו גם בשביל מישהו שעובר למתחרה. תוכנית גיבוי לעסק צריכה להתחיל במי ששולט בחשבונות, כי הייצוא הולך לאן שהחשבון הולך.

הגבול של הטיעון הזה: אם הצוות שלכם הוא שלושה מייסדים שכולם הבעלים של החשבונות שלהם וסומכים זה על זה, הסיכון קטן, וייתכן שייצוא חודשי לאחסון משותף הוא כל מה שאתם צריכים. הטיעון מתחזק עם כל חשבון שאתם מוסיפים, כל קבלן שאתם מצרפים וכל נציג שמצטרף עם מספר טלפון משלו.

Entergram היא שכבת CRM מעל חשבונות Telegram אישיים אמיתיים, שנבנתה לנהל 100+ מהם בממשק אחד. לכמה מהפיצ'רים שלה יש קשר לבעיית הגיבוי. אף אחד מהם הוא לא גיבוי הודעות, והמגבלות שבהמשך חשובות בדיוק כמו הפיצ'רים.

האינטגרציה עם Slack של Entergram ממוצבת כיומן ביקורת. כל מושב מחבר את סביבת העבודה שלו ב-Slack ובוחר ערוץ אחד, ציבורי או פרטי. Entergram מעבירה לערוץ הזה כל צ'אט Telegram שלמושב יש גישה אליו, כך שהתיעוד נבנה מעצמו במקום לחכות שמישהו יריץ ייצוא.

המגבלות, בפשטות:

• זה חד-כיווני. Telegram זורם ל-Slack. אי אפשר לענות מ-Slack בחזרה ל-Telegram.
• זה ערוץ אחד לכל מושב, לא לכל חשבון. אם למושב אחד יש גישה לשמונה חשבונות, כל השמונה זורמים לערוץ היחיד של המושב הזה. תיעודים מוגבלים נפרדים דורשים מושבים נפרדים.
• ההתנהגות במחיקה לא אושרה. אם הודעה שנמחקה ב-Telegram נשארת בערוץ ה-Slack נקבע ב-backend של Entergram, וזה לא אושר. אל תבנו תהליך ציות על ההנחה שכן, עד שבדקתם את זה בסביבת העבודה שלכם.
• מדיניות השמירה של Slack קובעת כמה זמן העותק נשאר. בתוכנית החינמית של Slack, היסטוריית ההודעות גלויה ל-90 יום ותוכן בן יותר משנה נמחק לצמיתות. בתוכניות בתשלום, הגדרות השמירה של Slack שומרות כברירת מחדל נתונים לכל חיי סביבת העבודה, ו-Workspace Owners יכולים לשנות את זה. הגדירו את זה במודע.
• התייחסו לזה כתיעוד מהיום שבו חיברתם אותו. השלמה של היסטוריה ישנה לא מתועדת, אז הריצו ייצוא Telegram של ההיסטוריה הקיימת של כל חשבון באותו יום, כדי שלא יהיה פער.

ל-Entergram יש ארבע בקרות שמכוונות לדליפת נתונים פנימית: הסתרת שמות משתמש, הסתרת מידע על חברי קבוצה, מניעת עריכת הודעות על ידי משתמשים, ומניעת מחיקת הודעות על ידי משתמשים. שתי האחרונות שומרות על הצד שלכם בשיחה שלם במקור, וזה טוב יותר מכל גיבוי, כי אין מה לשחזר.

המגבלות: הבקרות האלה קובעות מה חברי סביבת העבודה יכולים לעשות דרך Entergram. הן לא יכולות למנוע מהצד השני בצ'אט למחוק את ההודעות שלו. הן גם לא מגיעות לאפליקציית Telegram שמחוברת לאותו חשבון בטלפון של מישהו, ולכן הסשנים של החשבון הם חלק מהבקרה. בדקו אותם ב-Telegram תחת Settings ואז Devices (בשאלות הנפוצות של Telegram זה נקרא Active Sessions), וסיימו את אלה שלא אמורים להתקיים.

קל להניח שסנכרון CRM הוא גם ארכיון צ'אטים. שני אלה לא. האינטגרציה עם HubSpot ממפה כל צ'אט ל-Contact ב-HubSpot ומסנכרנת שדות מותאמים של Entergram עם מאפייני איש הקשר, ואף הודעה או הערה לא מסונכרנת. האינטגרציה עם Notion ממפה כל צ'אט לשורה במסד נתונים אחד של Notion ומסנכרנת שדות מותאמים בשני הכיוונים, שוב בלי הודעות. שתיהן שימושיות כדי לשמור נתוני עסקאות מחוץ ל-Telegram. אף אחת מהן לא תחזיק שורה אחת ממה שנאמר.

האנליטיקה ל-Telegram של Entergram מכסה הודעות שנשלחו והתקבלו, זמני תגובה, ושעות וימים עמוסים, ואת נתוני האנליטיקה הגולמיים אפשר להוריד. זה נותן לכם תיעוד עמיד של פעילות ההודעות (כמויות, תזמון וזמני תגובה). אין בו טקסט של הודעות, אז הוא מראה ששיחה התקיימה בלי להראות מה נאמר בה.

Entergram מושכת הודעות בזמן אמת מ-Telegram ולא שומרת את היסטוריית ההודעות שלכם במסד הנתונים שלה, רק מטמונים קצרי טווח. עמוד האבטחה שלנו מסביר את התכנון הזה. הוא טוב לפרטיות, ומשמעותו למדריך הזה היא אחת: אם חשבון Telegram נמחק, גם Entergram לא יכולה להראות לכם את ההיסטוריה שלו.

חברו את החלקים בסדר הזה. כל שלב סוגר פער שהקודם משאיר.

1. היו הבעלים של החשבונות. שיחות עסקיות שייכות לחשבונות שהחברה שולטת בהם, עם אימות דו-שלבי מוגדר ואימייל שחזור שמפנה לתיבה של החברה. כל מה שאחרי השלב הזה מניח אותו.
2. קחו ייצוא בסיס של כל חשבון. הריצו "Export Telegram data" עם HTML וגם JSON, והעבירו את התיקייה לאחסון של החברה באותו יום. תייגו אותה בשם החשבון ובתאריך.
3. התחילו תיעוד רציף. חברו Slack לכל מושב לערוץ מוגבל, הגדירו את תקופת השמירה ב-Slack לפי כמה זמן אתם צריכים תיעוד, ובדקו מה קורה להודעה שאתם מוחקים ב-Telegram לפני שאתם סומכים על זה.
4. נעלו עריכות ומחיקות. הפעילו את שתי בקרות ההודעות לכל חבר צוות שעובד בצ'אטים עם לקוחות, ותגידו לצוות שהן פועלות. בקרה שאנשים יודעים עליה משנה התנהגות. בקרה נסתרת הופכת לבעיית אמון בפעם הראשונה שמישהו שם לב.
5. כתבו את רשימת הבדיקה לעזיבת עובד לפני שאתם צריכים אותה. ייצוא אחרון של החשבונות של האדם, סיום הסשנים תחת Settings ואז Devices, והסרת החבר מסביבת העבודה.
6. השאירו תיעוד עסקי מחוץ לצ'אטים סודיים. הם קשורים למכשיר בלבד, בכוונה. השתמשו בהם למה שהם נועדו, ושמרו כל דבר שאולי תצטרכו להוכיח בהמשך בצ'אטי ענן.

אזהרה אחרונה: ייצוא מלא בשיחות עם לקוחות הוא מידע אישי בקובץ. אם אתם פועלים באיחוד האירופי או משרתים לקוחות מהאיחוד, החליטו איפה הקבצים האלה נשמרים וכמה זמן אתם שומרים אותם. המדריך שלנו ל-GDPR ב-Telegram מכסה לוחות זמנים לשמירה ובקשות גישה של נושאי מידע.

התקינו את Telegram Desktop, התחברו, ועברו ל-Settings, ואז Advanced, ואז Export Telegram data. סמנו את סוגי הצ'אטים שאתם רוצים, הגדירו את אפשרויות המדיה ומגבלת הגודל, בחרו HTML, JSON או את שניהם, ולחצו Export. Telegram עשויה לעכב ייצוא מלא מסיבות אבטחה ולשלוח התראה למכשירים האחרים שלכם, כך שייתכן שתצטרכו לחזור ולבקש שוב מאותו מכשיר.

Telegram מתעדת את כלי הייצוא ב-Telegram Desktop, ושם נמצאות האפשרויות "Export chat history" ו-"Export Telegram data". הדרך המעשית היא להתקין את Telegram Desktop במחשב, להתחבר עם אותו חשבון ולייצא משם. צ'אטי הענן שלכם כבר נמצאים בשרת, אז הם מופיעים במחשב ברגע שאתם מתחברים.

לא. שאלות הנפוצות של Telegram קובעות שצ'אטים סודיים קשורים למכשיר ואינם חלק מהענן של Telegram, ותיבת הדו-שיח של הייצוא לא מציגה אותם בין סוגי הצ'אטים. אם צ'אט סודי חשוב, הוא קיים רק במכשירים שבהם הוא התקיים.

לא. הייצוא קורא את הצ'אט כמו שהוא כשאתם מריצים אותו, אז כל מה שנמחק לכולם לפני הרגע הזה לא נמצא שם. ל-Telegram אין דרך לשחזר הודעה אחרי שנמחקה אצל שני הצדדים. ראו את המדריך שלנו להודעות שנמחקו ב-Telegram כדי ללמוד איך צוותים שומרים תיעוד לפני שמחיקה קורית.

לא. Entergram מציגה הודעות בזמן אמת מ-Telegram ולא שומרת היסטוריית הודעות במסד הנתונים שלה. מה שהיא מוסיפה הוא עותק רציף ב-Slack דרך העברת הביקורת החד-כיוונית, נעילות שמונעות מחברי סביבת העבודה לערוך או למחוק הודעות, ונתוני אנליטיקה להורדה שמתעדים פעילות אבל לא טקסט של הודעות.

זה לא אושר. ההעברה ל-Slack היא חד-כיוונית מ-Telegram לערוץ אחד לכל מושב, ומה שקורה לעותק ב-Slack אחרי מחיקה בצד של Telegram נקבע ב-backend של Entergram. בדקו את זה בסביבת העבודה שלכם לפני שאתם תלויים בזה, ושלבו את זה עם נעילת המחיקה, שמונעת את המחיקה בתוך סביבת העבודה מלכתחילה.

בחרו HTML אם אדם יקרא את הקובץ ו-JSON אם תוכנה תקרא אותו. אם הייצוא עשוי להגיע אי פעם למחלוקת, בחרו את שניהם. המקום הנוסף בדיסק עולה פחות מייצוא חוזר אחרי שהצ'אט השתנה.

בחרו את חשבון ה-Telegram שאובדנו יכאב הכי הרבה ברבעון הזה. בדרך כלל זה החשבון שנציג אחד מחזיק, במספר שלו, עם הלקוחות הגדולים ביותר שלכם בתוכו. הריצו עליו "Export Telegram data" היום, בשני הפורמטים, ושימו את התיקייה באחסון של החברה. אחר כך החליטו אם החשבון הזה צריך בכלל להישאר בשליטה של אדם אחד. אם התשובה היא לא, הצעד הבא הוא להעביר אותו לסביבת עבודה שבה נעילות העריכה והמחיקה חלות וההעברה ל-Slack מתחילה לתעד.