پشتیبان‌گیری از چت تلگرام برای کسب‌وکار: نحوه خروجی گرفتن از چت‌ها و آنچه خروجی جا می‌اندازد

این ماه یک نفر در تیم شما پرسید «این را مکتوب داریم؟» و جوابش در تلگرام یک نفر بود. شاید برای پیدا کردنش صفحه را بالا و پایین کردید. شاید دنبال راهی برای خروجی گرفتن از چت گشتید و سه آموزش پیدا کردید که همه در مسیر منو متوقف می‌شدند. این عددی است که باید صاحب کسب‌وکار را به فکر فرو ببرد: پرسش‌های متداول تلگرام می‌گوید حسابی که ۱۸ ماه آنلاین نشود به طور پیش‌فرض حذف می‌شود و حذف حساب همه پیام‌ها و مخاطبانش را برای همیشه پاک می‌کند.

این راهنما خروجی گرفتن را درست و کامل پوشش می‌دهد: کجاست، هر گزینه چه می‌کند، HTML در برابر JSON و اینکه چه چیزی در پوشه قرار می‌گیرد. بعد به بخشی می‌پردازد که آموزش‌ها از آن می‌گذرند. بکاپ چت تلگرامی که یک نفر روی یک لپ‌تاپ گرفته، شما را در برابر خرابی‌هایی که به‌ندرت پیش می‌آیند محافظت می‌کند و در برابر رایج‌ترین آن‌ها بی‌دفاع می‌گذارد: کسی که دسترسی دارد و تاریخچه را با خودش می‌برد یا بی‌سروصدا تغییرش می‌دهد.

پیش از اینکه از چیزی خروجی بگیرید، روشن کنید تلگرام همین حالا چه چیزی را برایتان نگه می‌دارد. چت‌های معمولی چت ابری هستند. پرسش‌های متداول تلگرام آن‌ها را این‌طور توصیف می‌کند: به صورت رمزگذاری‌شده در فضای ابری تلگرام ذخیره می‌شوند و از هر کدام از دستگاه‌هایتان در دسترس‌اند، حتی اگر گوشی‌تان را گم کنید. طبق همان صفحه، داده‌های چت ابری در چند دیتاسنتر نگهداری می‌شوند.

Secret Chats (چت‌های مخفی) استثنا هستند. پرسش‌های متداول می‌گوید چت‌های مخفی وابسته به دستگاه‌اند و جزو فضای ابری تلگرام نیستند. فقط روی دستگاه‌هایی وجود دارند که گفت‌وگو در آن‌ها انجام شده است. دستگاه را گم کنید یا از حساب خارج شوید، آن پیام‌ها از بین رفته‌اند.

پس برای گوشی گم‌شده، تلگرام خودش بکاپ خودش است. اما فضای ابری شما را در برابر آدم‌هایی که می‌توانند روی چت اقدام کنند محافظت نمی‌کند:

چهار ردیف از این پنج ردیف درباره آدم‌ها و مالکیت حساب است، نه درباره سرورهای تلگرام. این را در ادامه این راهنما در ذهن داشته باشید.

تلگرام ابزار خروجی‌اش را در اوت ۲۰۱۸ در Telegram Desktop عرضه کرد. دو نقطه ورود وجود دارد: یک چت در هر بار، یا کل حساب.

وقتی به یک گفت‌وگوی مشخص نیاز دارید از این استفاده کنید، مثلاً رشته پیام با یک مشتری پیش از یک اختلاف یا چت با یک تأمین‌کننده پیش از تمدید قرارداد.

Open the chat in Telegram Desktop
Click the three-dot menu in the chat header
Choose "Export chat history"
Pick media types, size limit, format and date range
Click Export

یعنی: چت را در Telegram Desktop باز کنید، روی منوی سه‌نقطه در بالای چت کلیک کنید، «Export chat history» (خروجی تاریخچه چت) را انتخاب کنید، نوع رسانه، سقف حجم، قالب و بازه تاریخ را تعیین کنید و روی Export کلیک کنید.

این پنجره به شما اجازه می‌دهد انتخاب کنید کدام رسانه‌ها گنجانده شوند (عکس، ویدیو، پیام صوتی، پیام ویدیویی، استیکر، GIF و فایل)، سقف حجم فایل‌ها، مسیر دانلود، قالب و بازه تاریخی که با «From» و «to» تنظیم می‌شود. اگر بازه را روی مقدار پیش‌فرض بگذارید، همه چیز از قدیمی‌ترین پیام تا امروز خروجی گرفته می‌شود. این برچسب‌ها مستقیماً از کد منبع خود Telegram Desktop آمده‌اند، پس با چیزی که روی صفحه می‌بینید یکی هستند.

وقتی کسی در حال رفتن است، حسابی در معرض خطر است، یا برای اولین بار یک نسخه پایه از یک حساب می‌گیرید، از این استفاده کنید.

Telegram Desktop: Settings, then Advanced, then Export Telegram data

این خروجی گسترده‌تر است. علاوه بر چت‌ها، می‌تواند اطلاعات حساب (نام نمایشی، نام کاربری، شماره تلفن، عکس‌های پروفایل)، فهرست مخاطبان، آرشیو استوری‌ها و نشست‌های فعال را هم شامل شود. برای چت‌ها، نوع‌ها را یکی‌یکی انتخاب می‌کنید: چت‌های شخصی، چت‌های ربات، گروه‌های خصوصی، کانال‌های خصوصی، گروه‌های عمومی و کانال‌های عمومی. یک گزینه «Only my messages» (فقط پیام‌های من) هم هست که خروجی گروه‌ها را به چیزهایی که همان حساب نوشته محدود می‌کند.

ممکن است تلگرام شما را برای خروجی کامل منتظر بگذارد. کد منبع Telegram Desktop پیامی دارد که می‌گوید به دلایل امنیتی، دانلود ممکن است چند ساعت به تأخیر بیفتد، همه دستگاه‌های شما از این درخواست مطلع شده‌اند و باید بعداً آن را از همان دستگاه تکرار کنید. اگر به این دلیل خروجی می‌گیرید که یک حساب در آستانه از دست رفتن است، از امروز شروع کنید، نه روز آخر.

خروجی گزینه‌های «Human-readable HTML» (HTML قابل خواندن برای انسان)، «Machine-readable JSON» (JSON قابل خواندن برای ماشین) یا هر دو را پیشنهاد می‌دهد.

• HTML در مرورگر باز می‌شود و شبیه یک چت است. وقتی یک آدم قرار است فایل را بخواند انتخابش کنید: مدیری که یک رشته پیام را بررسی می‌کند، یک وکیل، یک حسابرس.
• JSON داده ساختاریافته است. وقتی فایل قرار است جای دیگری برود انتخابش کنید: یک اسکریپت، یک صفحه‌گسترده، یک پایگاه داده، یک ایندکس جست‌وجو.
• هر دو فقط فضای دیسک می‌گیرد و هزینه دیگری ندارد. برای هر چیزی که ممکن است در یک اختلاف لازمتان شود، هر دو را بگیرید. از قبل نمی‌دانید خواننده بعدی آدم است یا برنامه.

ردیف آخر مهم‌تر از آن است که به نظر می‌رسد. خروجی، نمای یک حساب از تلگرام است. نمی‌تواند گروهی را که حساب از آن خارج شده، چتی که هرگز در آن نبوده، یا گفت‌وگویی که یک همکار روی حساب دیگری داشته شامل شود.

برای کسی که از چت‌های خودش بکاپ می‌گیرد، خروجی کافی است. برای یک شرکت، از چهار جهت مشخص کم می‌آورد.

یک عکس لحظه‌ای است. خروجی هر چت را همان‌طور که در لحظه کلیک روی دکمه هست می‌خواند. هر چیزی که پیش از آن حذف شده غایب است و هر چیزی که پیش از آن ویرایش شده فقط شکل نهایی‌اش را نشان می‌دهد. هر چیزی که بعد از خروجی حذف یا ویرایش شود هنوز در نسخه شما هست، اما هیچ چیز به شما نمی‌گوید که تغییر کرده است. در نهایت دو نسخه از حقیقت دارید و هیچ سابقه‌ای از تفاوتشان.

نمای یک نفر است. هر خروجی متعلق به یک حساب است. تیمی که ۱۲ حساب را اداره می‌کند به ۱۲ خروجی نیاز دارد که هر کدام را کسی شروع کند که با همان حساب وارد شده و هر کدام، اگر تلگرام اعمال کند، دوره انتظار خودش را دارد. هیچ‌کس این کار را روزانه انجام نمی‌دهد، پس در عمل هیچ‌کس آن را انجام نمی‌دهد تا وقتی که اتفاقی افتاده باشد.

روی یک لپ‌تاپ می‌ماند. مسیر دانلود پیش‌فرض پوشه‌ای روی همان دستگاهی است که خروجی گرفته. اگر کسی آن را به فضای ذخیره‌سازی شرکت منتقل نکند، بکاپ همان نقاط ضعف لپ‌تاپ را دارد: سرقت، پاک شدن درایو، رمز فراموش‌شده.

همراه کارمند می‌رود. این همان موردی است که پول خرج می‌کند. کسی که می‌تواند از یک چت خروجی بگیرد کسی است که نشست حساب را در اختیار دارد. اگر آن شخص فروشنده‌ای است که با شماره خودش کار می‌کند، وقتی استعفا بدهد حساب، تاریخچه ابری‌اش و هر خروجی از آن مال اوست. شرکت شما هرگز نسخه‌ای نداشته است.

اگر مشکلی که واقعاً با آن روبه‌رو هستید پیامی است که قبلاً حذف شده، خروجی آن را برنمی‌گرداند و هیچ چیز دیگری هم برنمی‌گرداند. راهنمای ما درباره پیام‌های حذف‌شده تلگرام و سوابق حسابرسی این مورد را با جزئیات پوشش می‌دهد.

بیشتر مطالب امنیتی درباره پیام‌رسان‌ها درباره بیرونی‌هاست: رمزگذاری، نفوذ به سرور، سیم‌کارت دزدیده‌شده. این‌ها واقعی‌اند و فعال کردن تأیید دومرحله‌ای برای هر حساب تجاری ارزشش را دارد. اما دوباره به جدول ابتدای این راهنما نگاه کنید. فضای ابری تلگرام گوشی گم‌شده را از قبل حل کرده است. چیزی که نمی‌تواند حل کند آدمی با دسترسی مشروع است که یک رشته پیام را برای پوشاندن یک اشتباه حذف می‌کند، یا جمعه آخر کارش از فهرست مخاطبان خروجی می‌گیرد.

این فرضیه‌ای درباره آدم‌های بد نیست. ابزار خروجی تلگرام یک قابلیت حریم خصوصی است که برای صاحبان حساب ساخته شده و دقیقاً همان‌طور که طراحی شده کار می‌کند: هر کس نشست را کنترل کند می‌تواند داده را ببرد. همان دکمه‌ای که برای شما از یک چت بکاپ می‌گیرد، برای کسی که به سمت رقیب می‌رود هم بکاپ می‌گیرد. برنامه بکاپ یک کسب‌وکار باید از این شروع شود که چه کسی حساب‌ها را کنترل می‌کند، چون خروجی هر جا حساب برود می‌رود.

مرز این استدلال: اگر تیم شما سه بنیان‌گذار است که همه صاحب حساب‌هایشان‌اند و به هم اعتماد دارند، خطر کم است و شاید یک خروجی ماهانه در فضای ذخیره‌سازی مشترک تمام چیزی باشد که لازم دارید. این استدلال با هر حسابی که اضافه می‌کنید، هر پیمانکاری که وارد کار می‌کنید و هر نماینده‌ای که با شماره تلفن خودش می‌پیوندد قوی‌تر می‌شود.

Entergram یک لایه CRM روی حساب‌های شخصی واقعی تلگرام است که برای مدیریت بیش از ۱۰۰ حساب در یک رابط ساخته شده است. چند قابلیت آن به مسئله بکاپ مربوط می‌شود. هیچ‌کدام بکاپ پیام نیستند و محدودیت‌های زیر به اندازه خود قابلیت‌ها مهم‌اند.

یکپارچه‌سازی Slack در Entergram به عنوان یک سابقه حسابرسی تعریف شده است. هر صندلی (seat) فضای کاری Slack خودش را وصل می‌کند و یک کانال عمومی یا خصوصی انتخاب می‌کند. سپس Entergram هر چت تلگرامی را که آن صندلی به آن دسترسی دارد به آن کانال منتقل می‌کند، تا سابقه خودش ساخته شود به جای اینکه منتظر بماند کسی خروجی بگیرد.

محدودیت‌ها، صریح:

• یک‌طرفه است. تلگرام به Slack می‌رود. از Slack نمی‌توان به تلگرام پاسخ داد.
• یک کانال برای هر صندلی است، نه برای هر حساب. اگر یک صندلی به هشت حساب دسترسی داشته باشد، هر هشت حساب به همان یک کانال آن صندلی می‌روند. برای سوابق محدود و جدا از هم، صندلی‌های جدا لازم است.
• رفتار در برابر حذف تأیید نشده است. اینکه پیامی که در تلگرام حذف شده در کانال Slack می‌ماند یا نه، در بک‌اند Entergram تعیین می‌شود و تأیید نشده است. تا وقتی در فضای کاری خودتان آزمایشش نکرده‌اید، فرایند انطباق را بر این فرض بنا نکنید که می‌ماند.
• ماندگاری نسخه را سیاست نگهداری Slack تعیین می‌کند. در پلن رایگان Slack، تاریخچه پیام‌ها ۹۰ روز قابل مشاهده است و محتوای قدیمی‌تر از یک سال برای همیشه حذف می‌شود. در پلن‌های پولی، تنظیمات نگهداری Slack به طور پیش‌فرض داده‌ها را در تمام عمر فضای کاری نگه می‌دارد و Workspace Owners می‌توانند آن را تغییر دهند. این را آگاهانه تنظیم کنید.
• آن را ضبطی بدانید که از روز اتصال شروع می‌شود. بارگذاری تاریخچه قدیمی‌تر مستند نشده است، پس همان روز از تاریخچه موجود هر حساب خروجی تلگرام بگیرید تا شکافی نماند.

Entergram چهار کنترل برای جلوگیری از نشت داخلی داده دارد: پنهان کردن نام‌های کاربری، پنهان کردن اطلاعات اعضای گروه، جلوگیری از ویرایش پیام‌ها توسط کاربران و جلوگیری از حذف پیام‌ها توسط کاربران. دو مورد آخر سمت شما از گفت‌وگو را در همان منبع دست‌نخورده نگه می‌دارند، که از هر بکاپی بهتر است، چون چیزی برای بازیابی نمی‌ماند.

محدودیت‌ها: این کنترل‌ها تعیین می‌کنند اعضای فضای کاری از طریق Entergram چه کاری می‌توانند بکنند. نمی‌توانند جلوی طرف مقابل در یک چت را برای حذف پیام‌های خودش بگیرند. به اپلیکیشن تلگرامی هم که با همان حساب روی گوشی کسی وارد شده نمی‌رسند، پس نشست‌های حساب هم بخشی از کنترل است. آن‌ها را در تلگرام زیر Settings و سپس Devices بررسی کنید (پرسش‌های متداول تلگرام آن را Active Sessions می‌نامد) و نشست‌هایی را که نباید وجود داشته باشند ببندید.

راحت است فرض کنید همگام‌سازی CRM یک آرشیو چت هم هست. این دو نیستند. یکپارچه‌سازی HubSpot هر چت را به یک Contact در HubSpot نگاشت می‌کند و فیلدهای سفارشی Entergram را با ویژگی‌های مخاطب همگام می‌کند و هیچ پیام یا یادداشتی همگام نمی‌شود. یکپارچه‌سازی Notion هر چت را به یک ردیف در یک پایگاه داده Notion نگاشت می‌کند و فیلدهای سفارشی را دوطرفه همگام می‌کند، باز هم بدون پیام. هر دو برای نگه داشتن داده‌های معامله بیرون از تلگرام مفیدند. هیچ‌کدام حتی یک خط از آنچه گفته شده را نگه نمی‌دارند.

تحلیل‌های تلگرام در Entergram پیام‌های ارسالی و دریافتی، زمان‌های پاسخ و شلوغ‌ترین ساعت‌ها و روزها را پوشش می‌دهند و داده خام تحلیل‌ها قابل دانلود است. این به شما یک سابقه ماندگار از فعالیت پیام‌رسانی می‌دهد (حجم، زمان‌بندی و زمان پاسخ). متن پیام‌ها در آن نیست، پس نشان می‌دهد گفت‌وگویی انجام شده بدون اینکه نشان دهد در آن چه گفته شده است.

Entergram پیام‌ها را به صورت زنده از تلگرام دریافت می‌کند و تاریخچه پیام‌های شما را در پایگاه داده‌اش نگه نمی‌دارد، فقط کش‌های کوتاه‌مدت. صفحه امنیت ما این طراحی را توضیح می‌دهد. این برای حریم خصوصی خوب است و برای این راهنما یک معنی دارد: اگر یک حساب تلگرام حذف شود، Entergram هم نمی‌تواند تاریخچه‌اش را به شما نشان دهد.

قطعه‌ها را به این ترتیب کنار هم بگذارید. هر مرحله شکافی را می‌پوشاند که مرحله قبل باقی گذاشته است.

1. مالک حساب‌ها باشید. گفت‌وگوهای تجاری باید روی حساب‌هایی باشند که شرکت کنترلشان می‌کند، با تأیید دومرحله‌ای فعال و ایمیل بازیابی که به یک صندوق شرکتی اشاره دارد. همه مراحل بعدی این را فرض می‌گیرند.
2. از هر حساب یک خروجی پایه بگیرید. «Export Telegram data» را با هر دو قالب HTML و JSON اجرا کنید و پوشه را همان روز به فضای ذخیره‌سازی شرکت منتقل کنید. روی آن نام حساب و تاریخ را بنویسید.
3. یک سابقه جاری راه بیندازید. Slack را برای هر صندلی به یک کانال محدود وصل کنید، دوره نگهداری Slack را مطابق مدتی که به سوابق نیاز دارید تنظیم کنید و پیش از اتکا به آن، آزمایش کنید پیامی که در تلگرام حذف می‌کنید چه سرنوشتی پیدا می‌کند.
4. ویرایش و حذف را قفل کنید. دو کنترل پیام را برای هر عضوی که با چت مشتری‌ها کار می‌کند روشن کنید و به تیم بگویید که روشن‌اند. کنترلی که آدم‌ها از آن خبر دارند رفتار را تغییر می‌دهد. کنترل پنهان اولین باری که کسی متوجهش شود به یک مشکل اعتماد تبدیل می‌شود.
5. چک‌لیست خروج کارمند را پیش از نیاز بنویسید. خروجی نهایی از حساب‌های آن شخص، بستن نشست‌ها زیر Settings و سپس Devices، و حذف آن عضو از فضای کاری.
6. سوابق تجاری را از Secret Chats دور نگه دارید. آن‌ها عمداً فقط روی دستگاه هستند. برای کاری که برایش ساخته شده‌اند از آن‌ها استفاده کنید و هر چیزی را که ممکن است بعداً لازم باشد ثابتش کنید در چت‌های ابری نگه دارید.

یک هشدار آخر: خروجی‌ای پر از گفت‌وگو با مشتریان، داده شخصی در یک فایل است. اگر در اتحادیه اروپا فعالیت می‌کنید یا به مشتریان اروپایی خدمات می‌دهید، تصمیم بگیرید این فایل‌ها کجا نگهداری شوند و چه مدت نگهشان می‌دارید. راهنمای GDPR تلگرام ما برنامه‌های نگهداری و درخواست‌های دسترسی صاحب داده را پوشش می‌دهد.

Telegram Desktop را نصب کنید، وارد شوید و به Settings، سپس Advanced، سپس Export Telegram data بروید. نوع چت‌هایی را که می‌خواهید تیک بزنید، گزینه‌های رسانه و سقف حجم را تنظیم کنید، HTML، JSON یا هر دو را انتخاب کنید و روی Export کلیک کنید. ممکن است تلگرام به دلایل امنیتی خروجی کامل را به تأخیر بیندازد و به دستگاه‌های دیگرتان اطلاع بدهد، پس شاید لازم باشد بعداً برگردید و درخواست را از همان دستگاه تکرار کنید.

تلگرام ابزار خروجی را در Telegram Desktop مستند کرده و گزینه‌های «Export chat history» و «Export Telegram data» همان‌جا هستند. راه عملی این است که Telegram Desktop را روی یک کامپیوتر نصب کنید، با همان حساب وارد شوید و از آنجا خروجی بگیرید. چت‌های ابری شما از قبل روی سرور هستند، پس به محض ورود روی دسکتاپ ظاهر می‌شوند.

نه. پرسش‌های متداول تلگرام می‌گوید Secret Chats وابسته به دستگاه‌اند و جزو فضای ابری تلگرام نیستند و پنجره خروجی هم آن‌ها را در میان نوع‌های چت فهرست نمی‌کند. اگر یک Secret Chat مهم است، فقط روی دستگاه‌هایی وجود دارد که در آن‌ها انجام شده است.

نه. خروجی چت را همان‌طور که در لحظه اجرا هست می‌خواند، پس هر چیزی که پیش از آن لحظه برای همه حذف شده در آن نیست. تلگرام هیچ راهی برای بازیابی پیامی که برای هر دو طرف حذف شده ندارد. برای اینکه ببینید تیم‌ها چطور پیش از حذف سابقه نگه می‌دارند، راهنمای ما درباره پیام‌های حذف‌شده تلگرام را ببینید.

نه. Entergram پیام‌ها را به صورت زنده از تلگرام نشان می‌دهد و تاریخچه پیام‌ها را در پایگاه داده‌اش نگه نمی‌دارد. چیزی که اضافه می‌کند یک نسخه جاری در Slack از طریق انتقال یک‌طرفه حسابرسی، قفل‌هایی که جلوی ویرایش یا حذف پیام توسط اعضای فضای کاری را می‌گیرند و داده تحلیلی قابل دانلود است که فعالیت را ثبت می‌کند، اما متن پیام را نه.

این تأیید نشده است. انتقال Slack یک‌طرفه از تلگرام به یک کانال برای هر صندلی است و اینکه بعد از حذف در سمت تلگرام چه بر سر نسخه Slack می‌آید در بک‌اند Entergram تعیین می‌شود. پیش از اتکا به آن، در فضای کاری خودتان آزمایشش کنید و آن را با قفل حذف ترکیب کنید که از اول جلوی حذف را داخل فضای کاری شما می‌گیرد.

اگر یک آدم فایل را می‌خواند HTML و اگر یک برنامه می‌خواند JSON را انتخاب کنید. اگر ممکن است روزی خروجی به یک اختلاف کشیده شود، هر دو را انتخاب کنید. فضای دیسک اضافه از خروجی گرفتن دوباره پس از تغییر چت ارزان‌تر است.

حساب تلگرامی را انتخاب کنید که از دست دادنش در این فصل بیشترین ضرر را دارد. معمولاً همانی است که یک نماینده به تنهایی و روی شماره خودش در اختیار دارد و بزرگ‌ترین مشتریانتان در آن هستند. همین امروز «Export Telegram data» را روی آن اجرا کنید، با هر دو قالب، و پوشه را در فضای ذخیره‌سازی شرکت بگذارید. بعد تصمیم بگیرید آیا اصلاً باید این حساب زیر کنترل یک نفر بماند یا نه. اگر جواب منفی است، قدم بعدی انتقال آن به فضای کاری‌ای است که در آن قفل‌های ویرایش و حذف اعمال می‌شوند و انتقال Slack شروع به ثبت می‌کند.