Anwendungsfall: Kanzleien und Beratungen

Kanzleien und Beratungen auf Telegram, mit einer verlässlichen Aufzeichnung

Mandat, Phase, Verantwortlicher und Frist am Chat des Mandanten, Übergabenotizen zwischen Mitarbeitern und ein Slack-Audit-Log, das eine Kopie außerhalb von Telegram hält.

Beratungen, Anwalts- und Steuerkanzleien nehmen Mandantenanweisungen zunehmend über Telegram entgegen. Die Bequemlichkeit ist real, das Risiko ebenso: Eine wichtige Anweisung ist eine Nachricht, die jeder löschen kann.

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Eigene Messungen von Entergram: Nutzungsdaten des Produkts und unsere In-App-Kundenumfrage. Nicht unabhängig geprüft.

Der operative Kreislauf

Wie Kanzleien und Beratungen Marketing, Vertrieb und Service über Telegram abwickeln

Erfassen

Die Konten aller Berufsträger in einem Posteingang
Die Kanzlei sieht laufende Mandantenarbeit, ohne dass jemand etwas weiterleiten oder abtippen muss.
Mandatsfelder am Chat
Mandant, Mandat, Phase, Verantwortlicher und Frist als benutzerdefinierte Spalten neben der Unterhaltung.
Privat oder freigegeben pro Konto
Sensible Beziehungen bleiben privat bei einer Person, während allgemeine Mandantenkonten freigegeben werden.
Slack-Kanal pro Sitz
Jeder Chat, auf den ein Sitz Zugriff hat, wird in einen Slack-Kanal weitergeleitet, wo die Kanzlei ihre eigene Kopie behält.

Umwandeln

Fristen als Datumsfelder
Ein Filter zeigt alles, was diese Woche fällig ist, über alle Berufsträger und alle Mandanten hinweg.
Tickets für Arbeitsergebnisse
Jedes Arbeitspaket wird zum zugewiesenen Ticket mit SLA und Lösungsfeld.
Interne Kommentare
Kanzleiinterner Kontext, den der Mandant nie sieht, damit Vertretung und Übergabe das Mandat nicht von vorn beginnen lassen.
Vorlagen für Standardberatung
Mandatsbedingungen und Erklärungen zum Ablauf einheitlich und ohne erneutes Abtippen versenden.

Binden

Bearbeiten und Löschen verhindern
Eine wichtige Anweisung lässt sich im Nachhinein nicht still umschreiben oder entfernen.
Slack als zweite, separate Kopie
Jeder Chat, auf den ein Sitz Zugriff hat, wird nach Slack weitergeleitet, in ein System, das Mitarbeiter von Telegram aus nicht umschreiben können.
Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempel
Feld- und Statusänderungen mit Urheber und Zeitpunkt protokolliert.
CSV-Export für die Akte
Strukturierte Datensätze verlassen das System in einer Form, die in die Mandatsakte passt.

Bringen Sie Mandantenanweisungen in eine Form, auf die sich die Kanzlei verlassen kann.
Führen Sie das Mandat mit sichtbaren Fristen.
Schützen Sie die Aufzeichnung und die Mandantenbeziehung.

Wie Entergram hilft

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Die Herausforderung

Mandanten erteilen Anweisungen über Telegram, weil es schnell ist, doch die Kanzlei bekommt keine der Kontrollen, die sie überall sonst erwarten würde. Es gibt keine Aufzeichnung darüber, wem was mitgeteilt wurde, Fristen stehen in einzelnen Kalendern, und jede Nachricht kann vom Absender bearbeitet oder gelöscht werden. Ist ein Berufsträger abwesend oder verlässt er die Kanzlei, ist der Stand des Mandats unbekannt.

Mehr erfahren

Wie Entergram hilft

Entergram lässt Telegram den Kanal zum Mandanten bleiben und legt die Kontrollen darunter. Mandat, Phase, Verantwortlicher und Frist sind benutzerdefinierte Felder, sodass die Kanzlei auf alles filtern kann, was diese Woche fällig ist. Arbeitsergebnisse werden zu Tickets mit SLA. Der Workspace kann das Bearbeiten und Löschen von Nachrichten ganz verhindern, und das Slack-Audit-Log leitet jeden Chat, auf den ein Sitz Zugriff hat, in ein separates System, sodass die Aufzeichnung der Kanzlei nicht nur in Telegram liegt.

Funktionen

Was Kanzleien und Beratungen tatsächlich nutzen

Datenschutz- und Aufzeichnungskontrollen · Slack als Audit-Log · Tickets mit SLA · Aktivitätsprotokoll und interne Kommentare · Freigabe pro Konto

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Datenschutz- und AufzeichnungskontrollenBenutzernamen ausblenden, Gruppenmitglieder-Informationen ausblenden, das Bearbeiten von Nachrichten verhindern, das Löschen von Nachrichten verhindern.
Slack als Audit-LogJeder Chat, auf den ein Sitz Zugriff hat, wird in eine Richtung als separate Kopie nach Slack weitergeleitet. Antworten gehen aus Entergram über das echte Konto raus.
Tickets mit SLAArbeitsergebnisse werden zu zugewiesener Arbeit mit Deadline, Kategorie und Lösungsfeld.
Aktivitätsprotokoll und interne KommentareFeld- und Statusänderungen tragen Urheber und Zeitstempel. Kommentare bleiben kanzleiintern.
Freigabe pro KontoJedes verbundene Konto wird für den Workspace freigegeben oder bleibt privat bei dem Nutzer, der es verbunden hat.

Einrichtung

So funktioniert es

Mandantennahe Konten verbinden · Aufzeichnungskontrollen aktivieren · Mandatsfelder festlegen · Arbeitsergebnisse als Tickets anlegen · Fristen per Filter prüfen

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01 Mandantennahe Konten verbinden

Jeder Berufsträger verbindet seine Konten und wählt, welche für die Kanzlei freigegeben werden.

02 Aufzeichnungskontrollen aktivieren

Verhindern Sie Bearbeiten und Löschen und verbinden Sie jeden Sitz für eine zweite Kopie mit einem Slack-Audit-Kanal, bevor das Volumen wächst.

03 Mandatsfelder festlegen

Mandant, Mandat, Phase, Verantwortlicher und Frist als benutzerdefinierte Spalten an jedem Mandanten-Chat.

04 Arbeitsergebnisse als Tickets anlegen

Jedes Arbeitspaket bekommt einen Verantwortlichen, ein SLA und ein Lösungsfeld.

05 Fristen per Filter prüfen

Filtern Sie auf die Fristspalte und sehen Sie alles, was diese Woche in der gesamten Kanzlei fällig ist.

Integrationen

Halten Sie den Rest Ihres Stacks aktuell

Telegram bleibt der Ort, an dem das Gespräch stattfindet, während die Systeme, die Ihr Team bereits nutzt, auf dem aktuellen Stand bleiben.

Mehr erfahren

Slack als Audit-Log in eine Richtung: die Oberfläche für die Aufzeichnung. Jeder Sitz leitet jeden Chat, auf den er Zugriff hat, in einen Kanal, als zweite Kopie außerhalb von Telegram.
Ihre Kanzleisoftware über Make.com: Synchronisieren Sie Mandatsphase und Frist, damit niemand zwei Systeme pflegt.
Entergram MCP: Fassen Sie offene Mandate zusammen und listen Sie jedes Arbeitsergebnis auf, das diese Woche in der Kanzlei fällig ist.

FAQ

Fragen von Kanzleien und Beratungen

Können wir verhindern, dass Mitarbeiter Mandantennachrichten löschen?

Ja. Der Workspace kann verhindern, dass Nutzer Nachrichten löschen oder bearbeiten. Das Slack-Audit-Log ergänzt eine zweite Kopie außerhalb von Telegram. Was mit ihr nach einer Löschung auf der Telegram-Seite geschieht, ist allerdings noch nicht bestätigt.

Ist Slack ein Ersatz für den Posteingang?

Nein. Slack ist eine interne Oberfläche für die Aufzeichnung. Jeder Sitz leitet in den einen Kanal weiter, den er gewählt hat, und gearbeitet wird im Posteingang.

Können sensible Mandantenkonten privat bleiben?

Ja. Die Freigabe wird pro Konto entschieden, sodass die vertraulichen Beziehungen eines Partners privat bleiben, während allgemeine Mandantenkonten für die Kanzlei freigegeben sind.

Gibt es einen Prüfpfad?

Das Aktivitätsprotokoll erfasst Feld- und Statusänderungen mit Urheber und Zeitstempel, und Datensätze lassen sich als CSV exportieren. Entergram ist eine Arbeitsebene, kein Produkt zur revisionssicheren Archivierung. Kanzleien mit formalen Aufbewahrungspflichten sollten es daher ergänzend zu ihren bestehenden Systemen einsetzen.

Sieht der Mandant etwas anderes?

Nein. Entergram liegt über Telegram und läuft auf echten persönlichen Konten, sodass der Mandant dieselbe Unterhaltung mit derselben Person sieht.