Label dan Tag Kustom untuk Telegram: Atur Chat Sesuai Cara Anda

Folder bawaan Telegram membantu mengatur chat, tetapi kemampuannya terbatas. Anda tidak bisa melacak status prospek, tingkat prioritas, atau penugasan proyek. Seiring bisnis Anda tumbuh, mencari percakapan tertentu menjadi semakin sulit.

Label chat kustom dari Entergram memberi Anda keleluasaan tanpa batas untuk mengelompokkan chat persis sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Masalah dengan cara pengorganisasian bawaan Telegram adalah semuanya dirancang untuk penggunaan pribadi, bukan operasional bisnis. Folder bisa mengelompokkan chat berdasarkan kategori umum, tetapi tidak bisa menangkap informasi rinci yang perlu dilacak bisnis: tahap deal, tingkatan pelanggan, jenis masalah, atau penugasan tim. Saat Anda mengelola puluhan atau ratusan percakapan aktif, kurangnya struktur ini menimbulkan kekacauan.

Buat tag untuk kriteria apa pun yang relevan dengan bisnis Anda:

• Status Prospek: Prospek Panas, Prospek Hangat, Terkualifikasi, Perlu Follow-Up
• Segmen Pelanggan: Klien VIP, Baru Onboarding, Berisiko Churn
• Proyek: Desain Ulang Website, Kampanye Pemasaran Q3, Support Klien X
• Jenis Masalah: Support Teknis, Pertanyaan Tagihan, Permintaan Fitur
• Sumber: Referral, Iklan Telegram, Anggota Grup

Keunggulan utama tag tanpa batas adalah sistem label Anda ikut berkembang bersama bisnis Anda. Anda tidak perlu menebak semua kategori sejak awal. Saat kebutuhan baru muncul (lini produk baru, kampanye musiman, kategori kemitraan), Anda tinggal membuat label yang sesuai. Tidak ada skema kaku yang harus diubah atau administrator yang harus dihubungi.

Kelompokkan label di bawah kolom pada tampilan Chats Anda. Setiap kolom mewakili satu kategori informasi: Tahap Prospek, Tingkatan Klien, Agen yang Ditugaskan, Minat Produk.

Kolom memberi tabel chat Anda struktur seperti spreadsheet atau database, tanpa kerumitannya. Setiap kolom berfungsi sebagai satu dimensi informasi tentang sebuah percakapan. Saat tim Anda membuka tampilan chat, mereka langsung melihat tahap prospek, penanggung jawab, prioritas, dan dimensi lain yang sudah Anda tentukan. Visibilitas instan ini menghilangkan kebutuhan untuk membuka chat satu per satu demi memahami statusnya.

• Tag Multi-Pilihan: Terapkan beberapa label pada satu chat (misalnya Prioritas Tinggi DAN Perlu Demo)
• Tag Satu Pilihan: Satu status per chat (misalnya Tahap Prospek, di mana prospek berstatus Baru, Sudah Dihubungi, atau Terkualifikasi)

Perbedaan antara tag multi-pilihan dan tag satu pilihan penting untuk menjaga integritas data. Tahap prospek sebaiknya satu pilihan, karena prospek hanya berada di satu tahap dalam satu waktu. Namun jenis masalah bisa multi-pilihan, karena satu percakapan bisa sekaligus berisi pertanyaan tagihan dan permintaan fitur. Memilih jenis tag yang tepat membuat data Anda tetap rapi dan filter Anda memberi hasil yang akurat.

Tim sales fintech membuat kolom untuk tahap pipeline: Prospek Baru, Sudah Dihubungi, Demo Dijadwalkan, Proposal Terkirim, Closed. Filter berdasarkan tahap untuk fokus pada deal yang siap ditutup. Tampilan pipeline ini menggantikan spreadsheet eksternal dan memberi seluruh tim sales visibilitas bersama atas progres deal. Saat seorang sales menandai chat sebagai "Demo Dijadwalkan", setiap anggota tim langsung melihat pembaruan itu.

Trader P2P dan OTC memberi tag pada percakapan berdasarkan status trade, jenis counterparty, dan ukuran deal. Temukan dengan cepat semua trade yang tertunda atau counterparty bernilai tinggi. Trader sering mengelola beberapa deal sekaligus di berbagai chat Telegram. Label memastikan trader bisa langsung memfilter untuk melihat semua negosiasi aktif, semua trade selesai yang menunggu settlement, atau semua percakapan dengan tingkatan counterparty tertentu.

Agensi pemasaran Web3 memberi tag pada chat berdasarkan klien, proyek, dan status. Lihat semua percakapan untuk klien tertentu dalam sekejap. Agensi yang menangani banyak akun klien sangat terbantu oleh label karena label mencegah kesalahan akibat berpindah-pindah konteks. Saat seorang agen memfilter berdasarkan label klien tertentu, ia hanya melihat percakapan yang relevan dengan klien itu, sehingga risiko mengirim informasi yang salah ke orang yang salah berkurang.

Community manager memberi tag pada percakapan support berdasarkan jenis masalah dan prioritas. Dipadukan dengan sistem tiket support, ini menciptakan alur kerja support yang lengkap. Label langsung masuk ke papan Kanban, sehingga tiket berlabel "Prioritas Tinggi" otomatis muncul di bagian atas antrean.

Tim e-commerce memakai label untuk melacak percakapan terkait pesanan berdasarkan status: Pertanyaan Sebelum Membeli, Pesanan Dibuat, Masalah Pengiriman, Permintaan Retur. Pengelompokan ini membantu agen support memprioritaskan masalah mendesak seperti kendala pengiriman dibanding pertanyaan produk umum. Data ini juga masuk ke analitik sehingga manajer bisa melihat jenis masalah yang paling sering muncul.

Tim dropshipping bisa memberi label pada percakapan supplier berdasarkan kategori produk, tingkat keandalan, dan status pesanan. Saat mengelola hubungan dengan puluhan supplier di Telegram, label mencegah percakapan bercampur aduk dan memastikan masalah rantai pasok yang mendesak ditangani lebih dulu.

Saat Anda mengklik sebuah chat, panel samping menampilkan semua tag yang diterapkan. Pahami konteks percakapan sebelum membaca pesannya. Ini sangat berharga saat seorang anggota tim melanjutkan percakapan yang sebelumnya ditangani rekannya. Alih-alih menggulir riwayat pesan untuk memahami situasinya, label langsung memberi ringkasan: ini klien VIP, deal-nya ada di tahap proposal, dan terakhir ditangani oleh lead sales.

Filter tabel chat Anda dengan kombinasi tag apa pun. Temukan semua 'Prospek Panas' untuk 'Proyek X' yang 'Perlu Follow-Up' dalam hitungan detik. Filter gabungan memungkinkan Anda memilah daftar chat dengan presisi. Anda bisa menggabungkan filter dari beberapa kolom: tampilkan semua chat dengan Tahap Prospek "Terkualifikasi" DAN Agen yang Ditugaskan "Sarah" DAN Prioritas "Tinggi". Dengan begitu, chat Telegram Anda menjadi database yang bisa dikueri.

Gunakan label untuk menyegmentasi penerima pesan broadcast. Kirim promosi hanya ke klien VIP atau follow-up hanya ke prospek hangat. Pesan broadcast mendukung hingga 100 penerima per job, dan daftar yang lebih panjang otomatis dibagi ke beberapa job. Segmentasi berbasis label memastikan setiap penerima mendapat pesan yang relevan. Broadcast yang tepat sasaran secara konsisten mengungguli pesan massal dalam tingkat respons dan keterlibatan.

Label masuk ke analitik chat. Lihat berapa banyak chat di setiap tahap pipeline atau jenis masalah apa yang paling umum. Analitik menjadi jauh lebih berguna saat bisa disegmentasi berdasarkan label. Alih-alih melihat waktu respons secara keseluruhan, Anda bisa melihat waktu respons khusus untuk klien VIP, atau memantau seberapa cepat tiket support prioritas tinggi diselesaikan dibanding tiket prioritas rendah.

Padukan label dengan pengingat chat Entergram melalui bot Telegram untuk membuat sistem follow-up. Beri label "Perlu Follow-Up" pada sebuah chat, atur pengingat untuk hari kerja berikutnya, dan bot Telegram akan memberi tahu Anda saat waktunya menghubungi kembali. Kombinasi label dan pengingat ini memastikan percakapan penting tidak terlewat.

Dengan manajemen banyak akun, label Anda berlaku di semua akun Telegram yang terhubung. Bangun satu sistem pengorganisasian terpadu untuk seluruh kehadiran Anda di Telegram.

Konsistensi lintas akun ini adalah salah satu keunggulan terbesar sistem label Entergram. Baik percakapan terjadi di akun sales, akun support, atau akun pribadi Anda, label yang sama tetap berlaku. Kontak berlabel "Klien VIP" di satu akun membawa label itu ke semua akun, sehingga tim Anda mendapat gambaran yang konsisten dari akun mana pun mereka bekerja.

Mulailah dengan tiga sampai lima label yang menjawab kebutuhan paling mendesak. Anda selalu bisa menambah label nanti. Tim yang mencoba membangun sistem label yang lengkap di hari pertama sering membuat kategori yang tidak pernah dipakai. Mulailah dengan label yang menyelesaikan masalah hari ini, lalu kembangkan saat pola baru muncul.

Tetapkan aturan penamaan agar label tetap jelas saat sistem Anda berkembang. Putuskan apakah memakai kata lengkap atau singkatan, apakah huruf kapital dipakai secara konsisten, dan apakah perlu awalan untuk label yang saling terkait. Konsistensi membuat filter mudah dipakai dan mencegah label ganda dengan nama yang sedikit berbeda.

Label menumpuk seiring waktu. Jadwalkan tinjauan berkala untuk mengarsipkan atau menghapus label yang sudah tidak relevan. Sistem label yang berantakan memperlambat tim Anda dan mengurangi akurasi analitik.

Pikirkan bagaimana Anda mengatur percakapan saat ini. Informasi apa yang perlu Anda lacak?

Siapkan kolom di tampilan Chats untuk setiap kategori.

Buat tag di dalam setiap kolom. Pilih multi-pilihan atau satu pilihan sesuai kebutuhan Anda.

Mulailah memberi tag pada percakapan dan gunakan filter untuk menemukan yang Anda butuhkan.

Mulailah dengan uji coba gratis 3 hari di app.entergram.com untuk membangun sistem label Anda. Jika Anda ingin panduan merancang label untuk kebutuhan spesifik Anda, jadwalkan demo dengan tim kami.

Label kustom sudah termasuk di semua paket Entergram. Lihat halaman harga kami untuk detail batas dan fitur.

Label kustom mengubah Telegram Anda dari kotak masuk yang kacau menjadi database CRM yang teratur. Label memberi setiap percakapan konteks bisnis, memungkinkan filter yang presisi, menggerakkan broadcast yang tepat sasaran, dan mengalirkan data yang bermakna ke analitik Anda. Dipadukan dengan manajemen banyak akun, pesan broadcast, dan analitik, Anda memegang kendali penuh atas komunikasi Telegram Anda.

Mulai uji coba gratis Anda atau jelajahi semua fitur CRM Telegram.