Резервне копіювання чатів Telegram для бізнесу: як експортувати чати і чого бракує в експорті

Цього місяця хтось у вашій команді спитав: «А в нас це є письмово?» І відповідь була в Telegram однієї людини. Можливо, ви гортали чат, щоб її знайти. Можливо, шукали, як експортувати чат, і знайшли три інструкції, які зупинялися на шляху в меню. Ось цифра, яка має насторожити власника бізнесу: FAQ Telegram каже, що акаунт, який не заходить у мережу 18 місяців, за замовчуванням видаляється, а видалення акаунта назавжди стирає всі його повідомлення й контакти.

У цьому посібнику ми як слід розберемо експорт: де він, що робить кожна опція, HTML проти JSON і що потрапляє в папку. А потім ту частину, яку інструкції пропускають. Резервна копія чатів Telegram, зроблена однією людиною на одному ноутбуці, захищає від збоїв, які трапляються рідко, і залишає вас беззахисними перед тим, що трапляється найчастіше: людина з доступом іде й забирає історію або тихо її змінює.

Перш ніж щось експортувати, з'ясуйте, що Telegram уже зберігає за вас. Звичайні чати це хмарні чати. FAQ Telegram описує їх як зашифровані дані в хмарі Telegram, доступні з будь-якого вашого пристрою, навіть якщо ви втратите телефон. За тим самим FAQ, дані хмарних чатів зберігаються в кількох дата-центрах.

Виняток становлять Secret Chats (секретні чати). FAQ зазначає, що секретні чати прив'язані до пристрою і не є частиною хмари Telegram. Вони існують лише на пристроях, де відбувалася розмова. Втратите пристрій або вийдете з акаунта, і ці повідомлення зникнуть.

Тож на випадок втрати телефона Telegram сам собі резервна копія. Але хмара не захищає вас від людей, які можуть діяти в чаті:

Чотири з п'яти рядків стосуються людей і володіння акаунтами, а не серверів Telegram. Пам'ятайте про це до кінця посібника.

Telegram запустив інструмент експорту в серпні 2018 року у Telegram Desktop. Є два способи: по одному чату або весь акаунт.

Використовуйте це, коли потрібна одна розмова, наприклад листування з клієнтом перед суперечкою або чат із постачальником перед продовженням контракту.

Відкрийте чат у Telegram Desktop
Натисніть меню з трьома крапками в заголовку чату
Виберіть "Export chat history"
Вкажіть типи медіа, обмеження розміру, формат і діапазон дат
Натисніть Export

У діалозі можна вибрати, які медіа включити (фото, відео, голосові повідомлення, відеоповідомлення, стікери, GIF і файли), обмеження розміру файлів, шлях завантаження, формат і діапазон дат, заданий як "From" і "to". Якщо залишити діапазон за замовчуванням, експортується все, від найстарішого повідомлення до сьогодні. Ці назви взято безпосередньо з вихідного коду Telegram Desktop, тож вони збігаються з тим, що ви бачите на екрані.

Використовуйте це, коли людина йде, акаунт під загрозою або ви вперше робите базову копію акаунта.

Telegram Desktop: Settings, далі Advanced, далі Export Telegram data

Цей експорт ширший. Окрім чатів, він може включати дані акаунта (відображуване ім'я, username, номер телефону, фото профілю), список контактів, архів сторіз і активні сеанси. Типи чатів ви обираєте по одному: особисті чати, чати з ботами, приватні групи, приватні канали, публічні групи й публічні канали. Є також опція "Only my messages" (лише мої повідомлення), яка обрізає експорт груп до того, що написав цей акаунт.

Повного експорту Telegram може змусити вас чекати. У вихідному коді Telegram Desktop є повідомлення про те, що з міркувань безпеки завантаження може бути відкладене на кілька годин, що всі ваші пристрої отримали сповіщення про запит і що повторити його потрібно пізніше з того самого пристрою. Якщо ви експортуєте, бо акаунт ось-ось буде втрачено, починайте сьогодні, а не в останній день.

Експорт пропонує "Human-readable HTML", "Machine-readable JSON" або обидва.

• HTML відкривається в браузері й виглядає як чат. Обирайте його, коли файл читатиме людина: керівник, який переглядає листування, юрист, аудитор.
• JSON це структуровані дані. Обирайте його, коли файл піде далі: у скрипт, таблицю, базу даних, пошуковий індекс.
• Обидва коштують лише місця на диску. Для всього, що може знадобитися в суперечці, беріть обидва. Ви не знаєте наперед, хто буде наступним читачем, людина чи програма.

Останній рядок важливіший, ніж здається. Експорт це погляд одного акаунта на Telegram. Він не може включати групу, з якої акаунт вийшов, чат, у якому він ніколи не був, чи розмову колеги на іншому акаунті.

Для людини, яка зберігає власні чати, експорту достатньо. Для компанії він підводить у чотирьох конкретних місцях.

Це знімок. Експорт зчитує кожен чат у тому стані, в якому він є в момент натискання кнопки. Усе, що видалили раніше, відсутнє, а все, що редагували раніше, показано лише в остаточному вигляді. Усе, що видалять чи змінять після експорту, у вашій копії залишиться, але ніщо не скаже вам, що воно змінилося. У вас дві версії правди і жодного журналу різниці.

Це погляд однієї людини. Кожен експорт належить одному акаунту. Команді з 12 акаунтами потрібно 12 експортів, кожен запускає хтось, хто увійшов у цей акаунт, і кожен зі своїм очікуванням, якщо Telegram його застосує. Ніхто не робить цього щодня, тож на практиці ніхто не робить цього взагалі, поки щось уже не пішло не так.

Він лежить на одному ноутбуці. Шлях завантаження за замовчуванням це папка на комп'ютері, де запускали експорт. Якщо ніхто не перенесе її у сховище компанії, резервна копія має ті самі слабкі місця, що й ноутбук: крадіжка, стертий диск, забутий пароль.

Він іде разом із працівником. Саме це коштує грошей. Експортувати чат може той, у кого сеанс акаунта. Якщо це менеджер із продажу, який працює зі свого номера, то після його звільнення акаунт, його хмарна історія і кожен експорт належать йому. У вашої компанії копії ніколи не було.

Якщо ваша реальна проблема це повідомлення, яке вже видалено, експорт його не поверне, і ніщо інше теж. Наш посібник про видалені повідомлення Telegram і журнали аудиту докладно розбирає цей випадок.

Статті про безпеку месенджерів здебільшого про зовнішні загрози: шифрування, злами серверів, викрадені SIM-картки. Вони реальні, і двоетапну перевірку варто ввімкнути на кожному робочому акаунті. Але погляньте ще раз на таблицю на початку посібника. Хмара Telegram уже вирішує проблему втраченого телефона. Чого вона не може вирішити, то це людини з легітимним доступом, яка видаляє листування, щоб приховати помилку, або експортує список контактів у свою останню п'ятницю.

Це не гіпотеза про поганих людей. Інструмент експорту Telegram це функція приватності, створена для власників акаунтів, і вона працює саме так, як задумано: хто контролює сеанс, той може забрати дані. Та сама кнопка, яка робить для вас резервну копію чату, робить її і для того, хто йде до конкурента. План резервного копіювання для бізнесу має починатися з того, хто контролює акаунти, бо експорт іде туди, куди йде акаунт.

Межі цього аргументу: якщо ваша команда це три засновники, які володіють своїми акаунтами й довіряють одне одному, ризик невеликий, і щомісячного експорту в спільне сховище може вистачити. Аргумент посилюється з кожним новим акаунтом, кожним залученим підрядником і кожним менеджером, який приходить зі своїм номером телефону.

Entergram це шар CRM поверх справжніх особистих акаунтів Telegram, створений, щоб керувати 100+ акаунтами в одному інтерфейсі. Кілька його функцій стосуються проблеми резервного копіювання. Жодна з них не є резервною копією повідомлень, і наведені нижче обмеження так само важливі, як і функції.

Інтеграція зі Slack в Entergram позиціонується як журнал аудиту. Кожне місце підключає власний робочий простір Slack і вибирає один публічний або приватний канал. Потім Entergram передає в цей канал кожен чат Telegram, до якого має доступ це місце, тож запис формується сам, а не чекає, поки хтось запустить експорт.

Обмеження, прямо:

• Це в один бік. Telegram передається в Slack. Відповісти зі Slack назад у Telegram не можна.
• Це один канал на місце, а не на акаунт. Якщо одне місце має доступ до восьми акаунтів, усі вісім потрапляють в один канал цього місця. Для окремих записів з обмеженим доступом потрібні окремі місця.
• Поведінка при видаленні не підтверджена. Чи залишається в каналі Slack повідомлення, видалене в Telegram, вирішується в бекенді Entergram і не підтверджено. Не будуйте процес комплаєнсу на припущенні, що залишається, поки не перевірите це у своєму робочому просторі.
• Скільки житиме копія, вирішує політика зберігання Slack. На безкоштовному плані Slack історія повідомлень доступна 90 днів, а вміст, старший за рік, видаляється назавжди. На платних планах налаштування зберігання Slack за замовчуванням зберігають дані весь час існування робочого простору, і Workspace Owners можуть це змінити. Налаштуйте це свідомо.
• Вважайте, що запис іде з дня підключення. Завантаження старішої історії не задокументоване, тож того ж дня зробіть експорт Telegram наявної історії кожного акаунта, щоб не було прогалини.

Entergram має чотири налаштування проти внутрішніх витоків даних: приховати username, приховати інформацію про учасників груп, заборонити користувачам редагувати повідомлення і заборонити користувачам видаляти повідомлення. Останні два зберігають вашу частину розмови незмінною в самому джерелі, і це краще за будь-яку резервну копію, бо відновлювати нічого не доведеться.

Обмеження: ці налаштування визначають, що учасники робочого простору можуть робити через Entergram. Вони не можуть завадити іншій стороні чату видалити власні повідомлення. І вони не діють на застосунок Telegram, у якому той самий акаунт відкрито на чиємусь телефоні, тож сеанси акаунта теж частина контролю. Перегляньте їх у Telegram у розділі Settings, далі Devices (у FAQ Telegram це Active Sessions) і завершіть ті, яких не має бути.

Легко припустити, що синхронізація з CRM це ще й архів чатів. Ці дві ні. Інтеграція з HubSpot зіставляє кожен чат із Contact у HubSpot і синхронізує власні поля Entergram із властивостями контакту, а повідомлення чи нотатки не синхронізуються. Інтеграція з Notion зіставляє кожен чат із рядком в одній базі даних Notion і синхронізує власні поля в обидва боки, знову без повідомлень. Обидві корисні, щоб тримати дані угод поза Telegram. Жодна не збереже ані рядка з того, що було сказано.

Аналітика Telegram в Entergram охоплює надіслані й отримані повідомлення, час відповіді, найзавантаженіші години й дні, а сирі дані аналітики можна завантажити. Це дає надійний запис активності листування (обсяги, час, швидкість відповіді). Тексту повідомлень там немає, тож він показує, що розмова відбулася, але не показує, що в ній було сказано.

Entergram отримує повідомлення з Telegram у реальному часі й не зберігає історію повідомлень у своїй базі даних, лише короткочасні кеші. Наша сторінка безпеки пояснює цей підхід. Він добрий для приватності, і для цього посібника означає одне: якщо акаунт Telegram видалено, Entergram теж не зможе показати його історію.

Складіть усе разом у такому порядку. Кожен крок закриває прогалину, яку залишає попередній.

1. Володійте акаунтами. Робочі розмови мають вестися на акаунтах, які контролює компанія, з налаштованою двоетапною перевіркою та резервною поштою на корпоративній скриньці. Усі наступні кроки виходять із цього.
2. Зробіть базовий експорт кожного акаунта. Запустіть "Export Telegram data" з HTML і JSON і того ж дня перенесіть папку у сховище компанії. Підпишіть її назвою акаунта й датою.
3. Запустіть поточний запис. Підключіть Slack для кожного місця до каналу з обмеженим доступом, встановіть у Slack строк зберігання відповідно до того, скільки вам потрібні записи, і перевірте, що стається з повідомленням, яке ви видалили в Telegram, перш ніж на це покладатися.
4. Заблокуйте редагування й видалення. Увімкніть обидва налаштування повідомлень для кожного учасника, який працює з чатами клієнтів, і скажіть команді, що вони ввімкнені. Налаштування, про яке люди знають, змінює поведінку. Приховане стає проблемою довіри, щойно хтось його помітить.
5. Напишіть чекліст для звільнення, перш ніж він знадобиться. Фінальний експорт акаунтів людини, завершення сеансів у Settings, далі Devices, видалення учасника з робочого простору.
6. Не ведіть робочі записи в Secret Chats. Вони за задумом існують лише на пристрої. Використовуйте їх за призначенням, а все, що може знадобитися довести пізніше, тримайте в хмарних чатах.

Останнє застереження: експорт, повний розмов із клієнтами, це персональні дані у файлі. Якщо ви працюєте в ЄС або обслуговуєте клієнтів із ЄС, вирішіть, де зберігаються ці файли і як довго ви їх тримаєте. Наш посібник про GDPR у Telegram розбирає графіки зберігання й запити суб'єктів даних на доступ.

Встановіть Telegram Desktop, увійдіть і перейдіть у Settings, далі Advanced, далі Export Telegram data. Позначте потрібні типи чатів, налаштуйте медіа й обмеження розміру, виберіть HTML, JSON або обидва і натисніть Export. Telegram може з міркувань безпеки відкласти повний експорт і сповістити ваші інші пристрої, тож, можливо, доведеться повернутися й повторити запит із того самого пристрою.

Telegram документує інструмент експорту в Telegram Desktop, і саме там є опції "Export chat history" і "Export Telegram data". Практичний шлях: встановити Telegram Desktop на комп'ютер, увійти в той самий акаунт і експортувати звідти. Ваші хмарні чати вже на сервері, тож вони з'являться на комп'ютері одразу після входу.

Ні. FAQ Telegram каже, що Secret Chats прив'язані до пристрою і не є частиною хмари Telegram, а діалог експорту не показує їх серед типів чатів. Якщо Secret Chat важливий, він існує лише на пристроях, де відбувався.

Ні. Експорт зчитує чат таким, яким він є на момент запуску, тож усього, що видалили для всіх до цього моменту, там немає. Telegram не може відновити повідомлення, видалене для обох сторін. Як команди зберігають запис ще до видалення, читайте в нашому посібнику про видалені повідомлення Telegram.

Ні. Entergram показує повідомлення з Telegram у реальному часі й не зберігає історію повідомлень у своїй базі даних. Він додає поточну копію в Slack через односторонню ретрансляцію для аудиту, блокування, які не дають учасникам робочого простору редагувати чи видаляти повідомлення, і дані аналітики для завантаження, які фіксують активність, але не текст повідомлень.

Це не підтверджено. Ретрансляція в Slack іде в один бік, із Telegram в один канал на місце, а що стається з копією в Slack після видалення на боці Telegram, вирішується в бекенді Entergram. Перевірте це у своєму робочому просторі, перш ніж на це покладатися, і поєднайте з блокуванням видалення, яке взагалі не дає видалити повідомлення всередині вашого робочого простору.

Обирайте HTML, якщо файл читатиме людина, і JSON, якщо програма. Якщо експорт колись може знадобитися в суперечці, виберіть обидва. Додаткове місце на диску коштує менше, ніж повторний експорт після того, як чат змінився.

Виберіть акаунт Telegram, втрата якого цього кварталу вдарить найсильніше. Зазвичай це той, що веде один менеджер, на власному номері, з вашими найбільшими клієнтами. Запустіть на ньому "Export Telegram data" сьогодні, в обох форматах, і покладіть папку у сховище компанії. Потім вирішіть, чи взагалі має цей акаунт залишатися під контролем однієї людини. Якщо ні, наступний крок це перенести його в робочий простір, де діють блокування редагування й видалення, а ретрансляція в Slack починає запис.