ה-ROI של CRM לטלגרם: חישוב העלות האמיתית של לידים שהולכים לאיבוד בגיליונות אלקטרוניים

העלות החודשית האמיתית של ניהול מכירות בטלגרם בגיליונות אלקטרוניים היא סכום של ארבעה הפסדים: עלות דליפה (L × F × C% × ACV), עלות זמן תגובה (L × R × C% × ACV), עלות עבודה כפולה (N × H × 4 × תעריף שעתי) ועלות ייחוס (הוצאה על רכישה ממומנת × החלק שאי אפשר לייחס). בדוגמה ההיפותטית המחושבת שלמטה, עם 300 לידים בחודש, שיעור סגירה של 10%, ערך חוזה של $6,000 וחמישה אנשי מכירות, זה מסתכם ב-$98,200 בחודש, וכמעט שום דבר מזה לא מופיע בדוח רווח והפסד. הסעיפים הבאים מגדירים כל נתון קלט ועוברים על כל נוסחה, כדי שתוכלו להריץ אותה עם המספרים שלכם.

כל הפסד שנובע מניהול טלגרם בגיליונות אלקטרוניים נופל לאחת מארבע קטגוריות. קראו להן בשם במפורש, והמודל מסתדר מעצמו.

עלות דליפה היא ההכנסה הישירה מלידים שהיו בצ'אט, איש המכירות שכח לחזור אליהם, והליד התקרר. זו הקטגוריה הגדולה ביותר וזו שנמדדת הכי פחות, ובדיוק את הדליפה הזו ניהול לידים מובנה בטלגרם נועד לסגור. עלות זמן תגובה היא ההכנסה מלידים שענו אבל לא קיבלו תשובה מהר מספיק, ובסוף סגרו עם מתחרה. עלות עבודה כפולה היא שכר העבודה שמוציאים על הזנה חוזרת של אותם נתונים לגיליון, ל-CRM ולכלי החשבוניות. עלות ייחוס היא תקציב השיווק שמתבזבז כי הצוות לא יכול לדעת איזה ערוץ הביא איזו עסקה סגורה, ולכן התקציב מוקצה לא נכון.

צוותי כספים יזהו את המבנה: כל תועלת ממודלת כהפסד שנמנע, עם נתוני קלט מפורשים שהם יכולים לערער עליהם. מה שייחודי כאן הוא שההפסדים הם דפוסי הכשל של מכירות בטלגרם שמבוססות על גיליונות.

לפני הנוסחה, אספו שישה מספרים מהעסק שלכם. אלה נתוני הקלט היחידים שנדרשים, ואל תדלגו על אף אחד מהם.

קלט 1: לידים נכנסים חודשיים מטלגרם (L). מספר אנשי הקשר הנפרדים בטלגרם שפנו אליכם, או שאתם פניתם אליהם קודם, בחודש נתון. קחו אותו מהספירות שלכם, לא ממדד השוואתי.

קלט 2: שיעור הסגירה הנוכחי (C%). אחוז הלידים שהופכים ללקוחות משלמים. היו כנים, והשתמשו בתשעים הימים האחרונים ולא ברבעון הטוב ביותר שלכם.

קלט 3: ערך חוזה ממוצע (ACV). ההכנסה בשנה הראשונה מעסקה סגורה. הוא משתנה מאוד מתעשייה לתעשייה, אז הכניסו את המספר האמיתי שלכם.

קלט 4: שעות שבועיות לכל איש מכירות על הזנת נתונים ידנית (H). תשאלו את אנשי המכירות שלכם והשתמשו בתשובה הכנה שלהם.

קלט 5: עלות שעתית מלאה לכל איש מכירות ($/hr). משכורת ועוד הטבות ועוד תקורה, חלקי שעות העבודה.

קלט 6: מספר אנשי המכירות (N). מספר העובדים שעוסקים במכירות בטלגרם.

הנוסחה המרכזית. העריכו את החלק מהלידים שהלך לאיבוד כי אף אחד לא חזר אליהם בזמן. קראו למספר הזה F (שיעור החמצת המעקב). אפשר למדוד אותו מהצ'אטים שלכם: ספרו את הלידים מתשעים הימים האחרונים שההודעה האחרונה בצ'אט הייתה שלהם ולא קיבלה תשובה. הדוגמה שלמטה מניחה 30%.

עלות דליפה לחודש = L × F × C% × ACV.

דוגמה מחושבת, עם מספרים היפותטיים. 300 לידים נכנסים בחודש, 30% הולכים לאיבוד בגלל היעדר מעקב, שיעור סגירה בסיסי של 10%, ACV של $6,000. עלות דליפה = 300 × 0.30 × 0.10 × $6,000 = $54,000 בחודש בהכנסות שאף פעם לא נרשמות. זה הסעיף שגורם לסמנכ"לי כספים להזדקף בכיסא, כי הוא לא מופיע באף דוח רווח והפסד בשום מקום. זה הפסד צל טהור.

מחקר המכירות של HBR, שמצוטט רבות, מצא שחברות שניסו ליצור קשר עם ליד בתוך שעה היו בסיכוי גבוה כמעט פי שבעה להכשיר אותו, לעומת חברות שניסו אפילו שעה אחר כך, ובסיכוי גבוה יותר מפי שישים לעומת חברות שחיכו עשרים וארבע שעות או יותר. קראו לשיעור החמצת זמן התגובה R.

בטלגרם באופן ספציפי, נקודת הפתיחה של צוות שעובד עם גיליונות גרועה יותר מאשר באימייל, כי הציפייה גבוהה יותר. לקוח פוטנציאלי ששלח הודעה פרטית בטלגרם מצפה לתשובה בתוך דקות, לא שעות. R הוא החלק מהלידים שענו אבל הלכו לאיבוד כי הצוות היה איטי. העריכו אותו מהצ'אטים שלכם.

עלות זמן תגובה לחודש = L × R × C% × ACV.

אותה דוגמה, R = 20%. עלות = 300 × 0.20 × 0.10 × $6,000 = $36,000 בחודש.

חשבון שכר פשוט.

עלות עבודה כפולה לחודש = N × H × 4 × $/hr.

חמישה אנשי מכירות, 4 שעות בשבוע לכל אחד על הזנה ידנית, $65 לשעה בעלות מלאה. עלות עבודה כפולה = 5 × 4 × 4 × $65 = $5,200 בחודש. זה קטן בהשוואה לעלות הדליפה ולעלות זמן התגובה, אבל זו העלות היחידה שמחלקת הכספים יכולה לראות בדוח. לכן היא בדרך כלל שולטת בשיחה ומסיטה את תשומת הלב מההפסדים האמיתיים.

הקשה ביותר לכמת, אבל החשובה ביותר מבחינה פוליטית לשיווק. אם אתם לא יכולים לדעת איזה ערוץ הביא איזו עסקה סגורה, אתם לא יכולים לקצץ הוצאות מבוזבזות. אין נתון אוניברסלי אמין לכמה כסף מוקצה לא נכון, אז העריכו את החלק מההוצאה על רכישה ממומנת שאתם לא מצליחים לקשר לעסקאות סגורות, וקראו לו A%. הדוגמה מניחה 15%.

עלות ייחוס לחודש = הוצאה חודשית על רכישה ממומנת × A%.

דוגמה: $20,000 בחודש על רכישה ממומנת, $3,000 בחודש מבוזבזים. לא עצום כשמסתכלים עליו לבד, אבל הוא מצטבר לאורך רבעונים וגורם לטעויות אסטרטגיות.

סיכום הדוגמה המחושבת: $54,000 דליפה + $36,000 תגובה + $5,200 עבודה כפולה + $3,000 ייחוס = $98,200 בחודש, או בערך 1.18 מיליון דולר בשנה בהפסדי צל שלא מופיעים באף סעיף.

סביבת עבודה של Entergram בתוכנית Pro לחמישה מושבים, כולל אנליטיקה, טיקטים, API והאינטגרציה עם Make.com, עולה €195 בחודש (5 × €39), או €2,340 בשנה. שימו מולה את הנחת ההחזר שלכם. בדוגמה ההיפותטית, החזר של חמישית מההפסדים הממודלים יהיה בערך $235,000 בשנה. שיעור ההחזר הוא הנתון שעליו מתווכחים עם מחלקת הכספים; עלות המנוי היא לא.

הריצו את הנוסחה עם המספרים שלכם. קחו את ששת נתוני הקלט מתשעים הימים האחרונים: לא הערכה, אלא המספרים האמיתיים. הציגו את הסכום הכולל בשקף אחד לאחראי הכספים לפני מחזור התקציב הבא, כשכל נתון קלט גלוי כדי שאפשר יהיה לערער עליו.

התגובה הנכונה היחידה להפסד צל של $100k בחודש היא להפסיק לייצר אותו. השאלה אם הכלי הוא Entergram או משהו אחר קטנה יותר מהשאלה אם יש לכם CRM בכלל. הריצו קודם את המספרים; הם יגידו לכם כמה הגיליון באמת עולה לכם.