Backup delle chat Telegram per le aziende: come esportare le chat e cosa manca nell'esportazione

Questo mese qualcuno nel tuo team ha chiesto "ce l'abbiamo per iscritto?", e la risposta stava nel Telegram di una sola persona. Forse sei andato a cercarla scorrendo. Forse hai cercato un modo per esportare la chat e hai trovato tre tutorial che si fermavano tutti al percorso nel menu. Ecco il dato che dovrebbe far drizzare le orecchie a chi guida un'azienda: le FAQ di Telegram dicono che un account che non si collega per 18 mesi viene eliminato per impostazione predefinita, e che l'eliminazione di un account rimuove in modo permanente tutti i suoi messaggi e contatti.

Questa guida spiega l'esportazione come si deve: dove si trova, cosa fa ogni opzione, HTML o JSON, e cosa finisce nella cartella. Poi copre la parte che i tutorial saltano. Un backup delle chat Telegram fatto da una persona su un laptop ti protegge dai guasti che capitano di rado e ti lascia scoperto davanti a quello che capita più spesso: una persona con accesso che se ne va con la cronologia o la modifica senza dirlo.

Prima di esportare qualcosa, chiarisci cosa Telegram conserva già per te. Le chat normali sono chat cloud. Le FAQ di Telegram le descrivono come archiviate in forma cifrata nel cloud di Telegram e accessibili da qualsiasi tuo dispositivo, anche se perdi il telefono. Secondo le stesse FAQ, i dati delle chat cloud stanno in più data center.

Le chat segrete sono l'eccezione. Le FAQ dicono che le chat segrete sono legate al dispositivo e non fanno parte del cloud di Telegram. Esistono solo sui dispositivi su cui si è svolta la conversazione. Perdi il dispositivo, o esci dall'account, e quei messaggi spariscono.

Quindi, per un telefono perso, Telegram è il backup di sé stesso. Il cloud però non ti protegge dalle persone che possono agire sulla chat:

Quattro di queste cinque righe riguardano le persone e la proprietà degli account, non i server di Telegram. Tienilo a mente per il resto della guida.

Telegram ha introdotto lo strumento di esportazione ad agosto 2018, in Telegram Desktop. Ci sono due punti di accesso: una chat alla volta, oppure l'intero account.

Usalo quando ti serve una singola conversazione, per esempio il thread con un cliente prima di una contestazione o la chat con un fornitore prima del rinnovo di un contratto.

Open the chat in Telegram Desktop
Click the three-dot menu in the chat header
Choose "Export chat history"
Pick media types, size limit, format and date range
Click Export

La finestra ti fa scegliere quali media includere (foto, video, messaggi vocali, videomessaggi, sticker, GIF e file), un limite di dimensione per i file, una cartella di destinazione, il formato e un intervallo di date impostato con "From" e "to". Se lasci l'intervallo con i valori predefiniti, esporti tutto, dal messaggio più vecchio a oggi. Queste etichette vengono direttamente dal codice sorgente di Telegram Desktop, quindi corrispondono a ciò che vedi sullo schermo.

Usalo quando una persona se ne va, quando un account è a rischio o quando fai per la prima volta una copia di base di un account.

Telegram Desktop: Settings, then Advanced, then Export Telegram data

Questa esportazione è più ampia. Oltre alle chat, può includere le informazioni dell'account (nome visualizzato, username, numero di telefono, foto profilo), l'elenco dei contatti, l'archivio delle storie e le sessioni attive. Per le chat scegli i tipi uno per uno: chat personali, chat con bot, gruppi privati, canali privati, gruppi pubblici e canali pubblici. C'è anche un'opzione "Only my messages" (solo i miei messaggi), che riduce le esportazioni dei gruppi a ciò che ha scritto quell'account.

Telegram potrebbe farti aspettare per un'esportazione completa. Il codice sorgente di Telegram Desktop contiene un messaggio secondo cui, per motivi di sicurezza, il download può essere ritardato di un certo numero di ore, tutti i tuoi dispositivi sono stati avvisati della richiesta e devi ripeterla più tardi dallo stesso dispositivo. Se esporti perché un account sta per andare perso, inizia oggi, non il giorno della scadenza.

L'esportazione offre "Human-readable HTML" (HTML leggibile), "Machine-readable JSON" (JSON leggibile dalle macchine) o entrambi.

• HTML si apre in un browser e sembra una chat. Sceglilo quando a leggere il file sarà una persona: un manager che rivede un thread, un avvocato, un revisore.
• JSON è un dato strutturato. Sceglilo quando il file andrà da qualche altra parte: uno script, un foglio di calcolo, un database, un indice di ricerca.
• Entrambi costa spazio su disco e nient'altro. Per tutto ciò che potrebbe servirti in una contestazione, prendili tutti e due. Non puoi sapere in anticipo se il prossimo lettore sarà una persona o un programma.

L'ultima riga conta più di quanto sembri. Un'esportazione è la vista di Telegram di un solo account. Non può includere un gruppo che l'account ha lasciato, una chat in cui non è mai stato o una conversazione che un collega ha avuto su un altro account.

Per una persona che fa il backup delle proprie chat, l'esportazione basta. Per un'azienda fallisce in quattro modi precisi.

È un'istantanea. L'esportazione legge ogni chat com'è nel momento in cui premi il pulsante. Ciò che è stato eliminato prima non c'è, e ciò che è stato modificato prima compare solo nella forma finale. Ciò che viene eliminato o modificato dopo l'esportazione resta nella tua copia, ma niente ti dice che è cambiato. Ti ritrovi con due versioni della verità e nessun registro della differenza.

È la vista di una sola persona. Ogni esportazione appartiene a un account. Un team che gestisce 12 account ha bisogno di 12 esportazioni, ognuna avviata da qualcuno connesso a quell'account, ognuna con il suo periodo di attesa se Telegram lo applica. Nessuno lo fa ogni giorno, quindi in pratica nessuno lo fa finché qualcosa non è già andato storto.

Vive su un solo laptop. La cartella di destinazione predefinita è sul computer che ha fatto l'esportazione. Se nessuno la sposta nell'archivio aziendale, il backup ha gli stessi punti deboli del laptop: furto, disco cancellato, password dimenticata.

Se ne va con il dipendente. Questo è quello che costa soldi. La persona che può esportare una chat è la persona che detiene la sessione dell'account. Se è un commerciale che usa il proprio numero, allora l'account, la sua cronologia cloud e ogni esportazione sono suoi quando si dimette. La tua azienda non ha mai avuto una copia.

Se il problema che hai davanti è un messaggio già eliminato, un'esportazione non lo riporterà indietro, e nient'altro lo farà. La nostra guida ai messaggi eliminati su Telegram e ai registri di controllo tratta questo caso in dettaglio.

Quando si parla di sicurezza delle app di messaggistica si pensa soprattutto agli esterni: cifratura, violazioni dei server, SIM rubate. Sono rischi reali, e la verifica in due passaggi va attivata su ogni account aziendale. Ma riguarda la tabella all'inizio di questa guida. Il cloud di Telegram gestisce già il telefono perso. Quello che non può gestire è una persona con accesso legittimo che elimina un thread per coprire un errore, o che esporta l'elenco dei contatti il suo ultimo venerdì.

Non è un'ipotesi sulle persone cattive. Lo strumento di esportazione di Telegram è una funzione di privacy pensata per i proprietari degli account, e funziona esattamente come previsto: chi controlla la sessione può prendere i dati. Lo stesso pulsante che fa il backup di una chat per te lo fa per qualcuno che sta passando a un concorrente. Un piano di backup per un'azienda deve partire da chi controlla gli account, perché l'esportazione va ovunque vada l'account.

Il limite di questo ragionamento: se il tuo team è fatto di tre founder che possiedono i propri account e si fidano l'uno dell'altro, il rischio è basso, e un'esportazione mensile in un archivio condiviso potrebbe bastarti. Il ragionamento diventa più forte con ogni account che aggiungi, ogni collaboratore esterno che fai entrare e ogni commerciale che arriva con il proprio numero di telefono.

Entergram è un livello CRM sopra veri account Telegram personali, pensato per gestirne più di 100 in un'unica interfaccia. Diverse sue funzioni toccano il problema del backup. Nessuna di queste è un backup dei messaggi, e i limiti qui sotto sono importanti quanto le funzioni.

L'integrazione Slack di Entergram è pensata come registro di controllo. Ogni postazione collega il proprio workspace Slack e sceglie un canale pubblico o privato. Entergram poi inoltra in quel canale ogni chat Telegram a cui la postazione ha accesso, così il registro si costruisce da solo invece di aspettare che qualcuno lanci un'esportazione.

I limiti, detti chiaramente:

• È in una sola direzione. Telegram scorre verso Slack. Non si può rispondere da Slack verso Telegram.
• È un canale per postazione, non per account. Se una postazione ha accesso a otto account, tutti e otto confluiscono nell'unico canale di quella postazione. Per avere registri separati e riservati servono postazioni separate.
• Il comportamento con le eliminazioni non è confermato. Se un messaggio eliminato su Telegram resti nel canale Slack lo decide il backend di Entergram, e non è stato confermato. Non costruire un processo di conformità sul presupposto che resti finché non l'hai provato nel tuo workspace.
• È la conservazione di Slack a decidere quanto dura la copia. Sul piano Free di Slack, la cronologia dei messaggi è visibile per 90 giorni e i contenuti più vecchi di un anno vengono eliminati in modo permanente. Sui piani a pagamento, le impostazioni di conservazione di Slack conservano i dati per impostazione predefinita per tutta la vita del workspace, e i Workspace Owner possono cambiarlo. Impostala in modo consapevole.
• Consideralo un registro che parte dal giorno in cui lo colleghi. Il recupero della cronologia precedente non è documentato, quindi lo stesso giorno fai un'esportazione Telegram della cronologia esistente di ogni account, così non restano buchi.

Entergram ha quattro controlli contro la fuga di dati interna: nascondere gli username, nascondere le informazioni sui membri dei gruppi, impedire agli utenti di modificare i messaggi e impedire agli utenti di eliminarli. Gli ultimi due mantengono intatto il tuo lato della conversazione alla fonte, il che è meglio di qualsiasi backup perché non c'è nulla da ripristinare.

I limiti: questi controlli regolano ciò che i membri del workspace possono fare tramite Entergram. Non possono impedire all'altra parte di una chat di eliminare i propri messaggi. E non arrivano a un'app Telegram connessa allo stesso account sul telefono di qualcuno, quindi anche le sessioni dell'account fanno parte del controllo. Controllale in Telegram da Impostazioni, poi Dispositivi (le FAQ di Telegram le chiamano Sessioni attive), e chiudi quelle che non dovrebbero esistere.

È facile pensare che una sincronizzazione con un CRM sia anche un archivio delle chat. Queste due non lo sono. L'integrazione HubSpot associa ogni chat a un Contact di HubSpot e sincronizza i campi personalizzati di Entergram con le proprietà del contatto, e non sincronizza né messaggi né note. L'integrazione Notion associa ogni chat a una riga di un database Notion e sincronizza i campi personalizzati in entrambe le direzioni, anche qui senza messaggi. Entrambe sono utili per tenere i dati delle trattative fuori da Telegram. Nessuna delle due conserverà una sola riga di ciò che è stato detto.

Le analisi Telegram di Entergram coprono i messaggi inviati e ricevuti, i tempi di risposta e le ore e i giorni di punta, e i dati grezzi delle analisi si possono scaricare. Questo ti dà un registro duraturo dell'attività di messaggistica (volumi, orari e tempi di risposta). Non contiene il testo dei messaggi, quindi mostra che una conversazione c'è stata senza mostrare cosa ci si è detto.

Entergram recupera i messaggi in tempo reale da Telegram e non conserva la tua cronologia dei messaggi nel suo database, solo cache di breve durata. La nostra pagina sulla sicurezza spiega questa scelta. È positiva per la privacy e per questa guida significa una cosa: se un account Telegram viene eliminato, nemmeno Entergram può mostrarti la sua cronologia.

Metti insieme i pezzi in questo ordine. Ogni passaggio copre un vuoto lasciato dal precedente.

1. Possiedi gli account. Le conversazioni di lavoro devono stare su account controllati dall'azienda, con la verifica in due passaggi attiva e l'email di recupero che punta a una casella aziendale. Tutto ciò che segue lo dà per scontato.
2. Fai un'esportazione di base di ogni account. Lancia "Export Telegram data" con HTML e JSON, e sposta la cartella nell'archivio aziendale lo stesso giorno. Etichettala con l'account e la data.
3. Avvia un registro continuo. Collega Slack per ogni postazione a un canale riservato, imposta il periodo di conservazione di Slack in base a quanto a lungo ti servono i registri, e prova cosa succede a un messaggio che elimini su Telegram prima di farci affidamento.
4. Blocca modifiche ed eliminazioni. Attiva i due controlli sui messaggi per ogni membro che lavora sulle chat dei clienti, e di' al team che sono attivi. Un controllo che le persone conoscono cambia i comportamenti. Uno nascosto diventa un problema di fiducia la prima volta che qualcuno se ne accorge.
5. Scrivi la checklist di uscita prima che ti serva. Esportazione finale degli account della persona, sessioni chiuse da Impostazioni, poi Dispositivi, membro rimosso dal workspace.
6. Tieni i dati aziendali fuori dalle chat segrete. Per scelta di progetto esistono solo sul dispositivo. Usale per ciò a cui servono, e tieni nelle chat cloud tutto ciò che potresti dover dimostrare più avanti.

Un'ultima avvertenza: un'esportazione piena di conversazioni con i clienti è un file di dati personali. Se operi nell'UE o servi clienti nell'UE, decidi dove stanno questi file e per quanto tempo li conservi. La nostra guida al GDPR su Telegram tratta i piani di conservazione e le richieste di accesso degli interessati.

Installa Telegram Desktop, accedi e vai su Settings, poi Advanced, poi Export Telegram data. Spunta i tipi di chat che vuoi, imposta le opzioni dei media e il limite di dimensione, scegli HTML, JSON o entrambi, e clicca Export. Telegram potrebbe ritardare un'esportazione completa per motivi di sicurezza e avvisare i tuoi altri dispositivi, quindi potresti dover tornare e ripetere la richiesta dallo stesso dispositivo.

Telegram documenta lo strumento di esportazione in Telegram Desktop, ed è lì che si trovano le opzioni "Export chat history" ed "Export Telegram data". La strada pratica è installare Telegram Desktop su un computer, accedere con lo stesso account ed esportare da lì. Le tue chat cloud sono già sul server, quindi compaiono sul desktop appena accedi.

No. Le FAQ di Telegram dicono che le chat segrete sono legate al dispositivo e non fanno parte del cloud di Telegram, e la finestra di esportazione non le elenca tra i tipi di chat. Se una chat segreta è importante, esiste solo sui dispositivi su cui si è svolta.

No. L'esportazione legge la chat com'è nel momento in cui la lanci, quindi ciò che è stato eliminato per tutti prima di quel momento non c'è. Telegram non ha modo di recuperare un messaggio una volta eliminato per entrambe le parti. Leggi la nostra guida ai messaggi eliminati su Telegram per vedere come i team tengono traccia prima che l'eliminazione avvenga.

No. Entergram mostra i messaggi in tempo reale da Telegram e non conserva la cronologia dei messaggi nel suo database. Quello che aggiunge è una copia continua in Slack tramite l'inoltro di controllo in una sola direzione, blocchi che impediscono ai membri del workspace di modificare o eliminare i messaggi, e dati di analisi scaricabili che registrano l'attività ma non il testo dei messaggi.

Non è stato confermato. L'inoltro verso Slack va in una sola direzione, da Telegram verso un canale per postazione, e cosa succede alla copia in Slack dopo un'eliminazione lato Telegram lo decide il backend di Entergram. Provalo nel tuo workspace prima di farci affidamento, e abbinalo al blocco delle eliminazioni, che impedisce l'eliminazione dentro il tuo workspace fin dall'inizio.

Scegli HTML se a leggere il file sarà una persona e JSON se sarà un programma. Se l'esportazione potrebbe un giorno finire in una contestazione, selezionali entrambi. Lo spazio su disco in più costa meno che esportare di nuovo dopo che la chat è cambiata.

Scegli l'account Telegram la cui perdita farebbe più male in questo trimestre. Di solito è quello che detiene un solo commerciale, sul proprio numero, con dentro i tuoi clienti più grandi. Lancia oggi "Export Telegram data" su quell'account, in entrambi i formati, e metti la cartella nell'archivio aziendale. Poi decidi se quell'account debba restare sotto il controllo di una sola persona. Se la risposta è no, il passo successivo è spostarlo in un workspace dove si applicano i blocchi di modifica ed eliminazione e l'inoltro verso Slack inizia a registrare.