Eigen labels en tags voor Telegram: orden je chats zoals jij wilt

De ingebouwde mappen van Telegram helpen je chats te ordenen, maar ze zijn beperkt. Je kunt er geen leadstatus, prioriteit of projecttoewijzing mee bijhouden. Groeit je bedrijf, dan wordt het steeds lastiger om specifieke gesprekken terug te vinden.

Met eigen chatlabels van Entergram deel je chats onbeperkt flexibel in, precies zoals je bedrijf dat nodig heeft.

Het probleem met de ingebouwde organisatie van Telegram is dat die is ontworpen voor persoonlijk gebruik, niet voor bedrijfsprocessen. Met mappen groepeer je chats in brede categorieën, maar je legt er niet de fijnere informatie in vast die bedrijven moeten bijhouden: dealfases, klantniveaus, soorten problemen of teamtoewijzingen. Beheer je tientallen of honderden actieve gesprekken, dan zorgt dat gebrek aan structuur voor chaos.

Maak tags voor elk criterium dat relevant is voor je bedrijf:

• Leadstatus: Hete lead, Warme prospect, Gekwalificeerd, Opvolging nodig
• Klantsegment: VIP-klant, Net gestart, Risico op opzegging
• Project: Nieuw websiteontwerp, Marketingcampagne Q3, Support Klant X
• Soort probleem: Technische support, Vraag over facturering, Functieverzoek
• Bron: Doorverwijzing, Telegram-advertentie, Groepslid

Het grote voordeel van onbeperkte tags is dat je labelsysteem met je bedrijf meegroeit. Je hoeft niet vooraf elke categorie te voorspellen. Komen er nieuwe behoeften bij (een nieuwe productlijn, een seizoenscampagne, een categorie partnerschappen), dan maak je de labels die daarbij passen. Er is geen star schema om aan te passen en geen beheerder om te benaderen.

Orden labels in kolommen in je weergave Chats. Elke kolom staat voor een categorie informatie: Leadfase, Klantniveau, Toegewezen medewerker, Productinteresse.

Kolommen geven je chattabel de structuur van een spreadsheet of database, zonder de complexiteit. Elke kolom is een dimensie van informatie over een gesprek. Opent je team de chatweergave, dan ziet iedereen in één oogopslag de leadfase, de toegewezen eigenaar, de prioriteit en alle andere dimensies die je hebt gedefinieerd. Door dat directe overzicht hoef je niet meer elke chat te openen om de status te begrijpen.

• Tags met meerdere keuzes: meerdere labels op één chat (bijv. Hoge prioriteit EN Demo nodig)
• Tags met één keuze: één status per chat (bijv. Leadfase, waarbij een lead Nieuw, Benaderd of Gekwalificeerd is)

Het verschil tussen tags met meerdere keuzes en tags met één keuze is belangrijk voor de betrouwbaarheid van je gegevens. Een leadfase hoort één keuze te zijn, want een lead zit steeds in één fase. Soorten problemen kunnen juist meerdere keuzes zijn, omdat één gesprek zowel over facturering als over een functieverzoek kan gaan. Kies je het juiste type tag, dan blijven je gegevens schoon en geven je filters kloppende resultaten.

Salesteams in fintech maken kolommen voor de fases in hun pipeline: Nieuwe lead, Benaderd, Demo gepland, Voorstel verstuurd, Gesloten. Filter op fase om je te richten op deals die klaar zijn om te sluiten. Deze pipelineweergave vervangt externe spreadsheets en geeft het hele salesteam gedeeld zicht op de voortgang van deals. Markeert een verkoper een chat als "Demo gepland", dan ziet elk teamlid die update meteen.

P2P- en OTC-traders taggen gesprekken op status van de trade, type tegenpartij en omvang van de deal. Zo vind je snel alle openstaande trades of tegenpartijen met hoge waarde. Traders lopen vaak meerdere deals tegelijk in verschillende Telegram-chats. Met labels filtert een trader direct op alle lopende onderhandelingen, alle afgeronde trades die nog moeten worden afgewikkeld, of alle gesprekken met een bepaald niveau tegenpartij.

Web3-marketingbureaus taggen chats op klant, project en status. Zo zie je in één oogopslag alle gesprekken voor een specifieke klant. Bureaus die meerdere klantaccounts tegelijk beheren, hebben enorm veel aan labels, omdat die fouten bij het schakelen tussen klanten voorkomen. Filtert een medewerker op het label van een bepaalde klant, dan ziet hij alleen de gesprekken die voor die klant relevant zijn. Dat verkleint de kans dat de verkeerde informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Communitymanagers taggen supportgesprekken op soort probleem en prioriteit. Samen met supporttickets levert dat een complete supportworkflow op. Labels gaan direct naar het kanbanbord, zodat tickets met het label "Hoge prioriteit" automatisch bovenaan de wachtrij komen.

E-commerceteams gebruiken labels om gesprekken over bestellingen op status te volgen: Vraag vóór aankoop, Bestelling geplaatst, Probleem met verzending, Retourverzoek. Met deze indeling geven supportmedewerkers voorrang aan dringende zaken zoals verzendproblemen boven algemene productvragen. Het voedt ook je analyses, zodat managers zien welke soorten problemen het vaakst voorkomen.

Dropshippingteams kunnen gesprekken met leveranciers labelen op productcategorie, betrouwbaarheidsniveau en status van de bestelling. Beheer je relaties met tientallen leveranciers via Telegram, dan voorkomen labels dat gesprekken door elkaar gaan lopen en zorgen ze dat dringende problemen in de toeleveringsketen als eerste worden opgepakt.

Klik je op een chat, dan toont het zijpaneel alle toegepaste tags. Zo begrijp je de context van het gesprek voordat je de berichten leest. Dat is vooral waardevol als een teamlid een gesprek overneemt dat eerder door een collega werd behandeld. In plaats van door de berichtgeschiedenis te scrollen om de situatie te snappen, geven de labels meteen een samenvatting: dit is een VIP-klant, de deal zit in de voorstelfase en de salesleider heeft hem het laatst behandeld.

Filter je chattabel op elke combinatie van tags. Vind binnen enkele seconden alle 'Hete leads' voor 'Project X' die 'Opvolging nodig' hebben. Met samengestelde filters snijd je je chatlijst precies op maat. Je combineert filters over kolommen heen: toon alle chats waarbij Leadfase "Gekwalificeerd" is EN Toegewezen medewerker "Sarah" EN Prioriteit "Hoog". Zo worden je Telegram-chats een doorzoekbare database.

Gebruik labels om ontvangers te segmenteren voor broadcastberichten. Stuur promoties alleen naar VIP-klanten of opvolgberichten alleen naar warme leads. Broadcastberichten ondersteunen maximaal 100 ontvangers per taak. Langere lijsten worden automatisch over meerdere taken verdeeld, en segmentatie op labels zorgt ervoor dat elke ontvanger een relevant bericht krijgt. Gerichte broadcasts scoren steeds weer beter dan massaberichten als het gaat om responspercentages en betrokkenheid.

Labels voeden je chatanalyses. Zie hoeveel chats in elke fase van de pipeline zitten of welke soorten problemen het vaakst voorkomen. Analyses worden veel nuttiger als je ze op labels kunt segmenteren. In plaats van naar gemiddelde reactietijden te kijken, zie je de reactietijden voor VIP-klanten specifiek, of volg je hoe snel supporttickets met hoge prioriteit worden opgelost vergeleken met tickets met lage prioriteit.

Combineer labels met de chatherinneringen van Entergram via de Telegram-bot en je hebt een systeem voor opvolging. Label een chat als "Opvolging nodig", stel een herinnering in voor de volgende werkdag, en de Telegram-bot laat je weten wanneer het tijd is om weer contact op te nemen. Door labels en herinneringen te combineren, glippen belangrijke gesprekken er niet tussendoor.

Met beheer van meerdere accounts werken je labels over al je gekoppelde Telegram-accounts. Bouw één samenhangend organisatiesysteem voor je hele aanwezigheid op Telegram.

Die consistentie over accounts heen is een van de sterkste kanten van het labelsysteem van Entergram. Of een gesprek nu op je salesaccount, je supportaccount of je persoonlijke account plaatsvindt, dezelfde labels gelden. Een contact met het label "VIP-klant" op één account houdt dat label op alle accounts. Zo heeft je team een consistent beeld, vanuit welk account iemand ook werkt.

Begin met drie tot vijf labels voor je meest directe behoeften. Je kunt er later altijd meer toevoegen. Teams die op dag één een allesomvattend labelsysteem proberen te bouwen, maken vaak categorieën die ze nooit gebruiken. Begin met de labels die de problemen van vandaag oplossen en breid uit zodra er nieuwe patronen ontstaan.

Spreek regels voor namen af, zodat labels duidelijk blijven als je systeem groeit. Bepaal of je volledige woorden of afkortingen gebruikt, of je hoofdletters consistent toepast en of je voorvoegsels gebruikt voor labels die bij elkaar horen. Consistentie maakt filteren intuïtief en voorkomt dubbele labels met net iets andere namen.

Labels stapelen zich in de loop van de tijd op. Plan regelmatig een controle om labels die niet meer relevant zijn te archiveren of te verwijderen. Een rommelig labelsysteem vertraagt je team en maakt je analyses minder nauwkeurig.

Denk na over hoe je gesprekken nu ordent. Welke informatie wil je bijhouden?

Maak in je weergave Chats een kolom voor elke categorie.

Maak tags binnen elke kolom. Kies voor meerdere keuzes of één keuze, afhankelijk van wat je nodig hebt.

Begin met het taggen van gesprekken en gebruik filters om te vinden wat je zoekt.

Begin met de gratis proefperiode van 3 dagen op app.entergram.com en bouw je eigen labelsysteem. Wil je hulp bij het ontwerpen van labels voor jouw situatie, plan dan een demo met ons team.

Eigen labels zitten in alle abonnementen van Entergram. Bekijk onze prijspagina voor details over limieten en functies.

Eigen labels maken van je Telegram een geordende CRM-database in plaats van een chaotische inbox. Ze geven elk gesprek zakelijke context, maken precies filteren mogelijk, sturen gerichte broadcasts aan en leveren zinvolle gegevens voor je analyses. Samen met beheer van meerdere accounts, broadcastberichten en analyses heb je volledige controle over je communicatie op Telegram.

Start je gratis proefperiode of bekijk alle functies van het Telegram CRM.