Создавайте и поддерживайте пользовательские поля CRM

Пользовательские колонки превращают список чатов в CRM. Этап сделки, ответственный, приоритет, дата продления, «подписано NDA» и всё, что Вы иначе вели бы в таблице Excel.

Значения пользовательских полей принадлежат чату, поэтому все, у кого есть доступ к этому чату, видят одни и те же значения. См. Что видят коллеги.

Создание колонки

Настройка пользовательских колонок CRM со встроенными и пользовательскими полями — Пользовательские колонки превращают список разговоров в структурированный процесс без переноса данных в отдельную таблицу.

Откройте Columns на панели инструментов таблицы («Filter, Sort, Hide or Create New Columns»), затем нажмите Add column / Create column.

Вы указываете:

Name (название), например Customer Status. Названия должны быть уникальными.
Type (тип), см. ниже.
Options (варианты) для Select и Multi-select.
Icon (иконка), по желанию. Выберите из набора иконок или эмодзи, есть поиск. Default сбрасывает выбор.

Типы колонок

Тип	Для чего подходит
Text	Короткий произвольный текст
Long text	Заметки и абзацы
Number	Сумма сделки, количества, оценки
Date	Даты продления, следующие шаги, дедлайны
Select	Одно значение из фиксированного списка. Единственный тип, по которому строятся дорожки доски и группировка
Multi-select	Несколько значений из списка (теги)
Checkbox	Да / нет

Выбирайте Select, а не Text, если позже захотите группировать, фильтровать или строить графики по этому полю. Произвольный текст не может стать дорожкой доски.

Управление вариантами

Для колонок Select и Multi-select список вариантов настраивается в настройках колонки («Rename the column or manage its options») или прямо из ячейки.

Вариант должен содержать хотя бы одну букву или цифру.
Длина варианта ограничена 20 символами.
Повторяющиеся варианты отклоняются: «Option already exists».
У каждого варианта есть цвет, который используется в дорожках доски и на графиках.

Добавлять вариант из ячейки можно прямо во время заполнения данных, так что не нужно прерываться и открывать настройки.

Заполнение значений

Редактируйте в таблице, нажав на ячейку, или на вкладке Details панели чата.

Полезные мелочи:

Сохранение оптимистичное и повторяется при сбое. Если сохранить не удалось после нескольких попыток, Вы увидите «Failed to save {field} after {n} attempts» и действие Retry save в ячейке.
Значения обновляются в реальном времени для всех в рабочем пространстве. Если коллега меняет поле, пока Вы на него смотрите, Ваша ячейка обновится.
В ячейках есть Copy, а длинные значения сворачиваются за View more / View less.
Ячейку неоткрытого результата поиска редактировать нельзя. Сначала откройте чат.

Порядок, переименование и удаление

Меняйте порядок перетаскиванием в менеджере колонок или кнопками Move up / Move down.
Переименовывайте из меню колонки.
Удаляйте из меню колонки. Это необратимо: «Delete column {name}? … This action cannot be undone.» Все значения, сохранённые в колонке, будут потеряны.

Права доступа: по умолчанию удалять колонки и менять их порядок могут только владельцы и администраторы рабочего пространства. Участник без этого права увидит «Ask admin to allow edit/delete». Владельцы могут дать конкретному участнику право редактировать колонки через Allow edit columns в Settings → Accounts → Seats & Team Members.

Массовое заполнение полей

Выберите строки, затем используйте Add fields / Remove fields на панели выбора, чтобы применить значение ко всем выбранным сразу. Для колонок Checkbox есть отдельные действия Set to Yes / Set to No. Вас попросят подтвердить: «This will add {label} to all {n} selected.»

См. Массовые действия.

Оценка Ваших полей

Analytics → Custom fields показывает, насколько хорошо Ваша схема используется на деле: заполненность каждого поля, распределение значений, чаты с тегами и без, кто проставляет теги и последние изменения. Поля с заполненностью ниже 25% помечаются как Needs Attention.

См. Аналитика пользовательских полей.

Советы

Три колонки лучше тринадцати. Начните с малого и добавляйте поле, только когда его попросили дважды.
Один select «Stage» обычно полезнее пяти флажков.
Задавайте колонкам иконки: с ними широкую таблицу просматривать гораздо быстрее.
Пользовательские колонки тикетов это отдельный набор, он настраивается на странице Tickets. См. Поля тикетов.