Nhãn và thẻ tùy chỉnh cho Telegram: sắp xếp chat theo cách của bạn

Thư mục gốc của Telegram giúp sắp xếp chat, nhưng còn hạn chế. Bạn không thể theo dõi trạng thái lead, mức độ ưu tiên hay việc phân công dự án. Khi doanh nghiệp phát triển, tìm một cuộc trò chuyện cụ thể ngày càng khó.

Gắn nhãn chat tùy chỉnh của Entergram cho bạn sự linh hoạt không giới hạn để phân loại chat đúng như doanh nghiệp cần.

Vấn đề với cách sắp xếp có sẵn của Telegram là nó được thiết kế cho mục đích cá nhân, không phải vận hành kinh doanh. Thư mục có thể gom chat theo những nhóm lớn, nhưng không ghi lại được các thông tin chi tiết mà doanh nghiệp cần theo dõi: giai đoạn thương vụ, hạng khách hàng, loại vấn đề hay phân công trong đội. Khi bạn quản lý hàng chục hoặc hàng trăm cuộc trò chuyện đang diễn ra, sự thiếu cấu trúc này tạo ra hỗn loạn.

Tạo thẻ cho bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn:

• Trạng thái lead: Lead nóng, Khách tiềm năng ấm, Đã đủ điều kiện, Cần theo dõi
• Phân khúc khách hàng: Khách VIP, Mới onboard, Có nguy cơ rời bỏ
• Dự án: Thiết kế lại website, Chiến dịch marketing Q3, Hỗ trợ khách hàng X
• Loại vấn đề: Hỗ trợ kỹ thuật, Hỏi về thanh toán, Đề xuất tính năng
• Nguồn: Giới thiệu, Quảng cáo Telegram, Thành viên nhóm

Ưu điểm chính của thẻ không giới hạn là hệ thống gắn nhãn phát triển cùng doanh nghiệp của bạn. Bạn không cần đoán trước mọi danh mục. Khi nhu cầu mới xuất hiện (một dòng sản phẩm mới, một chiến dịch theo mùa, một nhóm đối tác), bạn chỉ cần tạo nhãn tương ứng. Không có lược đồ cứng nhắc nào phải sửa, cũng không cần liên hệ quản trị viên.

Sắp xếp nhãn theo các cột trong chế độ xem Chats. Mỗi cột đại diện cho một loại thông tin: Giai đoạn lead, Hạng khách hàng, Nhân viên phụ trách, Sản phẩm quan tâm.

Các cột mang lại cho bảng chat cấu trúc của một bảng tính hay cơ sở dữ liệu mà không phức tạp. Mỗi cột là một chiều thông tin về cuộc trò chuyện. Khi đội của bạn mở chế độ xem chat, họ thấy ngay giai đoạn lead, người phụ trách, mức ưu tiên và mọi chiều thông tin khác bạn đã định nghĩa. Nhờ thấy ngay như vậy, không cần bấm vào từng chat để biết trạng thái của nó.

• Thẻ chọn nhiều: gắn nhiều nhãn cho một chat (ví dụ: Ưu tiên cao VÀ Cần demo)
• Thẻ chọn một: mỗi chat chỉ có một trạng thái (ví dụ: Giai đoạn lead, trong đó lead chỉ có thể là Mới, Đã liên hệ hoặc Đã đủ điều kiện)

Sự khác biệt giữa thẻ chọn nhiều và thẻ chọn một rất quan trọng để giữ dữ liệu chính xác. Giai đoạn lead nên là thẻ chọn một vì mỗi lúc lead chỉ ở một giai đoạn. Nhưng loại vấn đề có thể là thẻ chọn nhiều vì một cuộc trò chuyện có thể vừa hỏi về thanh toán vừa đề xuất tính năng. Chọn đúng loại thẻ giúp dữ liệu luôn gọn gàng và bộ lọc cho kết quả chính xác.

Các đội sales fintech tạo cột cho các giai đoạn pipeline: Lead mới, Đã liên hệ, Đã hẹn demo, Đã gửi đề xuất, Đã chốt. Lọc theo giai đoạn để tập trung vào các thương vụ sắp chốt. Góc nhìn pipeline này thay thế bảng tính bên ngoài và giúp cả đội sales cùng thấy tiến độ thương vụ. Khi một nhân viên đánh dấu chat là "Đã hẹn demo", mọi thành viên trong đội thấy cập nhật đó ngay lập tức.

Trader P2P và OTC gắn thẻ cuộc trò chuyện theo trạng thái giao dịch, loại đối tác và quy mô thương vụ. Nhanh chóng tìm mọi giao dịch đang chờ hoặc các đối tác giá trị cao. Trader thường xử lý nhiều thương vụ cùng lúc trên các chat Telegram khác nhau. Nhãn giúp trader lọc ngay để xem mọi cuộc đàm phán đang diễn ra, mọi giao dịch đã hoàn tất đang chờ thanh toán, hoặc mọi cuộc trò chuyện với một hạng đối tác cụ thể.

Các agency marketing Web3 gắn thẻ chat theo khách hàng, dự án và trạng thái. Xem mọi cuộc trò chuyện của một khách hàng cụ thể chỉ trong nháy mắt. Agency đang xoay xở nhiều tài khoản khách hàng được lợi rất lớn từ nhãn, vì nhãn ngăn lỗi khi chuyển đổi bối cảnh. Khi một nhân viên lọc theo nhãn của một khách hàng, họ chỉ thấy các cuộc trò chuyện liên quan đến khách hàng đó, giảm rủi ro gửi nhầm thông tin cho nhầm người.

Người quản lý cộng đồng gắn thẻ các cuộc trò chuyện hỗ trợ theo loại vấn đề và mức ưu tiên. Kết hợp với hệ thống ticket hỗ trợ, bạn có một quy trình hỗ trợ hoàn chỉnh. Nhãn được đưa thẳng vào bảng Kanban, nên các ticket gắn nhãn "Ưu tiên cao" tự động nổi lên đầu hàng đợi.

Các đội thương mại điện tử dùng nhãn để theo dõi các cuộc trò chuyện liên quan đến đơn hàng theo trạng thái: Hỏi trước khi mua, Đã đặt hàng, Vấn đề vận chuyển, Yêu cầu đổi trả. Cách phân loại này giúp nhân viên hỗ trợ ưu tiên các vấn đề gấp như sự cố vận chuyển trước câu hỏi chung về sản phẩm, đồng thời đưa dữ liệu vào phân tích để quản lý nhận ra những loại vấn đề phổ biến nhất.

Các đội dropshipping có thể gắn nhãn cuộc trò chuyện với nhà cung cấp theo danh mục sản phẩm, mức độ tin cậy và trạng thái đơn hàng. Khi quản lý quan hệ với hàng chục nhà cung cấp trên Telegram, nhãn giúp các cuộc trò chuyện không lẫn vào nhau và đảm bảo các vấn đề cấp bách trong chuỗi cung ứng được xử lý trước.

Khi bạn bấm vào một chat, bảng bên hiển thị mọi thẻ đã gắn. Bạn hiểu bối cảnh cuộc trò chuyện trước cả khi đọc tin nhắn. Điều này đặc biệt giá trị khi một thành viên tiếp nhận cuộc trò chuyện mà đồng nghiệp đã xử lý trước đó. Thay vì cuộn qua lịch sử tin nhắn để nắm tình hình, nhãn cho bạn bản tóm tắt ngay lập tức: đây là khách VIP, thương vụ đang ở giai đoạn đề xuất, và người xử lý gần nhất là trưởng nhóm sales.

Lọc bảng chat theo bất kỳ tổ hợp thẻ nào. Tìm mọi "Lead nóng" thuộc "Dự án X" đang "Cần theo dõi" chỉ trong vài giây. Bộ lọc kết hợp cho phép bạn cắt danh sách chat thật chính xác. Bạn có thể kết hợp bộ lọc trên nhiều cột: hiển thị mọi chat có Giai đoạn lead là "Đã đủ điều kiện" VÀ Nhân viên phụ trách là "Sarah" VÀ Mức ưu tiên là "Cao". Nhờ đó, các chat Telegram của bạn trở thành một cơ sở dữ liệu có thể truy vấn.

Dùng nhãn để phân nhóm người nhận cho tin nhắn broadcast. Chỉ gửi khuyến mãi cho khách VIP, hoặc chỉ gửi tin nhắn theo dõi cho lead ấm. Gửi broadcast hỗ trợ tối đa 100 người nhận mỗi lượt gửi, danh sách dài hơn được tự động chia thành nhiều lượt, và phân nhóm theo nhãn đảm bảo mỗi người nhận đều nhận được tin nhắn phù hợp. Broadcast đúng đối tượng luôn có tỷ lệ phản hồi và mức tương tác tốt hơn tin nhắn hàng loạt.

Nhãn được đưa vào phân tích chat. Xem có bao nhiêu chat ở mỗi giai đoạn pipeline hoặc loại vấn đề nào phổ biến nhất. Phân tích trở nên hữu ích hơn hẳn khi có thể chia theo nhãn. Thay vì nhìn thời gian phản hồi tổng hợp, bạn có thể xem riêng thời gian phản hồi cho khách VIP, hoặc so sánh tốc độ giải quyết ticket hỗ trợ ưu tiên cao với ticket ưu tiên thấp.

Kết hợp nhãn với lời nhắc chat của Entergram qua bot Telegram để tạo hệ thống theo dõi. Gắn nhãn chat là "Cần theo dõi", đặt lời nhắc vào ngày làm việc tiếp theo, và bot Telegram sẽ báo cho bạn khi đến lúc liên hệ lại. Sự kết hợp giữa nhãn và lời nhắc đảm bảo các cuộc trò chuyện quan trọng không bị bỏ sót.

Với quản lý nhiều tài khoản, nhãn của bạn hoạt động trên mọi tài khoản Telegram đã kết nối. Tạo một hệ thống sắp xếp thống nhất cho toàn bộ sự hiện diện của bạn trên Telegram.

Sự nhất quán giữa các tài khoản là một trong những điểm mạnh nhất của hệ thống gắn nhãn Entergram. Dù cuộc trò chuyện diễn ra trên tài khoản sales, tài khoản hỗ trợ hay tài khoản cá nhân, các nhãn đều giống nhau. Một liên hệ được gắn nhãn "Khách VIP" trên một tài khoản sẽ mang nhãn đó trên mọi tài khoản, cho đội bạn góc nhìn nhất quán bất kể họ đang làm việc từ tài khoản nào.

Bắt đầu với ba đến năm nhãn giải quyết nhu cầu cấp thiết nhất. Bạn luôn có thể thêm sau. Những đội cố xây một hệ thống nhãn toàn diện ngay từ ngày đầu thường tạo ra các danh mục không bao giờ dùng đến. Hãy bắt đầu với những nhãn giải quyết vấn đề hôm nay và mở rộng khi xuất hiện nhu cầu mới.

Đặt quy tắc đặt tên để nhãn luôn rõ ràng khi hệ thống lớn dần. Quyết định dùng từ đầy đủ hay viết tắt, viết hoa có thống nhất không, và có thêm tiền tố cho các nhãn liên quan hay không. Sự nhất quán giúp việc lọc trở nên trực quan và tránh các nhãn trùng lặp chỉ khác nhau chút ít ở tên.

Nhãn tích tụ dần theo thời gian. Hãy lên lịch rà soát định kỳ để lưu trữ hoặc xóa những nhãn không còn phù hợp. Một hệ thống nhãn lộn xộn làm đội bạn chậm lại và giảm độ chính xác của phân tích.

Hãy nghĩ về cách bạn đang sắp xếp các cuộc trò chuyện hiện nay. Bạn cần theo dõi những thông tin gì?

Thiết lập cột trong chế độ xem Chats cho từng danh mục.

Tạo thẻ trong từng cột. Chọn thẻ chọn nhiều hoặc chọn một tùy theo nhu cầu.

Bắt đầu gắn thẻ cho các cuộc trò chuyện và dùng bộ lọc để tìm thứ bạn cần.

Bắt đầu với bản dùng thử miễn phí 3 ngày tại app.entergram.com để xây dựng hệ thống nhãn của bạn. Nếu muốn được tư vấn cách thiết kế nhãn cho trường hợp sử dụng cụ thể, hãy đặt lịch demo với đội ngũ của chúng tôi.

Nhãn tùy chỉnh có trong mọi gói Entergram. Xem trang bảng giá để biết chi tiết về giới hạn và tính năng.

Nhãn tùy chỉnh biến Telegram của bạn từ một hộp thư hỗn loạn thành một cơ sở dữ liệu CRM ngăn nắp. Chúng mang lại bối cảnh kinh doanh cho mọi cuộc trò chuyện, cho phép lọc chính xác, hỗ trợ broadcast đúng đối tượng và đưa dữ liệu có ý nghĩa vào phân tích. Kết hợp với quản lý nhiều tài khoản, gửi tin nhắn broadcast và phân tích, bạn hoàn toàn làm chủ việc giao tiếp trên Telegram.

Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc khám phá tất cả tính năng Telegram CRM.