Etichette e tag personalizzati per Telegram: organizza le chat a modo tuo

Le cartelle native di Telegram aiutano a organizzare le chat, ma hanno dei limiti. Non puoi seguire lo stato dei lead, i livelli di priorità o l'assegnazione ai progetti. Man mano che la tua attività cresce, trovare conversazioni specifiche diventa sempre più difficile.

L'etichettatura personalizzata delle chat di Entergram ti dà la massima flessibilità per classificare le chat esattamente come serve alla tua attività.

Il problema dell'organizzazione integrata di Telegram è che è pensata per l'uso personale, non per il lavoro aziendale. Le cartelle possono raggruppare le chat per grandi categorie, ma non registrano le informazioni dettagliate che un'azienda deve seguire: fasi della trattativa, fasce di clienti, tipi di problema o assegnazioni nel team. Quando gestisci decine o centinaia di conversazioni attive, questa mancanza di struttura crea il caos.

Crea tag per qualsiasi criterio utile alla tua attività:

• Stato del lead: Hot Lead, Warm Prospect, Qualified, Follow-Up Needed
• Segmento cliente: VIP Client, New Onboard, Churn Risk
• Progetto: Website Redesign, Marketing Campaign Q3, Client X Support
• Tipo di problema: Technical Support, Billing Inquiry, Feature Request
• Origine: Referral, Telegram Ad, Group Member

Il vantaggio principale dei tag illimitati è che il tuo sistema di etichette cresce insieme alla tua attività. Non devi prevedere ogni categoria in anticipo. Quando nascono nuove esigenze (una nuova linea di prodotti, una campagna stagionale, una categoria di partnership), crei le etichette giuste. Non c'è uno schema rigido da modificare né un amministratore da contattare.

Organizza le etichette in colonne nella vista Chats. Ogni colonna rappresenta una categoria di informazioni: fase del lead, fascia del cliente, agente assegnato, interesse per un prodotto.

Le colonne danno alla tabella delle chat la struttura di un foglio di calcolo o di un database, senza la complessità. Ogni colonna è una dimensione di informazione su una conversazione. Quando il tuo team apre la vista delle chat, vede a colpo d'occhio la fase del lead, il responsabile assegnato, la priorità e qualsiasi altra dimensione che hai definito. Questa visibilità immediata evita di dover aprire le singole chat per capirne lo stato.

• Tag a selezione multipla: applica più etichette a una chat (per esempio High Priority E Needs Demo)
• Tag a opzione singola: uno stato per chat (per esempio Lead Stage, dove un lead è New, Contacted oppure Qualified)

La differenza tra tag a selezione multipla e a opzione singola è importante per la coerenza dei dati. La fase di un lead deve essere a opzione singola, perché un lead è in una sola fase alla volta. I tipi di problema, invece, possono essere a selezione multipla, perché una stessa conversazione può riguardare sia una domanda sulla fatturazione sia una richiesta di funzionalità. Scegliere il tipo giusto mantiene i dati puliti e rende precisi i risultati dei filtri.

I team di vendita fintech creano colonne per le fasi della pipeline: New Lead, Contacted, Demo Scheduled, Proposal Sent, Closed. Filtra per fase per concentrarti sulle trattative pronte a chiudersi. Questa vista della pipeline sostituisce i fogli di calcolo esterni e dà a tutto il team commerciale una visione condivisa dell'avanzamento delle trattative. Quando un venditore segna una chat come "Demo Scheduled", tutti i membri del team vedono subito l'aggiornamento.

I trader P2P e OTC etichettano le conversazioni per stato dello scambio, tipo di controparte e dimensione della trattativa. Trovano subito tutti gli scambi in sospeso o le controparti di alto valore. I trader gestiscono spesso più trattative in contemporanea in chat Telegram diverse. Con le etichette possono filtrare all'istante tutte le negoziazioni attive, tutti gli scambi conclusi in attesa di regolamento o tutte le conversazioni con una certa fascia di controparti.

Le agenzie di marketing Web3 etichettano le chat per cliente, progetto e stato. Vedono a colpo d'occhio tutte le conversazioni di un cliente specifico. Le agenzie che seguono più clienti traggono un enorme vantaggio dalle etichette, perché evitano gli errori dovuti al continuo cambio di contesto. Quando un agente filtra per l'etichetta di un cliente, vede solo le conversazioni che lo riguardano, e il rischio di mandare le informazioni sbagliate alla persona sbagliata si riduce.

I community manager etichettano le conversazioni di supporto per tipo di problema e priorità. Insieme al ticketing di supporto, questo crea un flusso di supporto completo. Le etichette alimentano direttamente la bacheca Kanban, così i ticket etichettati come "High Priority" salgono automaticamente in cima alla coda.

I team e-commerce usano le etichette per seguire le conversazioni sugli ordini in base allo stato: Pre-Purchase Inquiry, Order Placed, Shipping Issue, Return Request. Questa classificazione aiuta gli agenti di supporto a dare la precedenza ai problemi urgenti, come quelli di spedizione, rispetto alle domande generiche sui prodotti. Inoltre alimenta le analisi, così i manager possono individuare i problemi più frequenti.

I team di dropshipping possono etichettare le conversazioni con i fornitori per categoria di prodotto, livello di affidabilità e stato dell'ordine. Quando gestisci i rapporti con decine di fornitori su Telegram, le etichette evitano che le conversazioni si confondano e fanno sì che i problemi urgenti della catena di fornitura vengano affrontati per primi.

Quando apri una chat, il pannello laterale mostra tutti i tag applicati. Capisci il contesto della conversazione prima ancora di leggere i messaggi. È particolarmente utile quando un membro del team riprende una conversazione seguita prima da un collega. Invece di scorrere lo storico dei messaggi per capire la situazione, le etichette offrono un riepilogo immediato: è un cliente VIP, la trattativa è alla fase di proposta e l'ultimo a seguirla è stato il responsabile vendite.

Filtra la tabella delle chat con qualsiasi combinazione di tag. Trova in pochi secondi tutti gli 'Hot Leads' del 'Project X' che hanno bisogno di un follow-up. I filtri combinati ti permettono di selezionare le chat con precisione. Puoi combinare filtri su più colonne: mostra tutte le chat in cui Lead Stage è "Qualified" E Assigned Agent è "Sarah" E Priority è "High". Così le tue chat Telegram diventano un database interrogabile.

Usa le etichette per segmentare i destinatari dei messaggi broadcast. Invia le promozioni solo ai clienti VIP o i follow-up solo ai lead caldi. L'invio broadcast supporta fino a 100 destinatari per job, e gli elenchi più lunghi vengono divisi automaticamente su più job. La segmentazione per etichette fa sì che ogni destinatario riceva un messaggio pertinente. I broadcast mirati ottengono sempre più risposte e più coinvolgimento rispetto ai messaggi di massa.

Le etichette alimentano le analisi delle chat. Vedi quante chat ci sono in ogni fase della pipeline o quali tipi di problema sono più frequenti. Le analisi diventano molto più utili quando puoi segmentarle per etichetta. Invece di guardare i tempi di risposta complessivi, puoi vedere quelli dei soli clienti VIP, o confrontare la velocità di risoluzione dei ticket ad alta priorità con quelli a bassa priorità.

Combina le etichette con i promemoria di Entergram per le chat tramite il bot Telegram e crea un sistema di follow-up. Etichetta una chat come "Follow-Up Needed", imposta un promemoria per il giorno lavorativo successivo e il bot Telegram ti avviserà quando sarà il momento di riprendere il contatto. Questa combinazione di etichette e promemoria fa sì che le conversazioni importanti non ti sfuggano.

Con la gestione multi-account, le tue etichette funzionano su tutti gli account Telegram collegati. Crea un unico sistema di organizzazione per tutta la tua presenza su Telegram.

Questa coerenza tra account è uno degli aspetti più potenti del sistema di etichette di Entergram. Che una conversazione avvenga sull'account vendite, su quello di supporto o sul tuo account personale, valgono le stesse etichette. Un contatto etichettato come "VIP Client" su un account mantiene quell'etichetta su tutti gli account, così il tuo team ha una visione coerente da qualunque account stia lavorando.

Inizia con tre o cinque etichette che rispondono alle esigenze più immediate. Puoi sempre aggiungerne altre in seguito. I team che provano a costruire un sistema di etichette completo fin dal primo giorno spesso creano categorie che non useranno mai. Parti dalle etichette che risolvono i problemi di oggi e amplia il sistema quando emergono nuove esigenze.

Stabilisci regole di denominazione, così le etichette restano chiare anche quando il sistema cresce. Decidi se usare parole intere o abbreviazioni, come gestire le maiuscole e se aggiungere prefissi alle etichette correlate. La coerenza rende i filtri intuitivi ed evita etichette duplicate con nomi appena diversi.

Con il tempo le etichette si accumulano. Pianifica revisioni periodiche per archiviare o eliminare quelle che non servono più. Un sistema di etichette disordinato rallenta il team e riduce la precisione delle analisi.

Pensa a come organizzi oggi le conversazioni. Quali informazioni devi seguire?

Imposta nella vista Chats una colonna per ogni categoria.

Crea i tag all'interno di ogni colonna. Scegli la selezione multipla o l'opzione singola in base alle tue esigenze.

Inizia a etichettare le conversazioni e usa i filtri per trovare ciò che ti serve.

Inizia con la prova gratuita di 3 giorni su app.entergram.com per costruire il tuo sistema di etichette. Se vuoi aiuto per progettare le etichette adatte al tuo caso d'uso, prenota una demo con il nostro team.

Le etichette personalizzate sono incluse in tutti i piani di Entergram. Trovi i dettagli su limiti e funzioni nella nostra pagina dei prezzi.

Le etichette personalizzate trasformano il tuo Telegram da una inbox caotica a un database CRM organizzato. Danno a ogni conversazione un contesto di business, permettono filtri precisi, rendono possibili broadcast mirati e portano dati significativi nelle tue analisi. Insieme a gestione multi-account, messaggi broadcast e analisi, hai il pieno controllo delle tue comunicazioni su Telegram.

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