תיבת הודעות משותפת בטלגרם: איך מקימים אחת לצוות שלכם

כדי לבנות תיבת הודעות משותפת בטלגרם (שנקראת גם תיבת הודעות צוותית בטלגרם), חברו את החשבונות שהצוות שלכם עונה מהם לסביבת עבודה אחת ב-Entergram, הזמינו את חברי הצוות, והחליטו לגבי כל חשבון אם הוא משותף עם סביבת העבודה או נשאר פרטי לאדם אחד. מאותו רגע כולם עובדים על אותן שיחות בתיבה אחת, עם הקצאת צ'אטים, הערות פנימיות ותוויות שמראות מי אחראי על כל צ'אט. שבעת שלבי ההקמה מופיעים ב-הקמת תיבת ההודעות של הצוות; הסעיפים שלפניהם מסבירים מה כל תכונה עושה.

לטלגרם עצמה אין תצוגות משותפות, אין הקצאה ואין הערות פנימיות, ולכן חמישה אנשים שעובדים על אותן שיחות מוצאים את עצמם מעבירים צילומי מסך. להיכרות רחבה יותר, התחילו עם הסקירה שלנו על Telegram CRM. אם אתם משווים כלים ייעודיים לתיבת הודעות משותפת, ראו איך Entergram עומד בהשוואה ב-ControlHippo מול Entergram.

צוותים שנשענים על חשבונות טלגרם אישיים לתקשורת עסקית נתקלים שוב ושוב באותן בעיות:

• איי מידע: כל חבר צוות רואה רק את השיחות שלו. ראש המכירות לא יודע מה נציג התמיכה דיבר עם אותו לקוח. המייסד לא יכול לסקור את הפעילות בפייפליין בלי לבקש עדכון מכל נציג.
• אין תהליך העברה: כשמישהו יוצא לחופשה או עוזב את הצוות, שיחות הטלגרם שלו הולכות איתו. אין דרך מסודרת להעביר בעלות על עסקאות פעילות או על שרשורי תמיכה פתוחים.
• תגובות כפולות: בלי לראות מי מטפל במה, שני נציגים עלולים לענות לאותו לקוח עם מידע סותר. זה פוגע באמינות ומבלבל את הלקוח.
• תלות בחשבון: אם החשבון האישי של חבר צוות נחסם או נפרץ, כל שיחה עסקית בחשבון הזה נעשית בלתי נגישה. הצוות מאבד את היסטוריית הקשר, את ההקשר של העסקאות ואת מערכות היחסים עם הלקוחות.
• אין תיעוד ביקורת: מנהלים לא יכולים לבדוק מה נאמר ללקוח בלי לבקש מהנציג לשתף צילומי מסך. אין יומן מרכזי של אינטראקציות לצורכי ציות, בקרת איכות או יישוב מחלוקות.
• מגבלות גדילה: מה שעובד עם שני אנשים נשבר בעשרה. ככל שהצוותים גדלים, היעדר תשתית משותפת יוצר עלויות תיאום שגדלות באופן מעריכי.

הבעיות האלה לא תיאורטיות. מהניסיון שלנו, עלות התיאום גדלה מהר יותר מהצוות עצמו.

תיבת הודעות משותפת בטלגרם היא סביבת עבודה מאוחדת שבה כמה חברי צוות יכולים לראות, לנהל ולענות על שיחות טלגרם מחשבון מחובר אחד או יותר. היא פועלת בדומה לתיבת אימייל משותפת (כמו Google Groups או Front), אבל בנויה במיוחד לפורמט ההודעות בזמן אמת של טלגרם.

• מקור אמת יחיד: כל השיחות מחשבונות הטלגרם המחוברים מופיעות במקום אחד. לא צריך יותר לבקש מעמיתים להעביר הודעות או לשתף צילומי מסך של צ'אטים.
• גישה מרובת משתמשים: כמה חברי צוות יכולים לגשת לאותה תיבה בו-זמנית. כל אחד רואה את אותן שיחות, תוויות וסטטוסים של טיקטים.
• בעלות ברמת השיחה: אפשר להקצות כל צ'אט או טיקט לחבר צוות מסוים, כך שהאחריות ברורה בלי לקחת את הנראות משאר הצוות.
• היסטוריה מתמשכת: התיבה שומרת על ההקשר של השיחה גם כשחברי הצוות מתחלפים. עובדים חדשים יכולים לעבור על ההיסטוריה של כל שיחה שהוקצתה להם.
• בקרות פרטיות: לא כל שיחה צריכה להיות גלויה לכולם. תיבה משותפת צריכה לתמוך ב-החרגת צ'אטים, כך שדיונים רגישים יהיו נגישים רק לחברי צוות מורשים.

תיבת הודעות משותפת לא נועדה לקריאת ההודעות האישיות של אחרים. היא נועדה לתת לצוות גישה מסודרת לשיחות עסקיות ששייכות לארגון, ולא לחשבונות של אנשים מסוימים.

סביבות עבודה מאפשרות לצוותים לארגן את תיבת ההודעות שלהם בטלגרם לפי תפקיד, פרויקט או לקוח. סביבת עבודה של מכירות יכולה להכיל את כל השיחות עם לקוחות פוטנציאליים, וסביבת עבודה של תמיכה את הפניות של הלקוחות. לכל סביבת עבודה יכולים להיות סט תוויות, הגדרת עמודות והרשאות גישה משלה.

תכונת סביבות העבודה של Entergram מאפשרת את ההפרדה הזו, וכל הנתונים נשארים נגישים מהתחברות אחת. הצד המוצרי מוסבר בעמוד סביבות עבודה בטלגרם לצוותים, והמדריך שלנו ל-סביבות עבודה בטלגרם לתקשורת שיתופית מסביר איך הן עובדות ביום-יום.

הקצו שיחות לחברי צוות מסוימים, כך שכולם יודעים מי אחראי על כל צ'אט. ההקצאה מונעת תגובות כפולות ומבטיחה אחריות. כששיחה מוקצית, הבעלים שלה מקבל התראה בעדיפות, ושאר הצוות רואה את סטטוס ההקצאה.

הוסיפו לשיחה הערות שגלויות רק לצוות שלכם, ולא ללקוח. הערות פנימיות מאפשרות שיתוף פעולה בלי לחשוף את הדיונים שמאחורי הקלעים. נציג יכול להשאיר הערה שמסבירה מה הובטח ללקוח, מה הצעדים הבאים, או איזה הקשר הנציג הבא צריך.

תוויות מותאמות אישית מסווגות שיחות לפי סוג, עדיפות, שלב או כל ממד אחר שרלוונטי לצוות שלכם. תוויות כמו "ליד חם", "ממתין לאישור", "לקוח VIP" או "דיווח על באג" מקלות לסנן את התיבה ולתעדף אותה.

סננו את התיבה לפי חשבון, תווית, הקצאה, סטטוס או טווח תאריכים. חפשו בכל השיחות כדי למצוא לקוח, נושא או אזכור מסוים. הכלים האלה מונעים משיחות חשובות להיקבר ככל שהנפח גדל.

עמוד אנשי הקשר של Entergram מציג תצוגה מסודרת של כל מי שהצוות שלכם תקשר איתו בטלגרם. פרטי איש הקשר, היסטוריית השיחות, התוויות והשדות המותאמים אישית מרוכזים בפרופיל אחד. כך קל להבין את מערכת היחסים המלאה עם כל איש קשר לפני שעונים לו.

Entergram נבנה מהיסוד כ-CRM ותיבת הודעות צוותית שנולדו בטלגרם. הוא לא מנסה להתאים לטלגרם דפוסים של CRM מבוסס אימייל. במקום זה, הוא עובד עם המאפיינים הייחודיים של טלגרם: הודעות בזמן אמת, ריבוי חשבונות, קבוצות וציפיות לפרטיות.

ניהול ריבוי חשבונות מאפשר לצוות שלכם לחבר כמה חשבונות טלגרם לסביבת עבודה אחת ב-Entergram. כל השיחות מכל חשבון מחובר מופיעות בתיבה מאוחדת אחת. אין מעבר בין חשבונות ואין להטוטים של התחברות: פשוט מסננים את התיבה לפי חשבון.

חלון הצ'אט החכם של Entergram מושך הודעות מטלגרם בזמן אמת ולא שומר היסטוריית הודעות במסד הנתונים שלו. חברי הצוות יכולים לקרוא ולענות על שיחות מכל חשבון מחובר שמותר להם לראות, דרך הממשק המשותף. היסטוריית ההודעות נשארת בשרתים של טלגרם, וכך הפרטיות נשמרת לצד שיתוף הפעולה.

הגישה נקבעת לכל חשבון בנפרד. שתפו חשבון עם סביבת העבודה כדי שכל צוות התמיכה יוכל לענות ממנו, או השאירו אותו פרטי למשתמש אחד. חברי צוות לא יכולים לקרוא את ההודעות של חשבון שלא התחברו אליו. כך נשמר האיזון בין שקיפות לסודיות.

כששיחה דורשת מעקב מסודר, המירו אותה לטיקט על לוח הקנבן של Entergram. הטיקט נושא איתו את ההקשר של השיחה, ואפשר להקצות אותו, לתעדף אותו ולעקוב אחריו עד לפתרון. זה מגשר על הפער בין צ'אט לא פורמלי לניהול פרויקטים מסודר.

הגדירו תזכורות על שיחות שדורשות מעקב. Entergram שולח התראה דרך בוט טלגרם כשהתזכורת מגיעה, כך ששיחות פתוחות לא נשכחות גם בתקופות עמוסות.

שיתוף גישה לשיחות טלגרם מעלה חששות פרטיות לגיטימיים. תיבה משותפת שמתוכננת היטב מתמודדת איתם ישירות.

Entergram לא שומר היסטוריית הודעות במסד הנתונים שלו. ההודעות נמשכות בזמן אמת מטלגרם ונשמרות רק במטמונים קצרי טווח; מה ש-Entergram שומר הוא מטא-דאטה, כמו תוויות, מזהי צ'אט, שמות משתמש ושדות מותאמים אישית. פרטי הגישה השמורים מוצפנים במנוחה עם AES-256-GCM. הארכיטקטורה הזו אומרת שאין במסד הנתונים של Entergram ארכיון הודעות שיכול לדלוף.

לא כל שיחה צריכה להיות משותפת. אפשר להחריג צ'אטים אישיים, משאים ומתנים חסויים או תקשורת חסויה. צ'אטים מוחרגים יוצאים מרשימת הצ'אטים, מהאנליטיקה ומסנכרון אנשי הקשר שלכם.

צוותים יכולים לייצא את הנתונים שלהם כקובץ ZIP או כקבצים לפי קטגוריה בכל רגע, ומחיקת החשבון מסירה אותו לצמיתות. אין טקטיקות של נעילת נתונים.

לצוותים בתעשיות מפוקחות, התיבה המשותפת מספקת תיעוד מסודר של מי טיפל באילו שיחות ואילו פעולות בוצעו. זה תומך בדרישות ציות בלי לפגוע בחוויית ההודעות.

לפרטים המלאים על ארכיטקטורת הפרטיות של Entergram, בקרו ב-עמוד האבטחה שלנו וקראו על מודל הפרטיות של חלון הצ'אט.

לפי נציבות הסחר הפדרלית של ארה"ב (FTC), עסקים שמטפלים בתקשורת עם לקוחות חייבים ליישם אמצעי אבטחה סבירים לנתונים אישיים. תיבה משותפת שמעמידה את הפרטיות במקום הראשון עוזרת לצוותים לעמוד בסטנדרט הזה.

תיבה משותפת שימושית בדיוק במידה שכלי שיתוף הפעולה שבנויים בה מאפשרים. התכונות הבאות הופכות תצוגה משותפת פסיבית לסביבת עבודה צוותית פעילה.

השאירו הערות על כל שיחה שרק הצוות שלכם רואה. הערות תומכות בהעברות בין משמרות, נותנות הקשר להסלמות ומתעדות החלטות. כשנציג חדש לוקח שיחה, ההערות הפנימיות אומרות לו כל מה שהוא צריך לדעת.

צרו תצוגות מסוננות שמתאימות לתהליך העבודה שלכם. ראש צוות תמיכה יכול לשמור תצוגה שמראה את כל הטיקטים שלא הוקצו בעדיפות "High". מנהל מכירות יכול לשמור תצוגה שמראה את כל השיחות עם התווית "הצעה נשלחה" בכל החשבונות. תצוגות שמורות מקצרות את הזמן שמושקע בחיפוש ובמיון.

ייצאו מטא-דאטה של שיחות, רשימות אנשי קשר, נתוני טיקטים ודוחות אנליטיקה. הייצוא עובד בפורמטים סטנדרטיים שמתאימים לגיליונות אלקטרוניים, לכלי בינה עסקית ולמערכות תיעוד ציות.

שלחו הודעות ממוקדות לקבוצות של אנשי קשר על פני כמה חשבונות באמצעות שליחת הודעות המונית. זה שימושי להכרזות על המוצר, לעדכוני תמיכה, להזמנות לאירועים או לכל תקשורת שצריכה להגיע לכמה אנשים בבת אחת. כל משימת שליחה תומכת בעד 100 נמענים, ורשימות ארוכות יותר מפוצלות אוטומטית לכמה משימות.

אנליטיקת הצ'אטים של Entergram מספקת נתונים על פעילות הצוות, זמני תגובה, נפחי שיחות והתפלגות תוויות. השתמשו במדדים האלה כדי לייעל את חלוקת העומס, לזהות צורכי הדרכה ולהציג את ביצועי הצוות לבעלי העניין.

צוותי מכירות משתמשים בתיבת הודעות משותפת בטלגרם כדי לנהל שיחות עם לקוחות פוטנציאליים לאורך כל הפייפליין. כל חבר צוות רואה אילו לקוחות פוטנציאליים פעילים, אילו עסקאות נמצאות במשא ומתן ואילו שיחות דורשות מעקב. תוויות עוקבות אחרי שלבי הפייפליין, מ"קשר ראשוני" ועד "נסגר בהצלחה". מנהלים סוקרים את הפייפליין בלי להפריע לנציגים בבקשות לעדכון סטטוס.

לאסטרטגיות מכירה ספציפיות בטלגרם, קראו איך צוותי מכירות ב-Web3 סוגרים יותר עסקאות עם טלגרם.

צוותי תמיכה ממירים הודעות טלגרם נכנסות לטיקטים על לוח הקנבן המשותף. לכל טיקט יש בעלים, רמת עדיפות ויעד SLA. התיבה המשותפת מבטיחה שאף פנייה של לקוח לא תתפספס ושההעברות בין משמרות יהיו חלקות. מדדים עוקבים אחרי זמני תגובה ושיעורי פתרון.

למדריך מלא על תפעול תמיכה בטלגרם, ראו את הפוסט שלנו על ניהול טיקטים לתמיכה בטלגרם.

מנהלי קהילות משתמשים בתיבה המשותפת כדי לתאם את המודרציה בקבוצות טלגרם. כמה מודרטורים יכולים לראות את אותן שיחות, להחיל תוויות עקביות ולעקוב אחרי בעיות של חברים. סביבת העבודה המשותפת מונעת את הבעיה הנפוצה שבה מודרטור אחד לא יודע במה מודרטור אחר כבר טיפל.

צוותי שיווק וצמיחה משתמשים בתיבה המשותפת כדי לתאם קמפיינים של פניות יוצאות, לעקוב אחרי שיחות עם משפיענים ולנהל תקשורת סביב אירועים. התצוגה המשותפת מבטיחה שפעילות הקמפיינים גלויה לכל הצוות, ומונעת פניות חופפות ומסרים לא עקביים.

סוכנויות שמנהלות טלגרם עבור כמה לקוחות משתמשות בסביבות עבודה כדי להפריד בין חשבונות הלקוחות, וכל הכול נשאר נגיש מהתחברות אחת. השיחות, התוויות והאנליטיקה של כל לקוח עצמאיות, אבל צוות הסוכנות עובר בין לקוחות בלי להתחבר לכלים שונים.

הירשמו לניסיון חינם של 3 ימים ב-app.entergram.com. לא נדרש כרטיס אשראי.

חברו את חשבונות הטלגרם שהצוות שלכם משתמש בהם לתקשורת עסקית. השיחות של כל חשבון מחובר יופיעו בתיבה המשותפת. אפשר לחבר חשבונות אישיים בלי לחשוף צ'אטים אישיים, בעזרת החרגת צ'אטים.

הוסיפו חברי צוות לסביבת העבודה שלכם ב-Entergram. כל חבר מקבל גישה לתיבה המשותפת לפי ההרשאות שאתם מגדירים.

הגדירו תוויות מותאמות אישית שמתאימות לתהליך העבודה שלכם. צרו תוויות לסוגי שיחות, לרמות עדיפות, לשלבי פייפליין או לכל קטגוריה אחרת שהצוות שלכם צריך. הגדירו את עמודות הטבלה כך שיציגו את השדות שהכי חשובים לתהליך העבודה שלכם.

החליטו איך שיחות יוקצו לחברי הצוות. התחילו בהקצאה ידנית, ועברו לניתוב מבוסס כללים ככל שהנפח גדל.

הגדירו את לוח הקנבן ב-תיבת ההודעות המשותפת של הצוות עם שלבים שמשקפים את תהליך העבודה שלכם. מבנים נפוצים כוללים New, In Progress, Waiting ו-Resolved לצוותי תמיכה, או Lead, Qualified, Proposal ו-Closed לצוותי מכירות.

התחילו להשתמש בתיבה המשותפת בעבודה היומיומית. הקצו שיחות, השאירו הערות פנימיות, צרו טיקטים ועקבו אחרי ההתקדמות בלוח הקנבן. עברו על אנליטיקת הצ'אטים פעם בשבוע כדי לזהות מה אפשר לשפר.

להדרכה אישית על תהליך ההקמה, קבעו הדגמה.

Entergram מציע תמחור גמיש, ותכונות שיתוף הפעולה בצוות כלולות בכל תוכנית. תמיכה בריבוי חשבונות, סביבות עבודה משותפות ואנליטיקה זמינות בכל הרמות.

לא. Entergram מציג רק שיחות מחשבונות טלגרם מחוברים. אפשר להחריג צ'אטים אישיים מתצוגת הצוות בעזרת החרגת צ'אטים. התיבה המשותפת מכילה רק שיחות עסקיות שבעל החשבון בחר לשתף.

לא. Entergram לא שומר היסטוריית הודעות במסד הנתונים שלו. הוא שומר מטא-דאטה כמו תוויות, שמות משתמש ומזהי צ'אט, וההודעות נמשכות בזמן אמת מטלגרם כשאתם פותחים צ'אט, עם מטמונים קצרי טווח בלבד באמצע. מידע נוסף ב-עמוד האבטחה שלנו.

גודל הצוות תלוי בתוכנית שלכם ב-Entergram. כל התוכניות תומכות בעבודת צוות, ורמות גבוהות יותר מתאימות לצוותים גדולים יותר ולמספר רב יותר של חשבונות מחוברים.

Entergram מתחבר לחשבונות טלגרם אישיים, לא לבוטים. כלומר, אתם עובדים עם שיחות הטלגרם האמיתיות שלכם ולא עם ממשק בוט נפרד. להשוואה בין גישה מבוססת בוט לגישה מבוססת CRM, קראו בוט טלגרם מול Telegram CRM.

ממשק הווב של Entergram רספונסיבי ועובד בדפדפנים בנייד. אתם ממשיכים להשתמש באפליקציית הנייד של טלגרם להודעות, וב-Entergram לניהול, להקצאה ולאנליטיקה.

כן. כל חשבון משותף עם סביבת העבודה או נשאר פרטי למשתמש אחד, וחברי צוות לא יכולים לקרוא את ההודעות של חשבון שלא התחברו אליו. הבעלים יכולים גם להגביל את האנליטיקה לנתונים של כל חבר בלבד, להסתיר שמות משתמש ומידע על חברי קבוצות, ולמנוע מחברים לערוך או למחוק הודעות. החרגת צ'אטים מוציאה שיחה מרשימת הצ'אטים ומהאנליטיקה שלכם.

תיבת הודעות משותפת בטלגרם משנה את הדרך שבה צוותים עובדים בטלגרם. במקום לעבוד באיים נפרדים שבהם כל אחד רואה רק את השיחות שלו, הצוות מקבל תצוגה מאוחדת של כל אינטראקציה עסקית. הקצאות יוצרות אחריות. הערות פנימיות מאפשרות שיתוף פעולה. אנליטיקה נותנת נראות לביצועים.

Entergram מספק את זה כשהוא בונה יכולות CRM וסביבת עבודה ישירות על גבי החשבונות האישיים של טלגרם. אין בוטים להגדיר, אין היסטוריית הודעות שמועתקת למסד הנתונים של Entergram, ואין הפרעה לתהליכי העבודה הקיימים שלכם בטלגרם. הצוות ממשיך להשתמש בטלגרם כמו תמיד, אבל עם המבנה והנראות שתפעול מקצועי דורש.

התחילו ניסיון חינם או גלו את כל התכונות של Telegram CRM כדי לבנות לצוות שלכם תיבת הודעות משותפת בטלגרם.