Sao lưu chat Telegram cho doanh nghiệp: cách xuất chat và những gì bản xuất bỏ sót

Tháng này, ai đó trong đội của bạn đã hỏi "mình có văn bản nào ghi lại chuyện đó không?", và câu trả lời nằm trong Telegram của một người. Có thể bạn đã cuộn tìm nó. Có thể bạn đã tìm cách xuất cuộc chat và thấy ba bài hướng dẫn, bài nào cũng dừng lại ở đường dẫn menu. Đây là con số khiến chủ doanh nghiệp phải chú ý: FAQ của Telegram cho biết tài khoản không trực tuyến trong 18 tháng sẽ bị xóa theo mặc định, và việc xóa tài khoản sẽ xóa vĩnh viễn toàn bộ tin nhắn và danh bạ của nó.

Hướng dẫn này trình bày việc xuất dữ liệu một cách đầy đủ: nó nằm ở đâu, từng tùy chọn làm gì, HTML hay JSON, và những gì có trong thư mục xuất. Sau đó là phần các bài hướng dẫn bỏ qua. Một bản sao lưu chat Telegram do một người làm trên một chiếc laptop bảo vệ bạn khỏi những sự cố hiếm khi xảy ra, nhưng lại để bạn hở trước sự cố xảy ra nhiều nhất: một người có quyền truy cập mang lịch sử đi hoặc âm thầm thay đổi nó.

Trước khi xuất bất cứ thứ gì, hãy hiểu rõ Telegram đã giữ gì cho bạn. Các cuộc chat thông thường là chat đám mây. FAQ của Telegram mô tả chúng được lưu mã hóa trên đám mây Telegram và truy cập được từ bất kỳ thiết bị nào của bạn, kể cả khi bạn mất điện thoại. Cũng theo FAQ đó, dữ liệu chat đám mây nằm ở nhiều trung tâm dữ liệu.

Secret Chats (chat bí mật) là ngoại lệ. FAQ nêu rõ chat bí mật gắn với từng thiết bị và không thuộc đám mây Telegram. Chúng chỉ tồn tại trên các thiết bị nơi cuộc hội thoại diễn ra. Mất thiết bị, hoặc đăng xuất, là những tin nhắn đó biến mất.

Vậy nên với trường hợp mất điện thoại, Telegram tự là bản sao lưu của chính nó. Đám mây không bảo vệ bạn khỏi những người có thể tác động lên cuộc chat:

Bốn trong năm dòng đó nói về con người và quyền sở hữu tài khoản, không phải về máy chủ của Telegram. Hãy ghi nhớ điều này cho phần còn lại của hướng dẫn.

Telegram ra mắt công cụ xuất dữ liệu vào tháng 8 năm 2018, trong Telegram Desktop. Có hai lối vào: từng cuộc chat một, hoặc toàn bộ tài khoản.

Dùng cách này khi bạn cần một cuộc hội thoại duy nhất, chẳng hạn luồng chat với khách hàng trước một tranh chấp, hoặc cuộc chat với nhà cung cấp trước khi gia hạn hợp đồng.

Open the chat in Telegram Desktop
Click the three-dot menu in the chat header
Choose "Export chat history"
Pick media types, size limit, format and date range
Click Export

Hộp thoại cho phép bạn chọn loại media cần đưa vào (ảnh, video, tin nhắn thoại, tin nhắn video, sticker, GIF và tệp), giới hạn dung lượng tệp, đường dẫn tải xuống, định dạng, và khoảng thời gian được đặt bằng "From" và "to". Để khoảng thời gian ở mặc định sẽ xuất mọi thứ từ tin nhắn cũ nhất đến hiện tại. Các nhãn này lấy trực tiếp từ mã nguồn của chính Telegram Desktop, nên chúng khớp với những gì bạn thấy trên màn hình.

Dùng cách này khi có người sắp rời đi, một tài khoản đang gặp rủi ro, hoặc bạn tạo bản sao gốc của một tài khoản lần đầu tiên.

Telegram Desktop: Settings, then Advanced, then Export Telegram data

Bản xuất này rộng hơn. Ngoài các cuộc chat, nó có thể gồm thông tin tài khoản (tên hiển thị, username, số điện thoại, ảnh đại diện), danh bạ, kho lưu trữ story và các phiên đang hoạt động. Với chat, bạn chọn từng loại: chat cá nhân, chat với bot, nhóm riêng tư, kênh riêng tư, nhóm công khai và kênh công khai. Ngoài ra còn có tùy chọn "Only my messages" (chỉ tin nhắn của tôi), giúp rút gọn bản xuất nhóm xuống chỉ còn những gì tài khoản đó đã viết.

Telegram có thể bắt bạn chờ với bản xuất toàn bộ. Mã nguồn của Telegram Desktop có một thông báo cho biết, vì lý do bảo mật, việc tải xuống có thể bị trì hoãn vài giờ, mọi thiết bị của bạn đã được thông báo về yêu cầu này, và bạn phải thực hiện lại sau đó từ chính thiết bị đó. Nếu bạn xuất dữ liệu vì một tài khoản sắp bị mất, hãy bắt đầu ngay hôm nay, đừng đợi đến hạn chót.

Công cụ xuất cho bạn chọn "Human-readable HTML" (HTML cho người đọc), "Machine-readable JSON" (JSON cho máy đọc), hoặc cả hai.

• HTML mở được trong trình duyệt và trông giống một cuộc chat. Chọn nó khi một người sẽ đọc tệp: quản lý xem lại một luồng chat, luật sư, kiểm toán viên.
• JSON là dữ liệu có cấu trúc. Chọn nó khi tệp sẽ được đưa sang nơi khác: một script, bảng tính, cơ sở dữ liệu, chỉ mục tìm kiếm.
• Cả hai chỉ tốn thêm dung lượng ổ đĩa. Với bất cứ thứ gì bạn có thể cần trong tranh chấp, hãy chọn cả hai. Bạn sẽ không biết trước người đọc tiếp theo là con người hay một chương trình.

Dòng cuối quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Một bản xuất là góc nhìn của một tài khoản vào Telegram. Nó không thể chứa một nhóm mà tài khoản đã rời, một cuộc chat mà tài khoản chưa từng tham gia, hay cuộc hội thoại đồng nghiệp đã có trên một tài khoản khác.

Với một cá nhân sao lưu chat của chính mình, bản xuất là đủ. Với một công ty, nó thất bại theo bốn cách cụ thể.

Nó là một ảnh chụp tại một thời điểm. Bản xuất đọc từng cuộc chat đúng như trạng thái vào lúc bạn bấm nút. Mọi thứ đã bị xóa trước đó đều vắng mặt, và mọi thứ đã bị sửa trước đó chỉ hiện ở dạng cuối cùng. Mọi thứ bị xóa hoặc sửa sau khi xuất vẫn còn trong bản sao của bạn, nhưng không có gì báo cho bạn biết nó đã thay đổi. Bạn có hai phiên bản sự thật và không có nhật ký nào ghi lại sự khác biệt.

Nó là góc nhìn của một người. Mỗi bản xuất thuộc về một tài khoản. Một đội vận hành 12 tài khoản cần 12 bản xuất, mỗi bản do một người đăng nhập vào tài khoản đó khởi chạy, mỗi bản có thời gian chờ riêng nếu Telegram áp dụng. Không ai làm việc đó hằng ngày, nên trên thực tế không ai làm cả cho đến khi sự cố đã xảy ra.

Nó nằm trên một chiếc laptop. Đường dẫn tải xuống mặc định là một thư mục trên chiếc máy đã chạy bản xuất. Trừ khi có người chuyển nó vào kho lưu trữ của công ty, bản sao lưu sẽ hỏng theo đúng những cách mà chiếc laptop có thể hỏng: bị trộm, ổ đĩa bị xóa, quên mật khẩu.

Nó ra đi cùng nhân viên. Đây là điểm gây tốn tiền. Người có thể xuất một cuộc chat là người nắm giữ phiên đăng nhập của tài khoản. Nếu đó là nhân viên bán hàng dùng số điện thoại riêng, thì tài khoản, lịch sử đám mây của nó và mọi bản xuất đều thuộc về họ khi họ nghỉ việc. Công ty bạn chưa bao giờ giữ một bản sao nào.

Nếu vấn đề bạn thực sự đang gặp là một tin nhắn đã bị xóa, bản xuất sẽ không lấy lại được nó, và cũng không có gì khác lấy lại được. Hướng dẫn của chúng tôi về tin nhắn Telegram đã xóa và nhật ký kiểm toán trình bày chi tiết trường hợp đó.

Các bài viết về bảo mật ứng dụng nhắn tin chủ yếu nói về người ngoài: mã hóa, máy chủ bị xâm nhập, SIM bị đánh cắp. Đó là những rủi ro thật, và xác minh hai bước đáng được bật cho mọi tài khoản doanh nghiệp. Nhưng hãy nhìn lại bảng ở đầu hướng dẫn này. Đám mây của Telegram đã xử lý chuyện mất điện thoại. Điều nó không xử lý được là một người có quyền truy cập hợp lệ xóa một luồng chat để che giấu sai sót, hoặc xuất danh bạ vào ngày thứ Sáu cuối cùng của họ.

Đây không phải giả định về người xấu. Công cụ xuất của Telegram là một tính năng quyền riêng tư dành cho chủ tài khoản, và nó hoạt động đúng như thiết kế: ai kiểm soát phiên đăng nhập thì có thể lấy dữ liệu. Cùng một nút bấm sao lưu chat cho bạn cũng sao lưu nó cho người sắp sang làm cho đối thủ. Kế hoạch sao lưu của doanh nghiệp phải bắt đầu từ việc ai kiểm soát các tài khoản, vì bản xuất đi theo tài khoản.

Giới hạn của lập luận này: nếu đội của bạn là ba nhà sáng lập, ai cũng sở hữu tài khoản của mình và tin tưởng lẫn nhau, rủi ro là nhỏ, và một bản xuất hằng tháng vào kho lưu trữ chung có thể là tất cả những gì bạn cần. Lập luận càng mạnh hơn với mỗi tài khoản bạn thêm vào, mỗi cộng tác viên bạn nhận vào và mỗi nhân viên kinh doanh tham gia với số điện thoại riêng.

Entergram là một lớp CRM nằm trên các tài khoản Telegram cá nhân thật, được xây để quản lý hơn 100 tài khoản trong một giao diện. Một số tính năng của nó liên quan đến bài toán sao lưu. Không tính năng nào trong số đó là bản sao lưu tin nhắn, và các giới hạn dưới đây cũng quan trọng ngang với tính năng.

Tích hợp Slack của Entergram được định vị là một nhật ký kiểm toán. Mỗi chỗ ngồi kết nối workspace Slack của riêng mình và chọn một kênh công khai hoặc riêng tư. Sau đó Entergram chuyển tiếp mọi cuộc chat Telegram mà chỗ ngồi đó truy cập được vào kênh đó, nên hồ sơ tự hình thành thay vì chờ ai đó chạy bản xuất.

Các giới hạn, nói thẳng:

• Nó chỉ một chiều. Telegram chảy sang Slack. Không thể trả lời từ Slack ngược về Telegram.
• Mỗi chỗ ngồi một kênh, không phải mỗi tài khoản một kênh. Nếu một chỗ ngồi truy cập được tám tài khoản, cả tám đều đổ vào một kênh duy nhất của chỗ ngồi đó. Muốn có các hồ sơ hạn chế tách biệt thì cần các chỗ ngồi riêng.
• Cách xử lý khi xóa chưa được xác nhận. Việc một tin nhắn bị xóa trên Telegram có còn trong kênh Slack hay không là do backend của Entergram quyết định và chưa được xác nhận. Đừng xây quy trình tuân thủ dựa trên giả định là nó còn cho đến khi bạn đã thử trong workspace của chính mình.
• Chính sách lưu giữ của Slack quyết định bản sao tồn tại bao lâu. Với gói Free của Slack, lịch sử tin nhắn hiển thị trong 90 ngày và nội dung cũ hơn một năm bị xóa vĩnh viễn. Với các gói trả phí, cài đặt lưu giữ của Slack mặc định giữ dữ liệu trong suốt vòng đời của workspace, và Workspace Owners có thể thay đổi điều đó. Hãy thiết lập nó có chủ đích.
• Coi như nó chỉ ghi lại từ ngày bạn kết nối. Việc bổ sung lịch sử cũ chưa được ghi trong tài liệu, nên hãy chạy một bản xuất Telegram cho lịch sử hiện có của từng tài khoản ngay trong cùng ngày để không có khoảng trống.

Entergram có bốn tùy chọn nhằm ngăn rò rỉ dữ liệu nội bộ: ẩn username, ẩn thông tin thành viên nhóm, ngăn người dùng sửa tin nhắn, và ngăn người dùng xóa tin nhắn. Hai tùy chọn cuối giữ nguyên vẹn phía bạn trong cuộc hội thoại ngay từ gốc, điều này tốt hơn mọi bản sao lưu vì chẳng có gì cần khôi phục.

Các giới hạn: những tùy chọn này quy định những gì thành viên không gian làm việc có thể làm qua Entergram. Chúng không thể ngăn bên kia trong cuộc chat xóa tin nhắn của chính họ. Chúng cũng không áp dụng với ứng dụng Telegram đăng nhập cùng tài khoản trên điện thoại của ai đó, nên các phiên đăng nhập của tài khoản cũng là một phần của việc kiểm soát. Hãy rà soát chúng trong Telegram tại Settings, rồi Devices (FAQ của Telegram gọi là Active Sessions), và kết thúc những phiên không nên tồn tại.

Rất dễ nghĩ rằng đồng bộ CRM cũng là kho lưu trữ chat. Hai tích hợp này thì không. Tích hợp HubSpot ánh xạ mỗi cuộc chat thành một Contact trong HubSpot và đồng bộ các trường tùy chỉnh của Entergram với thuộc tính liên hệ, không có tin nhắn hay ghi chú nào được đồng bộ. Tích hợp Notion ánh xạ mỗi cuộc chat thành một dòng trong một cơ sở dữ liệu Notion và đồng bộ trường tùy chỉnh theo cả hai chiều, cũng không có tin nhắn. Cả hai đều hữu ích để giữ dữ liệu thương vụ bên ngoài Telegram. Không cái nào giữ được dù chỉ một dòng nội dung đã trao đổi.

Phân tích Telegram của Entergram bao gồm số tin nhắn gửi và nhận, thời gian phản hồi, giờ và ngày bận rộn nhất, và dữ liệu phân tích thô có thể tải xuống. Điều đó cho bạn một hồ sơ bền vững về hoạt động nhắn tin (khối lượng, thời điểm và thời gian phản hồi). Nó không chứa nội dung tin nhắn, nên nó cho thấy một cuộc hội thoại đã diễn ra nhưng không cho thấy những gì đã được nói trong đó.

Entergram tải tin nhắn trực tiếp từ Telegram và không giữ lịch sử tin nhắn của bạn trong cơ sở dữ liệu, chỉ có bộ nhớ đệm ngắn hạn. Trang bảo mật của chúng tôi giải thích thiết kế này. Nó tốt cho quyền riêng tư, và với hướng dẫn này nó có một hệ quả: nếu một tài khoản Telegram bị xóa, Entergram cũng không thể cho bạn xem lịch sử của nó.

Hãy ghép các phần lại theo thứ tự sau. Mỗi bước lấp một khoảng trống mà bước trước để lại.

1. Sở hữu các tài khoản. Hội thoại công việc nên nằm trên tài khoản do công ty kiểm soát, có bật xác minh hai bước và email khôi phục trỏ về hộp thư của công ty. Mọi bước sau đều giả định điều này.
2. Tạo bản xuất gốc cho mọi tài khoản. Chạy "Export Telegram data" với cả HTML và JSON, và chuyển thư mục vào kho lưu trữ của công ty ngay trong ngày. Gắn nhãn theo tài khoản và ngày.
3. Bắt đầu một hồ sơ liên tục. Kết nối Slack theo từng chỗ ngồi với một kênh hạn chế, đặt thời gian lưu giữ của Slack khớp với khoảng thời gian bạn cần giữ hồ sơ, và kiểm tra điều gì xảy ra với một tin nhắn bạn xóa trên Telegram trước khi dựa vào nó.
4. Khóa sửa và xóa. Bật hai tùy chọn về tin nhắn cho mọi thành viên làm việc với chat khách hàng, và báo cho đội biết chúng đã được bật. Một tùy chọn mọi người biết đến sẽ thay đổi hành vi. Một tùy chọn bị giấu sẽ thành vấn đề về niềm tin ngay lần đầu có người phát hiện ra.
5. Viết danh sách kiểm tra khi nhân viên nghỉ việc trước khi cần đến. Bản xuất cuối cùng cho các tài khoản của người đó, kết thúc các phiên trong Settings, rồi Devices, và xóa thành viên khỏi không gian làm việc.
6. Giữ hồ sơ công việc ngoài Secret Chats. Theo thiết kế, chúng chỉ nằm trên thiết bị. Hãy dùng chúng đúng mục đích, và giữ mọi thứ bạn có thể cần chứng minh sau này trong chat đám mây.

Một lưu ý cuối: một bản xuất đầy những cuộc hội thoại với khách hàng là dữ liệu cá nhân nằm trong một tệp. Nếu bạn hoạt động tại EU hoặc phục vụ khách hàng EU, hãy quyết định các tệp này nằm ở đâu và bạn giữ chúng bao lâu. Hướng dẫn GDPR cho Telegram của chúng tôi trình bày lịch lưu giữ và yêu cầu truy cập của chủ thể dữ liệu.

Cài Telegram Desktop, đăng nhập, rồi vào Settings, tiếp đến Advanced, rồi Export Telegram data. Đánh dấu các loại chat bạn muốn, đặt tùy chọn media và giới hạn dung lượng, chọn HTML, JSON hoặc cả hai, rồi bấm Export. Telegram có thể trì hoãn bản xuất toàn bộ vì lý do bảo mật và thông báo cho các thiết bị khác của bạn, nên có thể bạn phải quay lại và thực hiện lại yêu cầu từ chính thiết bị đó.

Telegram mô tả công cụ xuất trong Telegram Desktop, và đó là nơi có các tùy chọn "Export chat history" và "Export Telegram data". Cách thực tế là cài Telegram Desktop trên máy tính, đăng nhập bằng cùng tài khoản và xuất từ đó. Chat đám mây của bạn đã nằm trên máy chủ, nên chúng sẽ hiện trên máy tính ngay khi bạn đăng nhập.

Không. FAQ của Telegram cho biết Secret Chats gắn với từng thiết bị và không thuộc đám mây Telegram, và hộp thoại xuất không liệt kê chúng trong các loại chat. Nếu một Secret Chat quan trọng, nó chỉ tồn tại trên các thiết bị nơi nó diễn ra.

Không. Bản xuất đọc cuộc chat đúng như trạng thái lúc bạn chạy nó, nên mọi thứ đã bị xóa cho mọi người trước thời điểm đó sẽ không có. Telegram không có cách nào khôi phục một tin nhắn đã bị xóa ở cả hai phía. Xem hướng dẫn của chúng tôi về tin nhắn Telegram đã xóa để biết cách các đội giữ hồ sơ trước khi việc xóa xảy ra.

Không. Entergram hiển thị tin nhắn trực tiếp từ Telegram và không giữ lịch sử tin nhắn trong cơ sở dữ liệu. Những gì nó bổ sung là một bản sao liên tục trong Slack qua kênh chuyển tiếp kiểm toán một chiều, các khóa ngăn thành viên không gian làm việc sửa hoặc xóa tin nhắn, và dữ liệu phân tích tải xuống được, ghi lại hoạt động nhưng không ghi nội dung tin nhắn.

Điều đó chưa được xác nhận. Kênh chuyển tiếp Slack chạy một chiều từ Telegram vào một kênh cho mỗi chỗ ngồi, và điều gì xảy ra với bản sao trên Slack sau khi tin nhắn bị xóa phía Telegram là do backend của Entergram quyết định. Hãy thử trong workspace của chính bạn trước khi dựa vào nó, và kết hợp với khóa xóa, vốn ngăn việc xóa ngay từ đầu trong không gian làm việc của bạn.

Chọn HTML nếu một người sẽ đọc tệp, và JSON nếu một chương trình sẽ đọc. Nếu bản xuất có khả năng được dùng trong một tranh chấp, hãy chọn cả hai. Dung lượng ổ đĩa thêm vào rẻ hơn việc phải xuất lại sau khi cuộc chat đã thay đổi.

Hãy chọn tài khoản Telegram mà việc mất nó sẽ gây thiệt hại nhiều nhất trong quý này. Đó thường là tài khoản do một nhân viên kinh doanh nắm giữ, trên số điện thoại riêng của họ, chứa những khách hàng lớn nhất của bạn. Chạy "Export Telegram data" cho nó ngay hôm nay, ở cả hai định dạng, và đưa thư mục vào kho lưu trữ của công ty. Sau đó hãy quyết định liệu tài khoản đó có nên tiếp tục nằm dưới quyền kiểm soát của một người hay không. Nếu câu trả lời là không, bước tiếp theo là chuyển nó vào một không gian làm việc nơi khóa sửa và xóa được áp dụng và kênh chuyển tiếp Slack bắt đầu ghi lại.