İşletmeler için Telegram Sohbet Yedekleme: Sohbetler Nasıl Dışa Aktarılır ve Dışa Aktarım Neyi Kaçırır

Bu ay ekibinizden biri "Bu yazılı olarak elimizde var mı?" diye sordu ve cevap tek bir kişinin Telegram'ındaydı. Belki yukarı kaydırarak aradınız. Belki sohbeti dışa aktarmanın bir yolunu aradınız ve hepsi menü yolunu gösterip orada biten üç rehber buldunuz. Bir işletme sahibini dikkat kesilmeye zorlaması gereken sayı şu: Telegram'ın SSS sayfası, 18 ay boyunca çevrimiçi olmayan bir hesabın varsayılan olarak silindiğini söylüyor. Bir hesabı silmek de tüm mesajlarını ve kişilerini kalıcı olarak kaldırır.

Bu rehber dışa aktarımı eksiksiz anlatıyor: nerede olduğu, her seçeneğin ne yaptığı, HTML ile JSON farkı ve klasöre neyin düştüğü. Ardından rehberlerin atladığı kısma geçiyor. Tek bir kişinin tek bir dizüstü bilgisayarda aldığı Telegram sohbet yedeği, sizi nadiren yaşanan arızalara karşı korur. En sık yaşanan duruma karşı ise savunmasız bırakır: erişimi olan birinin geçmişi alıp gitmesi veya sessizce değiştirmesi.

Herhangi bir şeyi dışa aktarmadan önce Telegram'ın sizin için zaten neyi sakladığını netleştirin. Sıradan sohbetler bulut sohbetleridir. Telegram SSS, bunların Telegram bulutunda şifreli olarak saklandığını ve telefonunuzu kaybetseniz bile tüm cihazlarınızdan erişilebildiğini anlatır. Aynı SSS'ye göre bulut sohbet verileri birden fazla veri merkezinde tutulur.

Gizli Sohbetler bunun istisnasıdır. SSS, gizli sohbetlerin cihaza özgü olduğunu ve Telegram bulutunun parçası olmadığını belirtir. Yalnızca konuşmanın gerçekleştiği cihazlarda bulunurlar. Cihazı kaybederseniz veya oturumu kapatırsanız o mesajlar gider.

Yani kayıp bir telefon için Telegram kendi yedeğidir. Bulut ise sizi sohbet üzerinde işlem yapabilen kişilere karşı korumaz:

Bu beş satırın dördü Telegram'ın sunucularıyla değil, insanlarla ve hesap sahipliğiyle ilgili. Rehberin geri kalanında bunu aklınızda tutun.

Telegram dışa aktarma aracını Ağustos 2018'de Telegram Desktop'ta yayınladı. İki giriş noktası var: tek seferde bir sohbet ya da hesabın tamamı.

Tek bir konuşmaya ihtiyacınız olduğunda bunu kullanın. Örneğin bir anlaşmazlıktan önce bir müşteri yazışması veya sözleşme yenilemesinden önce bir tedarikçi sohbeti.

Open the chat in Telegram Desktop
Click the three-dot menu in the chat header
Choose "Export chat history"
Pick media types, size limit, format and date range
Click Export

(Telegram Desktop'ta sohbeti açın, sohbet başlığındaki üç nokta menüsüne tıklayın, "Export chat history" seçeneğini seçin, medya türlerini, boyut sınırını, biçimi ve tarih aralığını belirleyin, ardından Export'a tıklayın.)

İletişim kutusu hangi medyanın dahil edileceğini (fotoğraflar, videolar, sesli mesajlar, görüntülü mesajlar, çıkartmalar, GIF'ler ve dosyalar), dosyalar için bir boyut sınırını, indirme yolunu, biçimi ve "From" ile "to" olarak ayarlanan bir tarih aralığını seçmenize izin verir. Aralığı varsayılan haliyle bırakırsanız en eski mesajdan bugüne kadar her şey dışa aktarılır. Bu etiketler doğrudan Telegram Desktop'ın kendi kaynak kodundan alınmıştır, bu yüzden ekranda gördüklerinizle birebir eşleşir.

Bir kişi ayrılıyorsa, bir hesap risk altındaysa veya bir hesabın ilk kez temel kopyasını alıyorsanız bunu kullanın.

Telegram Desktop: Settings, then Advanced, then Export Telegram data

(Telegram Desktop'ta Settings, ardından Advanced, ardından Export Telegram data.)

Bu dışa aktarım daha kapsamlıdır. Sohbetlerin yanı sıra hesap bilgilerini (görünen ad, kullanıcı adı, telefon numarası, profil fotoğrafları), kişi listesini, hikaye arşivini ve etkin oturumları da içerebilir. Sohbetler için türleri tek tek seçersiniz: kişisel sohbetler, bot sohbetleri, özel gruplar, özel kanallar, herkese açık gruplar ve herkese açık kanallar. Ayrıca grup dışa aktarımlarını yalnızca o hesabın yazdıklarıyla sınırlayan bir "Only my messages" (yalnızca benim mesajlarım) seçeneği de vardır.

Telegram tam bir dışa aktarım için sizi bekletebilir. Telegram Desktop'ın kaynak kodunda, güvenlik nedeniyle indirmenin birkaç saat gecikebileceğini, tüm cihazlarınıza talep hakkında bildirim gönderildiğini ve talebi daha sonra aynı cihazdan tekrarlamanız gerektiğini söyleyen bir mesaj bulunur. Bir hesap kaybedilmek üzere olduğu için dışa aktarıyorsanız son güne bırakmayın, bugün başlayın.

Dışa aktarım "Human-readable HTML" (insan tarafından okunabilir HTML), "Machine-readable JSON" (makine tarafından okunabilir JSON) veya ikisini birden sunar.

• HTML tarayıcıda açılır ve bir sohbet gibi görünür. Dosyayı bir insan okuyacaksa bunu seçin: bir yazışmayı inceleyen yönetici, bir avukat, bir denetçi.
• JSON yapılandırılmış veridir. Dosya başka bir yere gidecekse bunu seçin: bir betik, bir elektronik tablo, bir veritabanı, bir arama dizini.
• İkisi birden yalnızca disk alanına mal olur. Bir anlaşmazlıkta ihtiyaç duyabileceğiniz her şey için ikisini de alın. Bir sonraki okuyucunun insan mı yoksa program mı olacağını önceden bilemezsiniz.

Son satır göründüğünden daha önemli. Bir dışa aktarım, Telegram'ın tek bir hesaptan görünen halidir. Hesabın ayrıldığı bir grubu, hiç içinde olmadığı bir sohbeti veya bir iş arkadaşının farklı bir hesapta yaptığı bir konuşmayı içeremez.

Kendi sohbetlerini yedekleyen bir birey için dışa aktarım yeterlidir. Bir şirket için ise dört somut şekilde yetersiz kalır.

Bir anlık görüntüdür. Dışa aktarım her sohbeti, düğmeye tıkladığınız andaki haliyle okur. O andan önce silinen her şey eksiktir, o andan önce düzenlenen her şey yalnızca son haliyle görünür. Dışa aktarımdan sonra silinen veya düzenlenen her şey kopyanızda hâlâ durur, ama değiştiğini size hiçbir şey söylemez. Elinizde gerçeğin iki versiyonu olur ve aradaki farkın kaydı olmaz.

Tek bir kişinin bakış açısıdır. Her dışa aktarım tek bir hesaba aittir. 12 hesap yöneten bir ekip 12 dışa aktarıma ihtiyaç duyar; her birini o hesaba giriş yapmış biri başlatmalıdır ve Telegram uygularsa her birinin kendi bekleme süresi vardır. Kimse bunu her gün çalıştırmaz, bu yüzden pratikte bir şeyler ters gidene kadar kimse hiç çalıştırmaz.

Tek bir dizüstü bilgisayarda durur. Varsayılan indirme yolu, dışa aktarımı çalıştıran makinedeki bir klasördür. Biri onu şirket depolama alanına taşımadıkça yedek, dizüstü bilgisayarla aynı risklere sahiptir: hırsızlık, silinmiş bir disk, unutulmuş bir parola.

Çalışanla birlikte gider. Para kaybettiren budur. Bir sohbeti dışa aktarabilen kişi, hesap oturumunu elinde tutan kişidir. Bu kişi kendi numarasını kullanan bir satış temsilcisiyse, istifa ettiğinde hesap, bulut geçmişi ve hesabın her dışa aktarımı onundur. Şirketinizin elinde hiçbir zaman bir kopya olmamıştır.

Gerçekte karşılaştığınız sorun zaten silinmiş bir mesajsa, dışa aktarım onu geri getirmez, başka hiçbir şey de getirmez. Telegram'da silinen mesajlar ve denetim izleri rehberimiz bu durumu ayrıntılı olarak ele alıyor.

Mesajlaşma uygulamalarıyla ilgili güvenlik yazıları çoğunlukla dışarıdakilerle ilgilidir: şifreleme, sunucu ihlalleri, çalınan SIM kartlar. Bunlar gerçek risklerdir ve iki adımlı doğrulamayı her işletme hesabında açmaya değer. Ama bu rehberin başındaki tabloya tekrar bakın. Kayıp telefonu Telegram'ın bulutu zaten çözüyor. Çözemediği şey, meşru erişimi olan birinin bir hatayı örtmek için bir yazışmayı silmesi veya son cuma gününde kişi listesini dışa aktarmasıdır.

Bu, kötü insanlarla ilgili varsayımsal bir senaryo değil. Telegram'ın dışa aktarma aracı hesap sahipleri için tasarlanmış bir gizlilik özelliğidir ve tam olarak tasarlandığı gibi çalışır: oturumu kim kontrol ediyorsa veriyi o alabilir. Bir sohbeti sizin için yedekleyen aynı düğme, onu rakibe geçmek üzere ayrılan biri için de yedekler. Bir işletmenin yedekleme planı hesapları kimin kontrol ettiğiyle başlamalıdır, çünkü dışa aktarım hesap nereye giderse oraya gider.

Bu argümanın sınırı şu: ekibiniz, hepsi kendi hesabına sahip ve birbirine güvenen üç kurucudan oluşuyorsa risk küçüktür ve ortak depolama alanına aylık bir dışa aktarım ihtiyacınız olan her şey olabilir. Eklediğiniz her hesapla, işe aldığınız her serbest çalışanla ve kendi telefon numarasıyla katılan her temsilciyle argüman güçlenir.

Entergram, gerçek kişisel Telegram hesaplarının üzerinde çalışan ve 100'den fazla hesabı tek bir arayüzden yönetmek için kurulmuş bir CRM katmanıdır. Özelliklerinin birkaçı yedekleme sorunuyla doğrudan ilgilidir. Hiçbiri bir mesaj yedeği değildir ve aşağıdaki sınırlar özellikler kadar önemlidir.

Entergram'ın Slack entegrasyonu bir denetim günlüğü olarak konumlandırılmıştır. Her koltuk kendi Slack çalışma alanını bağlar ve bir herkese açık ya da özel kanal seçer. Entergram daha sonra o koltuğun erişebildiği her Telegram sohbetini bu kanala aktarır. Böylece kayıt, birinin dışa aktarım çalıştırmasını beklemeden kendiliğinden oluşur.

Sınırları açıkça belirtelim:

• Tek yönlüdür. Telegram'dan Slack'e akar. Slack'ten Telegram'a yanıt verilemez.
• Hesap başına değil, koltuk başına tek kanaldır. Bir koltuk sekiz hesaba erişebiliyorsa sekizinin tamamı o koltuğun tek kanalına akar. Ayrı kısıtlı kayıtlar için ayrı koltuklar gerekir.
• Silme davranışı doğrulanmamıştır. Telegram'da silinen bir mesajın Slack kanalında kalıp kalmayacağı Entergram'ın arka ucunda belirlenir ve doğrulanmamıştır. Kendi çalışma alanınızda test edene kadar bir uyumluluk sürecini bunun kalacağı varsayımına dayandırmayın.
• Kopyanın ne kadar süre kalacağını Slack'in saklama ayarları belirler. Slack'in Free planında mesaj geçmişi 90 gün görünür kalır ve bir yıldan eski içerik kalıcı olarak silinir. Ücretli planlarda Slack'in saklama ayarları varsayılan olarak verileri çalışma alanı var olduğu sürece tutar ve Workspace Owner'lar bunu değiştirebilir. Bilinçli olarak ayarlayın.
• Bağladığınız günden itibaren kayıt tuttuğunu varsayın. Eski geçmişin geriye dönük aktarımı belgelenmemiştir, bu yüzden boşluk kalmaması için aynı gün her hesabın mevcut geçmişinin Telegram dışa aktarımını alın.

Entergram'ın şirket içi veri sızıntısına yönelik dört kontrolü vardır: kullanıcı adlarını gizleme, grup üyesi bilgilerini gizleme, kullanıcıların mesaj düzenlemesini engelleme ve kullanıcıların mesaj silmesini engelleme. Son ikisi konuşmanın sizin tarafınızı kaynağında bozulmadan tutar. Bu her yedekten daha iyidir, çünkü geri yüklenecek bir şey kalmaz.

Sınırları: bu kontroller çalışma alanı üyelerinin Entergram üzerinden neler yapabileceğini yönetir. Sohbetteki karşı tarafın kendi mesajlarını silmesini durduramazlar. Aynı hesapla birinin telefonunda oturum açmış bir Telegram uygulamasına da uzanmazlar, bu yüzden hesabın oturumları da kontrolün bir parçasıdır. Bunları Telegram'da Settings, ardından Devices altında inceleyin (Telegram'ın SSS'si buna Active Sessions der) ve var olmaması gerekenleri sonlandırın.

Bir CRM senkronizasyonunun aynı zamanda bir sohbet arşivi olduğunu varsaymak kolaydır. Bu ikisi değildir. HubSpot entegrasyonu her sohbeti bir HubSpot Contact ile eşler ve Entergram özel alanlarını kişi özellikleriyle senkronize eder; hiçbir mesaj veya not senkronize edilmez. Notion entegrasyonu her sohbeti tek bir Notion veritabanındaki bir satırla eşler ve özel alanları iki yönlü senkronize eder, yine mesaj olmadan. İkisi de anlaşma verilerini Telegram dışında tutmak için kullanışlıdır. Hiçbiri söylenenlerin tek bir satırını bile saklamaz.

Entergram'ın Telegram analitiği gönderilen ve alınan mesajları, yanıt sürelerini ve en yoğun saat ve günleri kapsar; ham analitik verileri indirilebilir. Bu size mesajlaşma etkinliğinin (hacimler, zamanlama ve yanıt süreleri) kalıcı bir kaydını verir. Mesaj metnini içermez, yani bir konuşmanın gerçekleştiğini gösterir ama içinde ne söylendiğini göstermez.

Entergram mesajları Telegram'dan canlı olarak çeker ve mesaj geçmişinizi veritabanında tutmaz, yalnızca kısa ömürlü önbellekler kullanır. Güvenlik sayfamız bu tasarımı açıklıyor. Gizlilik için iyidir ve bu rehber açısından tek bir anlamı vardır: bir Telegram hesabı silinirse Entergram da size onun geçmişini gösteremez.

Parçaları bu sırayla bir araya getirin. Her adım, bir öncekinin bıraktığı bir boşluğu kapatır.

1. Hesapların sahibi olun. İş konuşmaları, şirketin kontrol ettiği hesaplarda olmalıdır; iki adımlı doğrulama açık olmalı ve kurtarma e-postası bir şirket gelen kutusunu göstermelidir. Bu adımdan sonraki her şey bunu varsayar.
2. Her hesabın temel dışa aktarımını alın. "Export Telegram data" işlemini hem HTML hem JSON ile çalıştırın ve klasörü aynı gün şirket depolama alanına taşıyın. Hesap adı ve tarihle etiketleyin.
3. Sürekli bir kayıt başlatın. Slack'i her koltuk için kısıtlı bir kanala bağlayın, Slack saklama süresini kayıtlara ne kadar süre ihtiyaç duyduğunuza göre ayarlayın ve güvenmeden önce Telegram'da sildiğiniz bir mesaja ne olduğunu test edin.
4. Düzenlemeleri ve silmeleri kilitleyin. Müşteri sohbetleriyle çalışan her üye için iki mesaj kontrolünü açın ve ekibe açık olduklarını söyleyin. İnsanların bildiği bir kontrol davranışı değiştirir. Gizli tutulan bir kontrol ise biri fark ettiği ilk anda bir güven sorununa dönüşür.
5. İşten ayrılma kontrol listesini ihtiyaç duymadan önce yazın. Kişinin hesaplarının son dışa aktarımı, Settings, ardından Devices altında oturumların sonlandırılması, üyenin çalışma alanından çıkarılması.
6. İş kayıtlarını Gizli Sohbetlerin dışında tutun. Tasarım gereği yalnızca cihazda bulunurlar. Onları amaçlandıkları iş için kullanın ve ileride kanıtlamanız gerekebilecek her şeyi bulut sohbetlerinde tutun.

Son bir uyarı: müşteri konuşmalarıyla dolu bir dışa aktarım, bir dosyadaki kişisel veridir. AB'de faaliyet gösteriyor veya AB'deki müşterilere hizmet veriyorsanız bu dosyaların nerede duracağına ve ne kadar süre saklanacağına karar verin. Telegram GDPR rehberimiz saklama takvimlerini ve veri sahibi erişim taleplerini ele alıyor.

Telegram Desktop'ı kurun, giriş yapın ve Settings, ardından Advanced, ardından Export Telegram data yolunu izleyin. İstediğiniz sohbet türlerini işaretleyin, medya seçeneklerini ve boyut sınırını ayarlayın, HTML, JSON veya ikisini birden seçin ve Export'a tıklayın. Telegram güvenlik nedeniyle tam bir dışa aktarımı geciktirebilir ve diğer cihazlarınıza bildirim gönderebilir, bu yüzden geri gelip talebi aynı cihazdan tekrarlamanız gerekebilir.

Telegram dışa aktarma aracını Telegram Desktop için belgeler ve "Export chat history" ile "Export Telegram data" seçenekleri oradadır. Pratik yol, bir bilgisayara Telegram Desktop kurmak, aynı hesapla giriş yapmak ve oradan dışa aktarmaktır. Bulut sohbetleriniz zaten sunucuda olduğu için giriş yaptığınız anda masaüstünde görünürler.

Hayır. Telegram'ın SSS'si Gizli Sohbetlerin cihaza özgü olduğunu ve Telegram bulutunun parçası olmadığını söyler; dışa aktarım iletişim kutusu da onları sohbet türleri arasında listelemez. Bir Gizli Sohbet önemliyse, yalnızca gerçekleştiği cihazlarda vardır.

Hayır. Dışa aktarım sohbeti, çalıştırdığınız andaki haliyle okur; o andan önce herkesten silinen hiçbir şey orada olmaz. Bir mesaj iki taraftan da silindikten sonra Telegram'ın onu kurtarmanın bir yolu yoktur. Ekiplerin silme gerçekleşmeden önce nasıl kayıt tuttuğunu görmek için Telegram'da silinen mesajlar rehberimize bakın.

Hayır. Entergram mesajları Telegram'dan canlı olarak gösterir ve mesaj geçmişini veritabanında tutmaz. Kattığı şeyler şunlardır: tek yönlü denetim aktarımı aracılığıyla Slack'te sürekli bir kopya, çalışma alanı üyelerinin mesaj düzenlemesini veya silmesini durduran kilitler ve etkinliği kaydeden ama mesaj metnini içermeyen indirilebilir analitik verileri.

Bu doğrulanmadı. Slack aktarımı, Telegram'dan koltuk başına tek bir kanala tek yönlüdür ve Telegram tarafında silinen bir mesajdan sonra Slack kopyasına ne olacağı Entergram'ın arka ucunda belirlenir. Güvenmeden önce kendi çalışma alanınızda test edin ve onu, silmeyi en baştan çalışma alanınızda durduran silme kilidiyle birlikte kullanın.

Dosyayı bir insan okuyacaksa HTML, bir program okuyacaksa JSON seçin. Dışa aktarım bir gün bir anlaşmazlıkta kullanılabilecekse ikisini de seçin. Ek disk alanı, sohbet değiştikten sonra yeniden dışa aktarmaktan daha ucuzdur.

Bu çeyrekte kaybı size en çok zarar verecek Telegram hesabını seçin. Bu genellikle tek bir temsilcinin kendi numarasıyla elinde tuttuğu ve en büyük müşterilerinizin içinde olduğu hesaptır. Bugün onun için "Export Telegram data" işlemini her iki biçimde çalıştırın ve klasörü şirket depolama alanına koyun. Sonra bu hesabın tek bir kişinin kontrolünde kalıp kalmaması gerektiğine karar verin. Cevap hayırsa, bir sonraki adım onu düzenleme ve silme kilitlerinin geçerli olduğu ve Slack aktarımının kayda başladığı bir çalışma alanına taşımaktır.