Backup Chat Telegram untuk Bisnis: Cara Mengekspor Chat dan Apa yang Terlewat dari Ekspor

Bulan ini, seseorang di tim Anda bertanya "apakah kita punya buktinya secara tertulis?", dan jawabannya ada di Telegram milik satu orang. Mungkin Anda menggulir layar untuk mencarinya. Mungkin Anda mencari cara mengekspor chat dan menemukan tiga tutorial yang semuanya berhenti di jalur menu. Inilah angka yang seharusnya membuat pemilik bisnis waspada: FAQ Telegram menyebutkan bahwa akun yang tidak online selama 18 bulan akan dihapus secara default, dan menghapus akun berarti menghapus permanen semua pesan dan kontaknya.

Panduan ini membahas ekspor dengan tuntas: di mana letaknya, apa fungsi setiap opsi, HTML atau JSON, dan apa saja yang masuk ke folder hasil ekspor. Lalu panduan ini membahas bagian yang dilewati tutorial lain. Backup chat Telegram yang dibuat satu orang di satu laptop melindungi Anda dari kegagalan yang jarang terjadi, tetapi membiarkan Anda rentan terhadap kegagalan yang paling sering terjadi: orang yang punya akses pergi membawa riwayat chat atau diam-diam mengubahnya.

Sebelum mengekspor apa pun, pahami dulu apa yang sudah disimpan Telegram untuk Anda. Chat biasa adalah cloud chat. FAQ Telegram menggambarkannya sebagai chat yang disimpan terenkripsi di cloud Telegram dan bisa diakses dari perangkat mana pun milik Anda, bahkan jika ponsel Anda hilang. Menurut FAQ yang sama, data cloud chat tersimpan di beberapa pusat data.

Secret Chat adalah pengecualiannya. FAQ menyatakan bahwa secret chat terikat pada perangkat dan bukan bagian dari cloud Telegram. Chat ini hanya ada di perangkat tempat percakapan terjadi. Jika perangkatnya hilang, atau Anda logout, pesan-pesan itu ikut hilang.

Jadi untuk ponsel yang hilang, Telegram sudah menjadi backup bagi dirinya sendiri. Namun cloud tidak melindungi Anda dari orang-orang yang bisa bertindak di dalam chat:

Empat dari lima baris itu menyangkut orang dan kepemilikan akun, bukan server Telegram. Ingat hal ini sepanjang sisa panduan.

Telegram merilis alat ekspornya pada Agustus 2018, di Telegram Desktop. Ada dua titik masuk: satu chat sekaligus, atau seluruh akun.

Gunakan ini saat Anda membutuhkan satu percakapan saja, misalnya thread klien sebelum terjadi sengketa atau chat pemasok sebelum perpanjangan kontrak.

Buka chat di Telegram Desktop
Klik menu tiga titik di header chat
Pilih "Export chat history"
Tentukan jenis media, batas ukuran, format, dan rentang tanggal
Klik Export

Dialognya memungkinkan Anda memilih media mana yang disertakan (foto, video, pesan suara, pesan video, stiker, GIF, dan file), batas ukuran file, lokasi unduhan, format, dan rentang tanggal yang diatur sebagai "From" dan "to". Jika rentangnya dibiarkan default, semua pesan diekspor, dari yang paling lama sampai sekarang. Label-label ini diambil langsung dari kode sumber Telegram Desktop, jadi sama dengan yang Anda lihat di layar.

Gunakan ini saat seseorang akan keluar, sebuah akun sedang berisiko, atau Anda membuat salinan dasar sebuah akun untuk pertama kalinya.

Telegram Desktop: Settings, lalu Advanced, lalu Export Telegram data

Ekspor ini lebih luas. Selain chat, ekspor bisa mencakup informasi akun (nama tampilan, username, nomor telepon, foto profil), daftar kontak, arsip story, dan sesi aktif. Untuk chat, Anda memilih jenisnya satu per satu: chat pribadi, chat bot, grup privat, channel privat, grup publik, dan channel publik. Ada juga opsi "Only my messages", yang memangkas ekspor grup menjadi hanya pesan yang ditulis akun tersebut.

Telegram bisa membuat Anda menunggu untuk ekspor penuh. Kode sumber Telegram Desktop berisi pesan yang menyatakan bahwa, demi keamanan, unduhan bisa ditunda beberapa jam, bahwa semua perangkat Anda sudah diberi tahu tentang permintaan ini, dan bahwa Anda harus mengulanginya nanti dari perangkat yang sama. Jika Anda mengekspor karena sebuah akun akan segera hilang, mulailah hari ini, bukan saat tenggat tiba.

Ekspor menawarkan "Human-readable HTML" (HTML yang mudah dibaca manusia), "Machine-readable JSON" (JSON yang bisa dibaca mesin), atau keduanya.

• HTML terbuka di browser dan tampil seperti chat. Pilih ini jika file akan dibaca orang: manajer yang meninjau thread, pengacara, atau auditor.
• JSON adalah data terstruktur. Pilih ini jika file akan dipakai di tempat lain: skrip, spreadsheet, database, atau indeks pencarian.
• Keduanya hanya memakan ruang disk, tidak lebih. Untuk apa pun yang mungkin Anda butuhkan dalam sengketa, ambil keduanya. Anda tidak akan tahu sebelumnya apakah pembaca berikutnya manusia atau program.

Baris terakhir itu lebih penting daripada kelihatannya. Sebuah ekspor adalah sudut pandang satu akun terhadap Telegram. Ekspor tidak bisa mencakup grup yang sudah ditinggalkan akun itu, chat yang tidak pernah diikutinya, atau percakapan rekan kerja di akun lain.

Untuk perorangan yang mem-backup chat-nya sendiri, ekspor sudah cukup. Untuk perusahaan, ekspor gagal dalam empat hal spesifik.

Ekspor adalah snapshot. Ekspor membaca setiap chat sebagaimana adanya saat Anda menekan tombol. Apa pun yang dihapus sebelum itu tidak ada, dan apa pun yang diedit sebelum itu hanya muncul dalam bentuk akhirnya. Apa pun yang dihapus atau diedit setelah ekspor masih ada di salinan Anda, tetapi tidak ada yang memberi tahu Anda bahwa ada perubahan. Akhirnya Anda punya dua versi kebenaran tanpa catatan perbedaannya.

Ekspor adalah sudut pandang satu orang. Setiap ekspor milik satu akun. Tim yang menjalankan 12 akun membutuhkan 12 ekspor, masing-masing dimulai oleh orang yang login ke akun itu, masing-masing dengan masa tunggunya sendiri jika Telegram menerapkannya. Tidak ada yang menjalankannya setiap hari, jadi dalam praktiknya tidak ada yang menjalankannya sama sekali sampai sesuatu sudah terlanjur salah.

Ekspor tersimpan di satu laptop. Lokasi unduhan default adalah folder di komputer yang menjalankan ekspor. Kecuali ada yang memindahkannya ke penyimpanan perusahaan, backup itu punya titik lemah yang sama dengan laptopnya: dicuri, drive terhapus, atau kata sandi terlupa.

Ekspor ikut pergi bersama karyawan. Inilah yang merugikan secara finansial. Orang yang bisa mengekspor chat adalah orang yang memegang sesi akun. Jika itu salesperson yang memakai nomornya sendiri, maka akun, riwayat cloud-nya, dan setiap ekspornya menjadi miliknya saat ia mengundurkan diri. Perusahaan Anda tidak pernah memegang salinannya.

Jika masalah yang sebenarnya Anda hadapi adalah pesan yang sudah terhapus, ekspor tidak akan mengembalikannya, dan tidak ada cara lain yang bisa. Panduan kami tentang pesan Telegram yang dihapus dan jejak audit membahas kasus itu secara rinci.

Tulisan keamanan tentang aplikasi pesan kebanyakan membahas pihak luar: enkripsi, pembobolan server, kartu SIM yang dicuri. Itu semua nyata, dan verifikasi dua langkah layak diaktifkan di setiap akun bisnis. Namun lihat lagi tabel di awal panduan ini. Cloud Telegram sudah menangani ponsel yang hilang. Yang tidak bisa ditanganinya adalah orang dengan akses sah yang menghapus thread untuk menutupi kesalahan, atau mengekspor daftar kontak pada hari Jumat terakhirnya bekerja.

Ini bukan skenario hipotetis tentang orang jahat. Alat ekspor Telegram adalah fitur privasi yang dibuat untuk pemilik akun, dan bekerja persis seperti rancangannya: siapa pun yang menguasai sesi bisa mengambil datanya. Tombol yang sama yang mem-backup chat untuk Anda juga mem-backup-nya untuk orang yang akan pindah ke pesaing. Rencana backup untuk bisnis harus dimulai dari siapa yang menguasai akun, karena ekspor pergi ke mana pun akun itu pergi.

Batas dari argumen ini: jika tim Anda terdiri dari tiga founder yang masing-masing memiliki akunnya sendiri dan saling percaya, risikonya kecil, dan ekspor bulanan ke penyimpanan bersama mungkin sudah cukup. Argumen ini makin kuat dengan setiap akun yang Anda tambahkan, setiap kontraktor yang Anda rekrut, dan setiap sales rep yang bergabung dengan nomor teleponnya sendiri.

Entergram adalah lapisan CRM di atas akun Telegram pribadi yang asli, dibuat untuk mengelola 100+ akun dalam satu antarmuka. Beberapa fiturnya berkaitan dengan masalah backup. Tidak ada satu pun yang merupakan backup pesan, dan batasan di bawah ini sama pentingnya dengan fiturnya.

Integrasi Slack Entergram diposisikan sebagai log audit. Setiap seat menghubungkan workspace Slack-nya sendiri dan memilih satu channel publik atau privat. Entergram lalu meneruskan setiap chat Telegram yang bisa diakses seat itu ke channel tersebut, sehingga catatannya terbentuk sendiri tanpa menunggu seseorang menjalankan ekspor.

Batasannya, terus terang:

• Alurnya satu arah. Telegram mengalir ke Slack. Anda tidak bisa membalas dari Slack ke Telegram.
• Satu channel per seat, bukan per akun. Jika satu seat bisa mengakses delapan akun, kedelapannya mengalir ke satu channel milik seat itu. Catatan terpisah yang aksesnya dibatasi memerlukan seat terpisah.
• Perilaku saat pesan dihapus belum dikonfirmasi. Apakah pesan yang dihapus di Telegram tetap ada di channel Slack ditentukan di backend Entergram dan belum dikonfirmasi. Jangan membangun proses kepatuhan dengan asumsi bahwa pesan itu tetap ada sampai Anda mengujinya di workspace Anda sendiri.
• Retensi Slack menentukan berapa lama salinan bertahan. Di paket Free Slack, riwayat pesan terlihat selama 90 hari dan konten yang lebih lama dari setahun dihapus permanen. Di paket berbayar, pengaturan retensi Slack secara default menyimpan data selama workspace ada, dan Workspace Owner bisa mengubahnya. Atur dengan sengaja.
• Anggap pencatatan dimulai sejak hari Anda menghubungkannya. Pengisian riwayat lama (backfill) tidak didokumentasikan, jadi jalankan ekspor Telegram atas riwayat yang sudah ada di setiap akun pada hari yang sama agar tidak ada celah.

Entergram punya empat kontrol untuk mencegah kebocoran data internal: sembunyikan username, sembunyikan informasi anggota grup, cegah pengguna mengedit pesan, dan cegah pengguna menghapus pesan. Dua yang terakhir menjaga sisi percakapan Anda tetap utuh di sumbernya, dan itu lebih baik daripada backup apa pun karena tidak ada yang perlu dipulihkan.

Batasannya: kontrol ini mengatur apa yang bisa dilakukan anggota workspace melalui Entergram. Kontrol ini tidak bisa mencegah lawan bicara di sebuah chat menghapus pesannya sendiri. Kontrol ini juga tidak menjangkau aplikasi Telegram yang login ke akun yang sama di ponsel seseorang, jadi sesi akun termasuk bagian dari kontrol. Tinjau sesi itu di Telegram melalui Settings, lalu Devices (FAQ Telegram menyebutnya Active Sessions), dan akhiri sesi yang seharusnya tidak ada.

Mudah untuk mengira sinkronisasi CRM juga berfungsi sebagai arsip chat. Dua integrasi ini tidak demikian. Integrasi HubSpot memetakan setiap chat ke Contact HubSpot dan menyinkronkan field kustom Entergram dengan properti kontak, tanpa ada pesan atau catatan yang ikut tersinkron. Integrasi Notion memetakan setiap chat ke satu baris di satu database Notion dan menyinkronkan field kustom dua arah, juga tanpa pesan. Keduanya berguna untuk menyimpan data deal di luar Telegram. Tidak satu pun yang menyimpan sebaris pun dari isi percakapan.

Analitik Telegram Entergram mencakup pesan terkirim dan diterima, waktu respons, serta jam dan hari tersibuk, dan data analitik mentahnya bisa diunduh. Itu memberi Anda catatan tahan lama tentang aktivitas pesan (volume, waktu, dan waktu respons). Data ini tidak berisi teks pesan, jadi data ini menunjukkan bahwa sebuah percakapan terjadi tanpa menunjukkan apa isinya.

Entergram mengambil pesan langsung dari Telegram dan tidak menyimpan riwayat pesan Anda di database-nya, hanya cache berumur pendek. Halaman keamanan kami menjelaskan desain itu. Desain ini baik untuk privasi, dan untuk panduan ini artinya satu hal: jika akun Telegram dihapus, Entergram juga tidak bisa menampilkan riwayatnya.

Susun bagian-bagian ini dengan urutan berikut. Setiap langkah menutup celah yang ditinggalkan langkah sebelumnya.

1. Miliki akunnya. Percakapan bisnis harus berada di akun yang dikuasai perusahaan, dengan verifikasi dua langkah aktif dan email pemulihan yang mengarah ke inbox perusahaan. Semua langkah setelah ini mengasumsikan hal itu.
2. Buat ekspor dasar untuk setiap akun. Jalankan "Export Telegram data" dengan HTML dan JSON sekaligus, lalu pindahkan folder ke penyimpanan perusahaan pada hari yang sama. Beri label dengan nama akun dan tanggalnya.
3. Mulai catatan berjalan. Hubungkan Slack per seat ke channel dengan akses terbatas, atur periode retensi Slack sesuai berapa lama Anda membutuhkan catatan, dan uji apa yang terjadi pada pesan yang Anda hapus di Telegram sebelum Anda mengandalkannya.
4. Kunci edit dan hapus. Aktifkan dua kontrol pesan untuk setiap anggota yang menangani chat pelanggan, dan beri tahu tim bahwa kontrol itu aktif. Kontrol yang diketahui orang akan mengubah perilaku. Kontrol yang disembunyikan menjadi masalah kepercayaan begitu ada yang menyadarinya.
5. Tulis checklist offboarding sebelum Anda membutuhkannya. Ekspor terakhir dari akun-akun orang tersebut, akhiri sesi melalui Settings, lalu Devices, dan keluarkan anggota itu dari workspace.
6. Jauhkan catatan bisnis dari Secret Chat. Secret Chat memang dirancang hanya ada di perangkat. Gunakan sesuai tujuannya, dan simpan apa pun yang mungkin perlu Anda buktikan nanti di cloud chat.

Satu peringatan terakhir: ekspor yang penuh percakapan pelanggan adalah data pribadi dalam sebuah file. Jika Anda beroperasi di Uni Eropa atau melayani pelanggan di Uni Eropa, tentukan di mana file-file ini disimpan dan berapa lama Anda menyimpannya. Panduan GDPR Telegram kami membahas jadwal retensi dan permintaan akses subjek data.

Instal Telegram Desktop, login, lalu buka Settings, kemudian Advanced, kemudian Export Telegram data. Centang jenis chat yang Anda inginkan, atur opsi media dan batas ukuran, pilih HTML, JSON, atau keduanya, lalu klik Export. Telegram bisa menunda ekspor penuh demi keamanan dan memberi tahu perangkat Anda yang lain, jadi Anda mungkin harus kembali dan mengulangi permintaan dari perangkat yang sama.

Telegram mendokumentasikan alat ekspor di Telegram Desktop, dan di sanalah opsi "Export chat history" dan "Export Telegram data" berada. Cara praktisnya adalah menginstal Telegram Desktop di komputer, login dengan akun yang sama, lalu mengekspor dari sana. Cloud chat Anda sudah ada di server, jadi chat itu langsung muncul di desktop begitu Anda login.

Tidak. FAQ Telegram menyebutkan bahwa Secret Chat terikat pada perangkat dan bukan bagian dari cloud Telegram, dan dialog ekspor tidak mencantumkannya sebagai jenis chat. Jika sebuah Secret Chat penting, chat itu hanya ada di perangkat tempat percakapan terjadi.

Tidak. Ekspor membaca chat sebagaimana adanya saat Anda menjalankannya, jadi apa pun yang sudah dihapus untuk semua orang sebelum saat itu tidak ada. Telegram tidak punya cara memulihkan pesan yang sudah dihapus untuk kedua pihak. Lihat panduan kami tentang pesan Telegram yang dihapus untuk mengetahui cara tim menyimpan catatan sebelum penghapusan terjadi.

Tidak. Entergram menampilkan pesan langsung dari Telegram dan tidak menyimpan riwayat pesan di database-nya. Yang ditambahkan Entergram adalah salinan berjalan di Slack melalui relay audit satu arah, kunci yang mencegah anggota workspace mengedit atau menghapus pesan, dan data analitik yang bisa diunduh, yang mencatat aktivitas tetapi tidak berisi teks pesan.

Hal itu belum dikonfirmasi. Relay Slack berjalan satu arah dari Telegram ke satu channel per seat, dan apa yang terjadi pada salinan di Slack setelah pesan dihapus di sisi Telegram ditentukan di backend Entergram. Uji di workspace Anda sendiri sebelum mengandalkannya, dan pasangkan dengan kunci hapus, yang sejak awal mencegah penghapusan di dalam workspace Anda.

Pilih HTML jika file akan dibaca orang, dan JSON jika akan dibaca program. Jika ekspor itu suatu saat mungkin dipakai dalam sengketa, pilih keduanya. Ruang disk tambahan jauh lebih murah daripada mengekspor ulang setelah chat-nya berubah.

Pilih akun Telegram yang kehilangannya paling merugikan Anda kuartal ini. Biasanya itu akun yang dipegang satu sales rep, dengan nomornya sendiri, dan berisi klien-klien terbesar Anda. Jalankan "Export Telegram data" di akun itu hari ini, dalam kedua format, dan simpan foldernya di penyimpanan perusahaan. Lalu putuskan apakah akun itu memang sebaiknya tetap dikuasai satu orang. Jika jawabannya tidak, langkah berikutnya adalah memindahkannya ke workspace tempat kunci edit dan hapus berlaku dan relay Slack mulai mencatat.