Niestandardowe etykiety i tagi w Telegramie: porządkuj czaty po swojemu

Natywne foldery Telegrama pomagają porządkować czaty, ale mają swoje ograniczenia. Nie śledzisz w nich statusu leadów, poziomów priorytetu ani przypisania do projektów. Gdy Twoja firma rośnie, znalezienie konkretnej rozmowy staje się coraz trudniejsze.

Niestandardowe etykiety czatów w Entergram dają Ci pełną swobodę kategoryzowania czatów dokładnie tak, jak potrzebuje tego Twoja firma.

Problem z wbudowaną organizacją Telegrama polega na tym, że zaprojektowano ją do użytku prywatnego, a nie do prowadzenia firmy. Foldery mogą grupować czaty według ogólnych kategorii, ale nie uchwycą szczegółowych informacji, które firma musi śledzić: etapów transakcji, poziomów klientów, typów problemów czy przypisań w zespole. Gdy zarządzasz dziesiątkami lub setkami aktywnych rozmów, ten brak struktury prowadzi do chaosu.

Twórz tagi według dowolnych kryteriów ważnych dla Twojej firmy:

• Status leada: Gorący lead, Ciepły prospekt, Zakwalifikowany, Wymaga follow-upu
• Segment klienta: Klient VIP, Nowy w onboardingu, Ryzyko odejścia
• Projekt: Przebudowa strony, Kampania marketingowa Q3, Wsparcie klienta X
• Typ problemu: Wsparcie techniczne, Pytanie o płatności, Prośba o funkcję
• Źródło: Polecenie, Reklama w Telegramie, Członek grupy

Kluczowa zaleta nieograniczonej liczby tagów polega na tym, że Twój system etykiet rozwija się razem z firmą. Nie musisz z góry przewidywać każdej kategorii. Gdy pojawiają się nowe potrzeby (nowa linia produktów, kampania sezonowa, kategoria partnerstw), tworzysz pasujące etykiety. Nie ma sztywnego schematu do modyfikowania ani administratora, do którego trzeba pisać.

Grupuj etykiety w kolumnach w widoku Chats (Czaty). Każda kolumna to jedna kategoria informacji: Etap leada, Poziom klienta, Przypisany agent, Zainteresowanie produktem.

Kolumny nadają Twojej tabeli czatów strukturę arkusza lub bazy danych, ale bez ich złożoności. Każda kolumna to jeden wymiar informacji o rozmowie. Gdy Twój zespół otwiera widok czatów, od razu widzi etap leada, przypisanego opiekuna, priorytet i wszystkie inne zdefiniowane wymiary. Dzięki tej natychmiastowej widoczności nie trzeba wchodzić w poszczególne czaty, żeby poznać ich status.

• Tagi wielokrotnego wyboru: przypisz kilka etykiet do jednego czatu (np. Wysoki priorytet ORAZ Potrzebne demo)
• Tagi jednokrotnego wyboru: jeden status na czat (np. Etap leada, gdzie lead jest albo Nowy, albo Skontaktowany, albo Zakwalifikowany)

Rozróżnienie między tagami wielokrotnego i jednokrotnego wyboru ma znaczenie dla spójności danych. Etap leada powinien być jednokrotnego wyboru, bo lead jest w danym momencie na jednym etapie. Typy problemów mogą być wielokrotnego wyboru, bo jedna rozmowa może dotyczyć zarówno płatności, jak i prośby o nową funkcję. Właściwy typ tagu sprawia, że Twoje dane pozostają czyste, a filtry dają trafne wyniki.

Zespoły sprzedaży fintech tworzą kolumny dla etapów lejka: Nowy lead, Skontaktowany, Demo umówione, Oferta wysłana, Zamknięty. Filtruj według etapu, aby skupić się na transakcjach gotowych do zamknięcia. Taki widok lejka zastępuje zewnętrzne arkusze i daje całemu zespołowi sprzedaży wspólny wgląd w postęp transakcji. Gdy handlowiec oznaczy czat jako "Demo umówione", każdy członek zespołu od razu widzi tę zmianę.

Traderzy P2P i OTC oznaczają rozmowy według statusu transakcji, typu kontrahenta i wielkości transakcji. Szybko znajdziesz wszystkie oczekujące transakcje albo najcenniejszych kontrahentów. Traderzy często prowadzą jednocześnie wiele transakcji w różnych czatach Telegrama. Dzięki etykietom trader może od razu wyfiltrować wszystkie aktywne negocjacje, wszystkie zakończone transakcje czekające na rozliczenie albo wszystkie rozmowy z kontrahentami z określonego poziomu.

Agencje marketingowe Web3 oznaczają czaty według klienta, projektu i statusu. Wszystkie rozmowy z danym klientem widzisz na pierwszy rzut oka. Agencje obsługujące wielu klientów naraz bardzo dużo zyskują na etykietach, bo chronią one przed błędami przy przełączaniu kontekstu. Gdy agent filtruje według etykiety konkretnego klienta, widzi tylko rozmowy dotyczące tego klienta, co zmniejsza ryzyko wysłania niewłaściwych informacji niewłaściwej osobie.

Community managerowie oznaczają rozmowy wsparcia według typu problemu i priorytetu. W połączeniu z obsługą zgłoszeń tworzy to kompletny proces wsparcia. Etykiety trafiają bezpośrednio na tablicę Kanban, więc zgłoszenia oznaczone jako "Wysoki priorytet" automatycznie pojawiają się na początku kolejki.

Zespoły e-commerce używają etykiet do śledzenia rozmów o zamówieniach według statusu: Pytanie przed zakupem, Zamówienie złożone, Problem z wysyłką, Prośba o zwrot. Taka kategoryzacja pomaga agentom wsparcia traktować pilne sprawy, takie jak problemy z wysyłką, priorytetowo względem ogólnych pytań o produkty. Zasila też analitykę, dzięki czemu menedżerowie widzą najczęstsze typy problemów.

Zespoły dropshippingowe mogą oznaczać rozmowy z dostawcami według kategorii produktu, poziomu niezawodności i statusu zamówienia. Gdy zarządzasz relacjami z dziesiątkami dostawców w Telegramie, etykiety nie pozwalają rozmowom zlać się w jedno i sprawiają, że pilne problemy w łańcuchu dostaw są załatwiane w pierwszej kolejności.

Gdy klikasz czat, panel boczny pokazuje wszystkie przypisane tagi. Rozumiesz kontekst rozmowy, zanim przeczytasz wiadomości. To szczególnie cenne, gdy członek zespołu przejmuje rozmowę prowadzoną wcześniej przez kolegę. Zamiast przewijać historię wiadomości, żeby zrozumieć sytuację, dostaje od razu podsumowanie z etykiet: to klient VIP, transakcja jest na etapie oferty, a ostatnio prowadził ją kierownik sprzedaży.

Filtruj tabelę czatów według dowolnej kombinacji tagów. W kilka sekund znajdziesz wszystkie "Gorące leady" z "Projektu X", które "Wymagają follow-upu". Filtry złożone pozwalają precyzyjnie zawęzić listę czatów. Możesz łączyć filtry z różnych kolumn: pokaż wszystkie czaty, w których Etap leada to "Zakwalifikowany" ORAZ Przypisany agent to "Sarah" ORAZ Priorytet to "Wysoki". W ten sposób Twoje czaty w Telegramie stają się bazą danych, którą można przeszukiwać.

Używaj etykiet do segmentowania odbiorców wiadomości masowych. Wysyłaj promocje tylko do klientów VIP, a follow-upy tylko do ciepłych leadów. Wysyłka masowa obsługuje do 100 odbiorców w jednym zadaniu, a dłuższe listy są automatycznie dzielone na kilka zadań. Segmentacja według etykiet sprawia, że każdy odbiorca dostaje wiadomość, która go dotyczy. Wysyłki do wybranych odbiorców regularnie osiągają lepszy odsetek odpowiedzi i zaangażowanie niż masowe wiadomości do wszystkich.

Etykiety zasilają analitykę czatów. Zobacz, ile czatów jest na każdym etapie lejka albo które typy problemów pojawiają się najczęściej. Analityka staje się znacznie bardziej przydatna, gdy można ją segmentować według etykiet. Zamiast patrzeć na zbiorcze czasy odpowiedzi, możesz sprawdzić czasy odpowiedzi konkretnie dla klientów VIP albo śledzić, jak szybko rozwiązywane są zgłoszenia o wysokim priorytecie w porównaniu z tymi o niskim.

Połącz etykiety z przypomnieniami o czatach w Entergram przez bota Telegrama, aby stworzyć system follow-upów. Oznacz czat jako "Wymaga follow-upu", ustaw przypomnienie na następny dzień roboczy, a bot Telegrama powiadomi Cię, kiedy czas wrócić do rozmowy. Takie połączenie etykiet i przypomnień sprawia, że ważne rozmowy nie umykają.

Dzięki zarządzaniu wieloma kontami Twoje etykiety działają na wszystkich połączonych kontach Telegram. Stwórz jeden spójny system organizacji dla całej swojej obecności w Telegramie.

Ta spójność między kontami to jedna z najmocniejszych stron systemu etykiet Entergram. Niezależnie od tego, czy rozmowa toczy się na koncie sprzedażowym, koncie wsparcia czy Twoim koncie osobistym, obowiązują te same etykiety. Kontakt oznaczony jako "Klient VIP" na jednym koncie ma tę etykietę na wszystkich kontach, więc Twój zespół widzi spójny obraz bez względu na to, z którego konta pracuje.

Zacznij od trzech do pięciu etykiet, które odpowiadają na Twoje najpilniejsze potrzeby. Kolejne zawsze możesz dodać później. Zespoły, które pierwszego dnia próbują zbudować kompletny system etykiet, często tworzą kategorie, z których nigdy nie korzystają. Zacznij od etykiet, które rozwiązują dzisiejsze problemy, i rozbudowuj je, gdy pojawią się nowe wzorce.

Ustal zasady nazewnictwa, aby etykiety pozostały czytelne, gdy system się rozrasta. Zdecyduj, czy używasz pełnych słów, czy skrótów, jak stosujesz wielkie litery i czy dodajesz prefiksy do powiązanych etykiet. Spójność sprawia, że filtrowanie jest intuicyjne, i zapobiega powstawaniu zdublowanych etykiet o nieco innych nazwach.

Etykiet z czasem przybywa. Zaplanuj okresowe przeglądy, aby archiwizować lub usuwać etykiety, które straciły znaczenie. Zagracony system etykiet spowalnia Twój zespół i obniża dokładność analityki.

Zastanów się, jak obecnie porządkujesz rozmowy. Jakie informacje musisz śledzić?

Skonfiguruj kolumny w widoku Chats (Czaty) dla każdej kategorii.

Utwórz tagi w każdej kolumnie. Wybierz tagi wielokrotnego lub jednokrotnego wyboru, w zależności od potrzeb.

Zacznij oznaczać rozmowy i używaj filtrów, aby znaleźć to, czego potrzebujesz.

Zacznij od darmowego 3-dniowego okresu próbnego na app.entergram.com i zbuduj swój system etykiet. Jeśli chcesz pomocy w zaprojektowaniu etykiet dla swojego zastosowania, umów demo z naszym zespołem.

Niestandardowe etykiety są zawarte we wszystkich planach Entergram. Szczegóły dotyczące limitów i funkcji znajdziesz na naszej stronie z cennikiem.

Niestandardowe etykiety zmieniają Twój Telegram z chaotycznej skrzynki odbiorczej w uporządkowaną bazę danych CRM. Nadają każdej rozmowie kontekst biznesowy, umożliwiają precyzyjne filtrowanie, napędzają wysyłki do wybranych odbiorców i dostarczają wartościowe dane do analityki. W połączeniu z zarządzaniem wieloma kontami, wysyłką masową i analityką masz pełną kontrolę nad komunikacją w Telegramie.

Rozpocznij darmowy okres próbny albo poznaj wszystkie funkcje CRM dla Telegrama.